Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Карточки складского учета материалов: образец и инструкция по заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материалы, товары и сырье — неотъемлемая часть деятельности любого хозяйствующего субъекта. В некоторых компаниях запасов совсем немного, несколько единиц хозинвентаря. В больших предприятиях количество видов материальных запасов может доходить до нескольких тысяч. Но независимо от объемов запасов, руководство должно обеспечить сохранность и целевое использование ценностей. В противном случае хищения и порчи имущества не избежать.
Документация подобного формата открывается на один календарный год, человеком, отвечающим за ведение бухгалтерской отчетности в рамках компании. Факт утверждения формуляра фиксируется посредством занесения его порядкового номера в специализированный реестр. В дальнейшем за все вопросы, касающиеся заполнения бумаги, решаются кладовщиком или завскладом. В соответствии с Постановлением Госкомстата N71а от 30.10.1997, данный документ должен включать в себя три последовательно расположенные таблицы:
- Первая состоит из одной строки и многочисленных граф: инфраструктурное подразделение фирмы, вид деятельности организации, сорт товара, его стоимость и так далее.
- Вторая применяется только для хозяйственного взаимодействия с драгоценными металлами, а также ювелирными камнями. Здесь приводится намного меньшее количество вводных данных.
- Третья задействуется для непосредственной отчетности разнообразных сопроводительных бланков, приходно-расходных ордеров и так далее.
Как уже говорилось ранее, предприятия могут разрабатывать собственные шаблоны представленного класса. Впрочем, в 2022 году большая часть компаний предпочитает работать с бумагами, рекомендованными правительственными службами.
Как заполнить карточку М-17?
В верхней части документа указывают название организации и структурное подразделение. Ниже расположена таблица, состоящая из 16 столбцов:
- в 1-м столбце указывают подробные сведения о структурном подразделении, в котором хранятся ТМЦ;
- во 2-м – вид деятельности, которую осуществляет подразделение;
- в 3-м – номер склада;
- в 4-м и 5-м – конкретное место хранения материала;
- в следующих столбцах указывают марку, сорт, профиль и размер ТМЦ соответственно;
- далее надо указать номенклатурный номер товара, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и полное название поставщика.
Если какие-либо сведения отсутствуют – можно поставить прочерк. После таблицы расположено поле «Наименование материала». Здесь прописывают полное название ТМЦ.
Далее расположена еще одна таблица. Ее заполняют в том случае, если в составе ТМЦ присутствуют драгоценные металлы или камни. В таблице указывают следующие сведения:
- наименование драгоценного металла (камня);
- вид;
- номенклатурный номер;
- единицу измерения;
- количество (или массу);
- номер паспорта.
В третью таблицу заносят информацию о движении материалов:
- в столбце «Дата записи» прописывают даты, когда осуществлялось перемещение ТМЦ;
- в столбце «Номер документа» указывают номер первичного документа, ставшего основанием для проведения операции;
- в столбце «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи;
- в столбце «От кого получено или кому отпущено» прописывают название организации или структурного подразделения;
- в следующем столбце указывают учетную единицу выпуска продукции;
- в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» прописывают какое количество ТМЦ было получено, выдано и имеется в остатке после завершения каждой операции;
- в последнем столбце ставят подпись ответственного лица и дату проведения операции.
Особенности заполнения карточки
- К карточке надо приложить все необходимые накладные.
- Заполнять документ можно как от руки, так и на компьютере.
- Ставить печать ни карточке нет необходимости, так как она относится к внутреннему документообороту предприятия.
- В бланке документа недопустимы помарки и неточности. Если была допущена ошибка – лучше оформить новый бланк. Также можно аккуратно зачеркнуть недостоверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного лица.
- Делать записи карандашом нельзя, только ручкой.
- Карточки заводят на 1 год. В конце календарного года остатки из старых карточек переносят в новые (по состоянию на 1 января). После завершения отчетного периода заполненные карточки передаются в бухгалтерию, а затем в архив организации. Срок хранения – не менее 5 лет.
Распространенные ошибки по теме “Карточки учета материальных ценностей (образец заполнения)”
Ошибка: В бюджетном учреждении на складе была заведена одна карточка учета материальных ценностей по форме 0504041, которая впоследствии заполнялась тремя материально ответственными лицами.
Даже если материально ответственные лица отвечают за сохранность ценностей с одинаковыми наименованиями, на каждого из сотрудников должна быть заведена своя карточка учета по форме 0504041.
