Как составить ответ на претензию?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить ответ на претензию?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Даже если получатель претензии не согласен с заявленным нарушением, ему нужно дать аргументированный ответ. Там нужно ссылаться на нормы закона и условия договора, материалы проверок и экспертиз, на другие доказательства. Если вообще не ответить на претензию, можно попасть на штрафные санкции. При рассмотрении спора в суде такое поведение может осложнить защиту.

Правила составления ответа на претензию

Ответить на полученную претензию – это означает не только соблюсти правила хорошего тона в бизнес-отношениях с партнерами, но и постараться минимизировать проблемы для компании: дело в том, что если претензия будет проигнорирована, с очень большой вероятностью последует иск в суд на вашу компанию, и тогда уладить спор без серьезно ущерба будет сложно. Но как правильно составить ответ на претензию? Следуйте следующим правилам:

1. Изучите требования, выдвигаемые контрагентом, а также степень вашей вины в данном конфликте. Нужно учитывать, что претензия может быть вполне обоснованной – то есть, ваша компания действительно допустила определенные нарушения, или наоборот, необоснованной, когда обвинения и требования второй стороны спора не имеют под собой никаких причин. В зависимости от этого и будет выбрано решение – принять требования заявителя, отказать в их удовлетворении или вообще выдвинуть встречные претензии.
2. Проанализируйте доводы, изложенные в претензии – насколько они соответствуют законодательству и реальным фактам, подтверждаются ли документально и т.д. – чем более вескими будут доказательства со стороны контрагента, тем сложнее будет защитить свои интересы.
3. Продумайте линию поведения – на этом этапе рекомендуется воспользоваться юридической помощью, ведь только специалист с определенным опытом. Вместе с юристом определите, как выбудете защищать свои интересы согласитесь требованиями, постараетесь найти компромисс, будете выдвигать встречные требования и т.д.
4. Подготовьте контраргументы и доказательства, которые понадобятся для реализации защиты ваших интересов. В зависимости от того, какая линия поведения выбрана и от обстоятельств спора, это могут быть самые различные документы: копия договора, квитанции, чеки, выписки со счетов, результаты независимой экспертизы и т.д.
5. Сформируйте ответ на претензию и направьте его контрагенту. О том, что и как писать в ответе на претензию, читайте ниже.

Также рассчитывайте, что после отправления ответа на претензию вас, скорее всего, ожидают переговоры, к которым нужно готовиться дополнительно. Хотя в некоторых случаях грамотный ответ на претензию может завершить спор.

Образец ответа на претензию 2019

Четко регламентированного образца такого документа, как ответ на претензию, в законодательстве не существует. Тем не менее, следует исходить из общепринятой практики, которая предполагает наличие следующих пунктов:

1. Начинается документ, как обычно, с шапки. В ней указывается полное наименование организации (без аббревиатур) – например, Общество с ограниченной ответственностью «Бенилюкс», и не ООО «Бенилюкс». Здесь же прописываются контактные данные компании (полный почтовый адрес) и ее реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН.
2. В нижней части шапки (обычно оформляется под чертой), в левом углу следует поставить внутреннюю отметку о дате (и в некоторых случаях – времени) отправления. Эти же данные переносятся в соответствующий регистрационный журнал входящей и исходящей корреспонденции. В правом углу прописывается ФИО, а также полный почтовый адрес лица, которому направлен ответ по его претензии.
3. После обращения к лицу (ФИО по центру) следует сам текст претензии. Состоит он из двух частей:

• в предваряющей части следует кратко указать существо претензии, а также о том, кто и когда рассмотрел ее;
• в резюмирующей части прописывается конкретное решение фирмы или должностного лица с обязательными отсылками к нормам законодательства, а также внутренним документам компании, на основе которых было принято подобное решение; здесь же можно привести и отсылки к документам технического характера, результатам экспертизы и т.п.

1. Наконец, в завершающей части указывается приложение, в котором описывается название документов, которые прикладываются к ответу на претензию и являются неотъемлемой его частью. Указывается, что приложена копия и количество экземпляров. Ставится подпись, расшифровка и должность лица, подготовившего ответ.
   А за основу образца ответа на претензию можно взять такой бланк.

