Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности офис-менеджера для резюме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Кто такой офис-менеджер?
Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.
Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— [вписать нужное].
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:
- исполнительность и ответственность;
- грамотность и аккуратность;
- стрессоустойчивость и инициативность;
- трудолюбие и коммуникабельность;
- позитивность и честность;
- выносливость и усидчивость;
- дисциплинированность, организованность.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Прямые должностные обязанности
Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:
- Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
- Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
- Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
Приглашение на собрание - Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
- Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
- Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
- Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
- Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
- Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
- Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
- Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.
Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.
Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»
Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.
По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.
В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.
В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.
Как научить должности офис-менеджера «с нуля»
Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.
В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации. Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.
Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).
Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.
Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.
Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Плюсы и минусы профессии
| Плюсы: | Минусы: |
|
|
Как правильно оборудовать и открыть офис. Типичные затраты.
Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.
Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.
Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.
Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.
Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.
Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная — будет служить своеобразной мотивацией.
Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.
Разумеется, исполнение такого числа обязанностей позволяет сотруднику пользоваться особыми правами. Они тоже прописаны в должностной инструкции офис-менеджера. Суть некоторых из них, таких как возможность доступа к конфиденциальной информации, напрямую проистекает из необходимости выполнять свои рабочие обязанности. Другие связаны с властными привилегиями. Так, офис-менеджер вправе требовать от остальных сотрудников исправлять допущенные ими по небрежению ошибки в производственных документах, устанавливать для них размеры поощрения или применять к нерадивым штрафные санкции.
Зачастую офис-менеджер оказывается связующим звеном между сотрудниками и руководящими лицами. Такая позиция позволяет ему добиваться улучшения условий труда и представлять коллективные пожелания по улучшению качества работы как отдельно взятого отдела, так и предприятия в целом.
Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.
- Коммуникабельность.
- Отличная память.
- Доброжелательность.
- Пунктуальность.
- Грамотность и обучаемость.
- Умение работать в коллективе.
- Неконфликтность.
- Задатки и руководителя, и организатора.
- Хорошее знание иностранного языка.
- Терпеливость.
- Понимание корпоративной этики.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Кто такой офис-менеджер
Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:
- делопроизводство;
- выполнение поручений руководителя;
- осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
- обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
- работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
- работа со звонками.
Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:
- Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
- Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
- Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
- Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.