Ошибка: В бюджетном учреждении карточка учета материальных ценностей по форме 0504043 не сдает на проверку в бухгалтерию.
На последней странице карточки формы 0504043 должна регулярно проставляться отметка о правильности внесенных в документ данных. Проверкой достоверности сведений занимается бухгалтер учреждения.
Какие бланки использовать в работе
Закон № 402-ФЗ «О бухучете» предусматривает право выбора экономическими субъектами форм первичной и учетной документации. Использовать унифицированные формы совсем не обязательно. Допустимо разработать собственные форматы либо доработать утвержденные документы. Например, дополнить унифицированные таблицы разделами и графами, необходимыми для детализации специфической информации о деятельности.
Каждая компания принимает решения самостоятельно. О том, по каким бланкам работать, нужно прописать в учетной политике. В противном случае у контролеров могут возникнуть вопросы по документальному оформлению бухучета.
Для систематизации сведений о товарно-материальных ценностях допустимо использовать унифицированный бланк М-17 «Карточка складского учета материалов». Формат бланка М-17 утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Какие бланки использовать в работе
Закон № 402-ФЗ «О бухучете» предусматривает право выбора экономическими субъектами форм первичной и учетной документации. Использовать унифицированные формы совсем не обязательно. Допустимо разработать собственные форматы либо доработать утвержденные документы. Например, дополнить унифицированные таблицы разделами и графами, необходимыми для детализации специфической информации о деятельности.
Каждая компания принимает решения самостоятельно. О том, по каким бланкам работать, нужно прописать в учетной политике. В противном случае у контролеров могут возникнуть вопросы по документальному оформлению бухучета.
Для систематизации сведений о товарно-материальных ценностях допустимо использовать унифицированный бланк М-17 «Карточка складского учета материалов». Формат бланка М-17 утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Основные правила оформления карточки М-17
На сегодня нет единого, обязательного к применению образца карточки учета материалов, поэтому предприятия и организации имеют возможность на свое усмотрение разрабатывать шаблон документа и использовать его в своей деятельности (иногда так и поступают, заказывая в типографии тиражную печать бланков собственной разработки или печатая их на обычном принтере). Но чаще всего работники складов по старинке заполняют ранее общепринятую форму М-17, в которой отражаются все необходимые сведения о поставщике, потребителе и товарно-материальных ценностях.
На каждый вид товара или материалов заполняется своя карточка учета, которая затем обязательно пронумеровывается в соответствии с нумерацией складской картотеки. К карточке прилагаются все нужные приходники, расходники и накладные.
Документ может быть написан как от руки, так и заполнен на компьютере. При этом вне зависимости от того, каким образом будут вноситься в него данные, он обязательно должен содержать «живую» подпись кладовщика, как материально-ответственного лица, который отвечает за сохранность вверенного ему имущества. Печать на документе ставить не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации.
Неточности и помарки в карточке учета материалов допускать нельзя, но если какая-то ошибка все же произошла, лучше заполнить новый бланк, или, в крайнем случае, аккуратно зачеркнуть неверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного сотрудника. Точно также недопустимо оформлять документ карандашом – делать это можно только шариковой ручкой.
После окончания отчетного периода (как правило, это один месяц), оформленная карточка учета материалов сначала передается в бухгалтерию предприятия, а затем, как и другие первичные документы – в архив предприятия, где должна храниться не менее пяти лет.
Особенности составления должностной инструкции
Из-за разнообразия должностей, на которые может быть возложена материальная ответственность, должностная инструкция составляется индивидуально для каждого работника и отражает полную специфику работы. В ней указываются конкретные действия, особые обязанности, границы ответственности каждого из таких сотрудников.
Таким образом, должностная инструкция лица содержит:
- Квалификационные требования – возраст, стаж работы, образование, опыт, наличие какой-либо специальной подготовки;
- Перечень законов, приказов, распоряжений руководителя организации. Формы и методы учета (не только специфического – для конкретной должности, но и, например, бухгалтерского). Их сотрудник обязан знать для осуществления своей деятельности.
- Правила эксплуатации техники, агрегатов и пр.;
- Правила техники безопасности;
- План действий при возникновении угрозы потери, порчи ценного имущества;
- Перечень конкретных действий сотрудника при работе с ценностями.
Общие понятия и сокращения вводить в текст документа не следует.