Срок на ответ по претензии о защите прав потребителей

Немногие из наших доверителей в курсе, что ответ на претензию должен быть предоставлен в определенный срок. Данные сроки могут быть установлены законом либо договором. В каждом конкретном случае сроки будут различаться, к примеру, общий срок ответа установлен гражданским законодательством и составляет тридцать дней, а по страховой претензии связанной с ОСАГО всего лишь пять. Но граждан, прежде всего, будет интересовать какой срок на ответ по претензии о защите прав потребителей. На данный вопрос можно легко найти ответ в Законе о защите прав потребителей: он составляет 10 дней. Ответ на претензию по закону о защите прав потребителей должен быть направлен, гражданину, предъявившему претензию на адрес, который был указан в претензии, с уведомлением о вручении.

Кто должен это делать?

Ответ на данный вопрос главным образом зависит от такого, при каких обстоятельствах возникла проблема. Так, в качестве лица, которое должно ответить на претензию, может выступать:

• продавец или производитель конкретного продукта или товара (если было покупателем выявлено, что он низкого качества, просрочен, содержит дефект и т.д.);
• исполнитель, оказывающий услугу или выполняющий определенную работу (если допустил неисполнение договора, просрочку выполнения своих обязательств, сделал это некачественное и т.д.);
• сам клиент (если не оплатил услугу, оказанную в рамках заключенного договора);
• управляющая компания (если претензия поступила по поводу ненадлежащего управления общим имуществом МКД, непредставления перерасчета для возврата денежных средств по коммунальным платежам, возмещении ущерба и т.д.);
• иные категории лиц, в адрес которых было направлено официальное требование о выполнении тех или иных обязательств.

Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?

Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:

Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).

Образец претензии по неустойке вы найдете здесь.

В претензии была указана завышенная сумма

Если потребитель принципиально прав, то надо просто выплатить ему справедливую сумму.

Конечно, ситуации могут быть разные по сложности. Предельно простая: когда потребитель требует вернуть ровно ту сумму, которую заплатил за товар. Сложнее: человек хочет, чтобы помимо стоимости товара ему возместили сопутствующие расходы, например, на доставку товара до дома или на его монтаж. Еще сложнее: стоимость товара плюс сопутствующие расходы, плюс моральный вред.

Компания вправе не согласиться с заявленной суммой. Однако если с правовой точки зрения потребитель прав, например, товар попался действительно бракованный, то фирма должна выразить готовность удовлетворить его претензии с оговоркой, что в части возмещаемой суммы необходимо прийти к соглашению.

Отказывать же в восстановлении права гражданина, мотивируя отказ тем, что его доказанные убытки составили, например, 100 тыс. рублей, а он требует в претензии выплатить ему 1 млн рублей, не стоит. Нужно возместить обоснованные 100 тыс. рублей (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 28.05.2019 № 91-КГ19-1).

Претензия подана слишком поздно

Если товар качественный, то обменять или вернуть его потребитель может в течение 14 дней. Если товар был приобретен через интернет-магазин, то срок в два раза меньше — 7 дней.

Если потребитель хочет вернуть бракованный товар, то он вправе сделать это в течение гарантийного срока или срока годности. Соответственно, они у товаров разные: неделя, месяц, год и т.д. Например, срок годности на телевизор пять лет, поэтому претензию, поданную за месяц до истечения этого срока, нужно принимать (Апелляционное определение Московского городского суда от 26.10.2018 № 33-46386/2018).

Если такие сроки составляют по документам на товар или услугу меньше двух лет, или они не установлены вообще, то у потребителя на предъявление претензии есть два года. Претензию, полученную по истечении двух лет и нескольких месяцев, компания удовлетворять не обязана (Апелляционные определения Московского городского суда от 18.01.2019 № 33-1743/2019, от 06.07.2018 № 33-24717/2018).

Если товар технически сложный, то срок на его возврат значительно меньше — всего 15 дней. Претензию с требованием о возврате, поданную позже, продавец вправе отклонить (Определение Московского городского суда от 16.11.2018 № 4г-12276/2018).

Но если недостаток существенный и срок службы на товар не установлен, то рекламацию продавец будет обязан рассмотреть в течение 10 лет. Поэтому не стоит удивляться, что покупатель пришел с претензией спустя пять лет, ее следует рассмотреть (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 11.06.2019 № 57-КГ19-3).

Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!

Ответ за 24 часа (обычно раньше).

Вся информация про безлимитные консультации здесь.

