Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы в бухгалтерском учёте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Подписывать первичные документы факсимиле рискованно
Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.
Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
- постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.
Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной
Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.
Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
- письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.
Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?
В первичном учетном документе исправления допускаются.
Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.
6 типичных ошибок в первичной документации:
- Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
- Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
- Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
- Ошибки в расчетах.
- Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
- Неправильное исправление ошибок в первичных документах.
Виды первичной документации
Всю бухгалтерскую первичку можно поделить:
1) по назначению на:
распорядительные документы (платежки, доверенности);
исполнительные документы (акты, ведомости по выплате зарплаты);
2) по способу оформления на:
бухгалтерские документы, т.е. те, которые непосредственно составляются бухгалтером (справки, счета, расчёты);
комбинированные документы, т.е. составляющиеся не одним сотрудником предприятия (авансовый отчёт, кассовые ордера);
3) по объёму информации на:
разовые документы (выданные для конкретной разовой цели);
накопительные документы (составляющиеся не для одноразового использования, а на определённый срок, например, лимитные карты или ведомости).
4) по исполнителю на:
внутренние документы (составляются на предприятии/ в организации – акты, расходные кассовые ордера, накладные);
внешние документы (поступающие на предприятие от контрагентов – счета, банковские выписки, счета-фактуры).
Отдельная группа бухгалтерской первички – бланки строгой отчетности. К ним можно отнести квитанции по оплате, талоны, билеты, путёвки и абонементы. Изготавливать, вести учет и хранить такие бух. документы нужно, не отклоняясь от норм законодательства о бланках строгой отчётности.
Первичка, оформляемая на ЕНВД
ИП, работающие на «вменёнке», учитывают в бухгалтерии все физические показатели, с помощью которых определяется размер базы налогообложения. К таким показателям относится количество наёмных работников или квадратных метров площади помещения, используемого в хозяйственной деятельности.
Проводить учёт данных по показателям нужно систематически, чтобы потом, если в расчёты будут вноситься изменения, можно было аргументировать корректность своих действий.
В случае, когда происходит уменьшение базы налогообложения на сумму страховых взносов с ФОТ наёмных работников, нужно обязательно иметь на руках первичный учёт, в котором отображаются начисления и соответствующие выплаты зарплаты персоналу. Для этого нужна следующая первичная документация: табеля учёта рабочего времени, заказы или наряды (если труд оплачивается сдельно), платёжки, больничные листы.
Для подстраховки можно сохранять договора, которые ИП заключает с контрагентами. Однако, они не являются первичкой, поэтому при проверках налоговики могут рассматривать их только в качестве справочной информации.
Должностные обязанности бухгалтера на первичной документации, по аналогии с типовыми инструкциями для профстандарта «Бухгалтер», могут содержать указание на необходимые профессиональные навыки, знания и квалификацию.
Согласно профстандарта, обязательные навыки бухгалтера, принимающего к учету «первичку» — это:
навык работы с определенными программами для бухучета;
умение составлять первичные документы, в том числе при помощи электронных бухгалтерских программ;
владение приемами комплексной проверки первичных документов учета,
умение пользоваться компьютерными программами, справочно-правовыми системами, оргтехникой, и т.п.
Бухгалтер на «первичке», в соответствии с требованиями профстандарта «Бухгалтер», может иметь среднее профессиональное, либо дополнительное (по программам повышения квалификации или переподготовки специалистов) профессиональное образование, а также практический стаж в сфере учета и контроля не менее 3 лет.
ФСБУ 27/2021 распространяется на все экономические субъекты, кроме бюджетной сферы (предыдущее – пока еще действующее – положение 105 времен СССР, не касается банков). ФСБУ установлены требования только к первичным учетным документам и регистрам бухчета (пока что подобные требования есть также и к бухотчетам и балансам). Действие стандарта не распространяется на бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
Определен термин «дата составления первичного учетного документа» – дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление события. Согласно стандарту дата составления может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни. Однако нельзя забывать про требование закона о бухучете, согласно которому первичка должна быть составлена при совершении факта, а если это невозможно – непосредственно после его окончания. При различии дат в первичке указываются обе даты.
Договор — это соглашение сторон, определяющее права и обязанности. В нем устанавливаются тонкости будущей сделки: сроки поставки, цены, количество, качество товаров и так далее.
На каждую сделку лучше оформлять отдельный договор. Но стороны чаще фиксируют в договоре только свои права и обязанности, а выполняемые работы или отгружаемые ТМЦ с количеством и ценами фиксируют в приложении — спецификации.
Договор нужен не всегда, но с ним проще доказать свою правоту в суде. Например, договор купли-продажи считается заключенным надлежащим образом, если покупателю выдали кассовый или товарный чек.
Договор часто путают с первичным документом. Однако сам по себе он никаких движений и проводок в бухгалтерском учете не создает. Это только перечень обязательств контрагентов друг перед другом. Это справедливо для договоров купли-продажи и оказания услуг.
В тоже время договор может быть утвержден в качестве первички руководителем организации, если он соответствует всем требованиям. Например, инвойс — счет на оплату, включающий в себя элементы договора — первичный документ. А иногда договор может стать первичкой, если на его основании можно сделать запись в бухгалтерских регистрах. Например, договор поручительства или займа.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.
Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.
Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.
Инвентаризация в ресторане, баре или кафе
Как правило, инвентаризация проводится каждое первое число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.
Если у вас бар, то инвентаризацию управляющему или иному ответственному лицу лучше проводить вместе со старшим барменом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.
После проведения инвентаризации данные в кафе или ресторане обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.
Дальше проводим анализ результатов инвентаризации в ресторане, кафе или баре. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.
Если возник вопрос по проценту потери при первичной обработке продукта:
- проводим дополнительную проработку;
- создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.