Для чего нужна карточка складского учета материалов
Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.
Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.
Как изменился порядок оприходования материалов с принятием нового стандарта «Запасы» (ФСБУ 5/2019), подробно рассказывается в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О том, как оприходовать материал, если он поступил без документов поставщика, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».
Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Бланк карточки складского учета материалов можно скачать на нашем сайте.
Структура бланка карточки складского учета материалов
В документе указываются:
- название организации, владеющей складом;
- наименование структурного подразделения, в котором ведется учет объектов, вид его деятельности;
- номер склада, стеллажа и ячейки, где осуществляется хранение материала;
- сведения об учитываемом объекте (его марка, сорт, профиль, величина, номенклатурный номер);
- код и наименование единицы измерения объема материала;
- стоимость материала;
- срок эксплуатации материала;
- сведения о поставщике материала;
- конкретное наименование материала;
- дополнительные сведения о материале в случае, если он классифицируется как драгоценный;
- дата, номер внесения записи в карточку;
- сведения о субъектах, передавших материал либо получивших его;
- учетная единица поставки товара (работ, сервисов);
- размер прихода либо расхода по материалу, остатка.
Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.
О том, как оформляется наличие материальной ответственности, читайте в материале «Договор о материальной ответственности – образец 2020 — 2020 годов».
Материальный отдел осуществляет учет объектов нефинансовых активов, товарно-материальных ценностей, реализации продукции, начисление арендной платы, расчеты с поставщиками и подрядчиками, а также за предоставленные услуги.
Приказ № 4/259 от 21.09.2022г. О проведении годовой инвентаризации. (скачать)
Приказ 4/06 от 14.01.2021г. О создании комиссии по расмотрению вопросов по поступлению и выбытию нефинансовых активов.(скачать)
Начальник отдела Шумова Светлана Владимировна контактная информация: каб. 303 ГУК, телефон: 8 (4722) 54-96-11, 2-52
Учет нефинансовых активов осуществляет ведущий бухгалтер Копцева Елена Викторовна 303 ГУК, тел.: 8 (4722)54-96-11, 2-52.
Правила и порядок организации работы по списанию объектов нефинансовых активов — движимого имущества, закрепленного за федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им. В. Г. Шухова» на праве оперативного управления, определяются положением по списании основных средств — движимого имущества (за исключением особо ценного движимого имущества, закрепленного за учреждением учредителем или приобретенного учреждением за счет средств, выделенных учредителем).
Для чего нужна карточка складского учета материалов
Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.
Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.
Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Как заполнять карточку по форме 0504041
Важно!
Даже если наименования активов в ведении разных материально ответственных лиц идентичны, на каждого сотрудника должна быть оформлена отдельная карточка учета.
Важно!
Для каждого наименования материальных ценностей заводится отдельная карточка учета.
Чтобы правильно заполнить карточку учета материальных ценностей, необходимо придерживаться следующих правил:
- Столбец “Дебет” предназначен для перечисления в нем поступлений.
- В столбце “Кредит” должны быть указаны выбытия.
- Сведения вносятся в рублях и в единицах измерения.
- В обязательном порядке прописывается дата списания (прогнозируемого) и сведения о допустимом времени эксплуатации.
- Отдельные карточки составляются по каждой характеристике. Для отдельных разновидностей МЦ принимается во внимание следующая аналитика:
| № | Виды МЦ | Характеристики |
| 1 | Давальческое сырье и материалы | Заказчик, вид, сорт материалов, место нахождения |
| 2 | Товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении | Собственник |
| 3 | Нефинансовые активы, находящиеся в пути | Поставщик |
| 4 | Материальные ценности, взятые в аренду | Инвентарный номер арендодателя |
Основные правила оформления карточки М-17
На сегодня нет единого, обязательного к применению образца карточки учета материалов, поэтому предприятия и организации имеют возможность на свое усмотрение разрабатывать шаблон документа и использовать его в своей деятельности (иногда так и поступают, заказывая в типографии тиражную печать бланков собственной разработки или печатая их на обычном принтере). Но чаще всего работники складов по старинке заполняют ранее общепринятую форму М-17, в которой отражаются все необходимые сведения о поставщике, потребителе и товарно-материальных ценностях.
На каждый вид товара или материалов заполняется своя карточка учета, которая затем обязательно пронумеровывается в соответствии с нумерацией складской картотеки. К карточке прилагаются все нужные приходники, расходники и накладные.