На законодательном уровне нет четкой инструкции, как правильно написать ответ недовольному потребителю купленной продукции.
Данный вид документа оформляется по правилам написания деловых писем и должен содержать следующую информацию:

• в шапке письма, как правило, с правой стороны листа, указываются реквизиты адресата и адресанта;
• по центру листа пишется название документа, например, «Ответ на претензию по качеству товара»;
• под названием идет изложение основного текста документа, где описывается позиция продавца, указываются причины несогласия с требованиями потребителя;
• после всего вышеперечисленного ставится подпись руководителя организации, которая заверяется печатью.

Позиция ответчика должна быть подкреплена ссылками на действующее законодательство РФ, которое регулирует отношения между покупателем и продавцом. Также к письму необходимо приложить результаты экспертизы, если она проводилась.

Возьмите на заметку: ответ должен быть написан на фирменном бланке, на листе формата А4.

Защита прав потребителей в суде, если так и не получен ответ на претензию от магазина – варианты судебных решений и дальнейшие действия покупателя

В том случае, если вы так и не дождались ответа от магазина и Роспотребнадзора, обращайтесь в судебную инстанцию.

Важно: Если ваши права ущемили не только с материальной стороны, но также нанесли вам физический вред здоровью (учитываются даже угрозы со стороны продавцов магазина), то можете привлечь правоохранительные органы в разбирательстве.

Можно пригласить свидетелей, предоставить фото и видеоматериалы, заключения судебно-медицинской экспертизы и другие документы, подтверждающие нарушения и вину представителей магазина.

Как правило, через суд реально выиграть дело, решить возникшую проблему, а также возвратить затраченные средства и компенсировать свои эмоциональные переживания денежными средствами.

В зависимости от характера нарушений, дело в суде будут рассматривать, как гражданское, уголовное или административное.

Образец составления ответа на претензию

Рассмотрим образец ответного письма на досудебную претензию. Важно указать, кому именно направляется документ, а также информацию об авторе. Это не только наименования и ФИО, но и адреса, контакты, ИНН, КПП. Пронумеруйте документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия, поставьте дату его составления. В основной части укажите:

• точную дату получения претензионного письма;
• краткую суть обращения;
• согласны ли вы с требованиями;
• срок их удовлетворения;
• обоснование своей позиции;
• предложения по урегулированию спора;
• предложение урегулировать конфликт мирно, без суда;
• дату и подпись.

Рассрочка или отсрочка

Мы уже говорили о том, что в большинстве случаев задержка возврата долга объясняется отсутствием у должника денег.

Если должник признает наличие долга и надеется в ближайшее время погасить задолженность, он может в ответе на претензию просить взыскателя об отсрочке или рассрочке возврата.

Под отсрочкой понимается промежуток времени, на который взыскатель отложит свои требования. Не стоит соглашаться на отсрочку, равную по длительности сроку исковой давности.

Это важно знать: Куда обратиться с жалобой на некачественный товар

В идеале само понятие отсрочки подразумевает наличие ранее направленного требования о возврате долга, но лучше не рисковать. Неизвестно, как посмотрит суд на настолько длительную отсрочку.

Под рассрочкой понимается выплата долга частями в течение определенного сторонами периода времени. В данном случае бояться пропуска срока исковой давности не стоит, поскольку он начнет течь с даты последнего платежа, если должник вновь перестанет платить.

Как отмечено выше, унифицированного бланка для ответного письма не предусмотрено. Следовательно, составлять ответ на претензию придется в строго индивидуальном порядке, учитывая суть полученного претензионного обращения.

Готовьте ответ на претензию на фирменном бланке организации. Следуйте простой инструкции:

1. Шапка документа. В правом верхнем углу укажите наименование и адрес компании-ответчика. Если документ составляется на фирменном бланке, то дублировать аналогичные сведения не требуется. Затем укажите адресата: пропишите наименование должности, название компании и Ф.И.О. представителя контрагента.
2. Исходящая дата и место составления. Пропишите дату составления документа, укажите место (город, населенный пункт, муниципальное образование), в котором была составлена ответная форма.
3. Название. В центре новой строки пропишите «ответ на претензию», затем укажите номер и дату документа-основания. Номер и дату входящего письма укажите в основной части.
4. Основная часть. В данном разделе необходимо подробно раскрыть суть, условия и сложившиеся обстоятельства, которые имели непосредственное влияние на ситуацию. В обязательном порядке указывают номер и дату договора, контракта или соглашения, на основании которого возникли взаимоотношения. Ссылки на текущее законодательство, которое регламентирует законность действий (бездействий) партнера.
5. Если причиной спора стали действия или бездействия третьих лиц, то не только опишите данные обстоятельства, но и приложите копии документов, которые являются подтверждением. Например, накладные или акты субподрядчика или поставщика (сторонней организации).