Требования к ведению первичного бухгалтерского учета
- ПД оформляется, когда совершается операция; или сразу по ее завершении.
- Для заполнения ПД есть унифицированные формы. Законом дозволено пользоваться утвержденными Росстатом формами или бланками собственной разработки, допущенные начальством. Форма некоторых документов не может быть изменена.
Важно! В формах Госкомстата имеются зоны кодирования данных, они заполняются согласно общероссийским классификаторам (ОК). Коды же, которые не ссылаются на ОК, нужны, чтобы обобщать и систематизировать данные при их обработке вычислительной техникой. Такие коды нужно ставить по правилам, принятым в компании. Процесс обработки ПД:
| Этап обработки ПД | Описание процесса |
| Таксировка | Оценка операции, описанной на бумаге, указание цен и сумм |
| Группировка | Распределение документов по наличию определенного обобщающего признака |
| Контировка | Обозначение кредита и дебета |
| Гашение | Пометка «оплачено», чтобы предупредить повторную оплату счетов |
Законно только изъятие ПД налоговыми службами в присутствии их руководителей. Делать копии ПД позволено бухгалтеру только под контролем представителей налоговой службы и при наличии уважительных на то причин.
Инструкция по должностным обязанностям бухгалтера по первичной документации в 2021 году
Должностная инструкция разрабатывается с учетом особенностей выполняемых трудовых функций.
В 2021 году требования к квалификации, обязанности бухгалтера на первичку в должностной инструкции следует описывать в соответствии с ЕКСД, если отсутствуют специальные отраслевые условия, установленные законодательством или нормативно-правовыми актами.
При наличии таковых работодатель использует профстандарт 08.002 «Бухгалтер». Порядок применения и обязательное использование профстандартов введено ФЗ № 122 от 02.05.2015 и зафиксировано в ст. 195.3 ТК.
Требования к специалисту по работе с первичной документацией в бухгалтерии в ЕКСД и профстандарте различны. В ЕКСД они выше и по уровню образования, и по стажу.
Профстандарт не предъявляет требований о высшем образовании. Понижены показатели стажа, но бухгалтер на первичную документацию без опыта работы на категорию претендовать по-прежнему не сможет.
Современная тенденция — наличие профессиональной переподготовки для перехода в более высокую категорию.
Профпереподготовка позволяет привести в соответствие квалификационные требования к бухгалтеру первичной документации и получить I и II категорию, не изменяя базовое среднее образование.
Образец заполнения нулевой 4-фсс за 1 квартал 2021
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно и быстро разработать должностные инструкции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Должностные обязанности бухгалтера по первичке
Для бухгалтера по первичной документации есть должностная инструкция, в которой перечислены основные ежедневные обязанности специалиста. Во многом эти обязанности зависят от участка учета, который поручен бухгалтеру. Вот их приблизительный список:
- заполнение исходящих первичных документов;
- своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
- проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
- своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
- оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
- оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
- подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
- контроль над правильностью документооборота;
- формирование комплектов документации;
- передача в архив бумажных оригиналов первички;
- участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
- при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.
Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:
- законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
- налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
- внутренние документы компании;
- нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
- правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
- правила хранения документов и правила ведения архива.
Основные качества, необходимые для выполнения служебных обязанностей
Естественно, что каждый специалист считает себя профессионалом. Особенно имея высшее профильное образование и стаж работы. Вот только не всегда это может помочь успешно работать по данной специальности. Тем более, что сейчас требования, предъявляемые к бухгалтерам с каждым годом, повышаются. Особенно если человек только завершил обучение, то ему никто не даст на предприятии работу с большой ответственностью.
Предполагается, что только после 1,5-2 лет работы, человек может вполне самостоятельно выполнять различные операции и при этом не допускать грубых ошибок.
Для достижения профессионального роста, бухгалтер должен будет обладать следующими навыками:
- уметь работать на ПК;
- знать и уметь использовать специальные программы;
- хорошо знать таможенное, налоговое и валютное законодательство;
- уметь ориентироваться в платежных документах.
Кроме того, специалисту не помешают следующие личностные характеристики:
- наличие способностей к математике;
- отличная память на цифры;
- уметь ставить цели и их добиваться;
- иметь талант к проведению анализа, что важно в финансовой сфере деятельности;
- усидчивость, принципиальность, ответственность.
Личностных качеств, которые могут помочь в работе бухгалтера, можно перечислять долго. Все они являются важными, так как позволяют максимально точно осуществлять все необходимые функции связанными с финансами. Соответственно от того, где и кем работает бухгалтер, будут зависеть все его плюсы и минусы. И если среди плюсов может присутствовать высокая зарплата, то среди минусов – высокая ответственность вплоть до уголовной.
Никакой ответственности перед бизнесменом разработчики учетной программы не несут. Поэтому остается только надеяться, что все необходимые изменения порядка учета вносятся в алгоритмы сервиса вовремя.
Ответственность бухгалтера перед компанией прописана в должностной инструкции и в трудовом договоре. Поэтому за ошибки можно привлечь штатного специалиста к материальной ответственности. Правда в общем случае возмещать ущерб можно только в объеме, не превышающем среднемесячную зарплату сотрудника. Но в договор с главным бухгалтером можно включить и условие о полной материальной ответственности.
Если же организация заключает договор с аутсорсинговой фирмой, то, в большинстве случаев, она застрахована от ошибок в буквальном смысле. Недочеты могут быть допущены и «внешними» консультантами, но они, в соответствии с договором, берут на себя все последствия, в том числе — компенсацию штрафов и пени. Нередко аутсорсинговые фирмы для дополнительной защиты от финансовых рисков привлекают страховые компании.