Готовый ответ на претензию необходимо подписать у руководителя либо у иного ответственного лица. Если документ передается нарочно, то подготовьте два экземпляра, чтобы один отдать получателю, а на втором поставить отметку о вручении. При отправке почтой оформите заказное письмо с описанием вложений. Такая выписка станет подтверждением своевременной отправки ответа на претензию.

Отдельно посмотрите, как написать ответ на претензию по возмещению ущерба.

Что делать если продавец не ответил на претензию – порядок действий

Все любят покупать что-то новое, и даже тот кто не любит время от времени что-либо покупает. Но иногда эти радостные моменты шопинга омрачаются обнаружением недостатков в качестве товара. Что мы делаем в таком случае? Человек, который юридически неподкованный, возможно сложит руки и выкинет товар в мусорную корзину. Но мы этого делать не будем. Кто как не потребитель научит непорядочного продавца реализовывать товар только надлежащего качества. Если все будут покупать некачественный товар и никак на это не реагировать, то мы в конечном итоге придем к тому, что на полках магазина только и будут продаваться товары с браком. Поэтому, не будем теряться , а проведем мастер класс по подготовки документов для подаче иска в суд.

В нашей статье пойдет речь именно об этапе, когда недостаток обнаружен, продавец уведомлен, но при всем этом продавец нарушил срок ответа на претензию или вообще не отреагировал на претензию. Что делать в этой ситуации?

Более подробно о том, как вернуть некачественный товар продавцу – читайте здесь.

Сразу возникает Вопрос № 1: Какой срок есть у продавца для ответа на претензию?

Ответ: 10 дней со дня предъявления требования.

На этот вопрос нам ответит ст. 22 Закона о защите прав потребителей. Сроки удовлетворения отдельных требований потребителя.

Требования потребителя о соразмерном уменьшении покупной цены товара, возмещении расходов на исправление недостатков товара потребителем или третьим лицом, возврате уплаченной за товар денежной суммы, а также требование о возмещении убытков, причиненных потребителю вследствие продажи товара ненадлежащего качества либо предоставления ненадлежащей информации о товаре, подлежат удовлетворению продавцом (изготовителем, уполномоченной организацией или уполномоченным индивидуальным предпринимателем, импортером) в течение десяти дней со дня предъявления соответствующего требования.

Из этого вытекает вопрос №2: Как правильно определить день предъявления претензии?

Ответ: Днем предъявления претензии будет официальная дата с росписью уполномоченного лица (представителя продавца) о получении претензии. Соответственно, чтобы было все оформлено законно, вам необходимо позаботиться о правильном вручении продавцу претензии.

В каких случаях необходимо составить ответ на претензию

Даже если полученная претензия не несет под собой никаких оснований, необходимо дать на нее ответ. Ответ поможет сохранить хорошие отношения с недовольной стороной, благодаря чему появится возможность продолжать сотрудничество. В ответе на претензию можно показать свое неравнодушие к проблеме заявителя. Если будет продолжение развития конфликта, ответ на претензию поможет в суде.

Основные правила составления ответа на претензию:

• документ может быть написан в свободной форме;
• претензия составляется на бланке организации;
• правила о делопроизводстве в организации обуславливают ответ на претензию;
• ответ можно написать от руки либо на компьютере;
• документ должен быть заверен и согласован с главой организации;
• в ответе соблюдаются нормы, которые были заранее прописаны в договоре.

Форма отправки ответа на претензию

Лучше, если стороны заранее оговаривают, что деловые бумаги будут отправлены в заказном письме по почте. Если же в документе не было оговорки о предпочитаемом способе направления документов, следует отправить ответ на претензию в письменном виде. Деловые письма следует сопроводить описью вложения. В дополнение к бумажному письму, отправляемому Почтой России, можно также направить ответ на электронную почту.

Адрес и другие реквизиты указывают в точности такими же, как и в контактах контрагента, которые содержатся в договоре.

Похожие записи:

• Как делятся алименты на детей от разных браков
• МВД объяснило, как обменивать водительские удостоверения в 2022 и 2023 годах
• Свыше 250 тыс. свердловчан с 2023 года будут получать единое ежемесячное пособие