Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кассовая дисциплина: отвечаем на вопросы бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
От чего зависит размер штрафов?
Законодательством предусмотрены так называемые вилки штрафов, имеющие минимальное и максимальное значения. Итоговая сумма санкций находится между этими цифрами и зависит от следующих факторов:
- Частота нарушений. При первой ошибке штраф за неприменение ККТ в 2022 году будет минимальный. Особенно, если предприниматель ранее не привлекался к ответственности или нарушенные нормы были введены недавно.
- Юридический статус компании. Согласно общепринятой международной практике, индивидуальные предприниматели несут меньшую ответственность, чем юрлица. Это связано с отсутствием у первых ресурсов на изучение всего законодательства и с небольшим масштабом последствий от их неверных действий.
- Масштабы последствий. Иногда и простой ИП своими преднамеренными неправомерными действиями может нанести государству убытки в миллионы рублей. Величина ущерба также учитывается налоговыми органами при определении суммы штрафа в 2022 году.
- Вид нарушения. В кассовом законодательстве много различных норм, по-разному влияющих на права потребителей и налогообложение. Некоторые нарушения предпринимателей являются чисто техническими и непреднамеренными, поэтому за них могут выписываться минимальные штрафы.
Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ
Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Ошибки и неточности при ведении кассы
Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:
- отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
- полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
- превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными
Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.
Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.
В таблице ниже отражены возможные варианты.
| Лимитрование есть | Лимитирвание отменено |
| ЮЛ+ЮЛ | ФЛ+ФЛ |
| ЮЛ+ИП | ФЛ+ЮД |
| ИП+ИП | ФЛ+ИП |
Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Какие санкции, штрафы и ответственность за нарушение кассовой дисциплины?
Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.
Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).
В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / ). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.
В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.
Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.
В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.
Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.
Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Некоторые правила ведения документации
Существуют определенные правила ведения кассовой документации, соблюдение которых обязательно на 2015 и 2021 год. Так, для кассовых документов не разрешается делать какие-либо исправления, пометки, поправки и так далее. На этапе первичного учета средств применяются специальные формы. Они могут заполняться вручную, но при этом можно использовать чернила только определенного цвета. Если бланк испорчен, то он перечеркивается двумя линиями, параллельно расположенными друг относительно друга.
2019 год – правила ведения кассовых операций будут изменены. Рассмотрим основные из них.
- Можно будет вести отчетность в электронной форме, но при этом она должна предполагать наличие электронной подписи.
- Все документы могут заверяться не только кассиром, а также руководителем предприятия или главным бухгалтером предприятия.
- У кассира обязательно должен быть штамп, который подтверждает его право вести документацию.
- Для ведения отчетности используются только специальные бланки, которые также должны содержать необходимый перечень реквизитов.
- Если появилась депонированная сумма наличности, то отметить ее нужно будет только после того, как будет выплачена заработная плата работникам предприятия.
Разрешается вести кассовую документацию с помощью программ электронной формы с 2021 года, однако по завершению отчетного периода документацию необходимо будет перенести на бумагу, распечатать и сшить. Такие документы должны заверяться ответственными лицами при помощи подписей от руки. При несоответствии требований начисляются штрафы.
Одним из самых важных рабочих моментов при ведении кассовой отчетности является лимит на остаток кассы. Он предполагает остаток средств, который может находиться в кассе на момент завершения рабочего дня. Такие лимиты устанавливаются приказом по предприятию. В 2021 году некоторые индивидуальные предприятия могут не устанавливать таких лимитов.
Руководствуясь правилами ведения кассовой деятельности, лимит на остаток в кассе наличности должно устанавливать предприятие, расчет таких данных должен производиться каждый год. Для расчета используются данные на предыдущий отчетный год. Как может рассчитываться лимит на остаток наличности? Для этого применяется два основных метода. Первый вариант — используется сумма наличных средств, которая поступает наличными, а во втором – сумма, которая выдается из кассы. Чем суть этих методов отличается?
Таблица штрафов за нарушения кассовой дисциплины
Порядок ведения кассовых операций может законодательно меняться. Например, до 2012 года обязанностей вести кассовую книгу у ИП не было, а с недавнего времени это требование к ним стало применяться, однако вести бухгалтерский учет они при этом не были обязаны. С июня 2014 года прежнее Положение от 12 октября 2011 года №373-П утратило силу, и в действие вступило Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Этот документ прошел необходимую регистрацию в Минюсте, а потому его действие сегодня является единственно верным.
Нововведение 1. Если раньше ИП и субъекты малого бизнеса обязаны были следить за наличностью в кассе и не превышать определенный лимит, то сегодня такой лимит для них упразднен. Он остался обязательным только для тех организаций, которые не относятся к малому бизнесу.
Нововведение 2. Если ранее предприятия, не имевшие наличной выручки, лимит кассы устанавливали самостоятельно только по фактическим наличным расходам, то сегодня это жесткое правило отменено. Предприятия стали более свободны в выборе лимита, и они могут изменять его в выгодную для себя сторону. Налоговая инспекция в данном случае выступает лишь как наблюдатель, но напрямую помешать или как-то повлиять на установление лимита она сейчас не может. Инспектора могут лишь контролировать, соблюдается или нет, этот кассовый лимит. Вместе с тем, руководителям организаций хочется дать совет, который позволит избежать возникновения конфликтов и споров с налоговыми инспекторами. Необходимо своевременно создать внутренний приказ со ссылкой на Указание Центробанка №3210-У, который будет гласить, что с 1 июня 2014 года устанавливается новый порядок установления лимита. С данным приказом должны под роспись ознакомиться все кассиры и лица, имеющие доступ к работе кассового аппарата. Такие приказы необходимо иметь не только в головном офисе предприятия, но и во всех его структурных подразделениях, если таковые имеются.
В начале ноября регулятор опубликовал информационное письмо. В нём содержится рекомендация банкам, выпускающим карты, ограничить суммы снятия наличных на кассах магазинов. Лимит должен быть на уровне 5 тысяч рублей в день и 30 тысяч рублей в месяц. Напомним, что услуга по выдаче денег в магазинах появилась в прошлом году. Сейчас этот проект активно развивается и к нему подключается всё больше банков.
В 2021 году ограничения расчётов наличными коснутся ломбардов, микрофинансовых организаций и потребкооперативов. Так, они смогут расходовать не более одного миллиона рублей в день, потребительские кооперативы — не более двух миллионов рублей в день.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Ведение кассовой дисциплины в 2021 году
- Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
- Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
- Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
- Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.
Наказание за отсутствие регистрации ККТ
Отсутствие аппарата – наиболее грубое нарушение кассовой дисциплины. ИП, осуществляющие работу с клиентами с помощью наличных расчетов или/и банковских карт должны выдавать клиентам чек за покупку.
Документ выдается в следующих случаях:
- продавец осуществил реализацию товара;
- работник оказал клиенту услугу, за которую тот заплатил;
- клиент сделал заказ заранее и получил услугу.
При отсутствии чекового документа, хозяйствующий субъект проверяется на наличие кассового аппарата. Если такое устройство отсутствует, то предпринимателя привлекают к ответственности за нарушение кассовой дисциплины. Размер штрафа зависит от конкретных обстоятельств (ст.14.5 КоАП РФ). В таблице представлены правонарушения и штрафные санкции за них:
| Правонарушение | Размер наказания должностного лица и ИП (тыс. руб.) |
| Полное отсутствие ККТ |
25–50% от суммы, полученной без применения ККТ; не меньше 10. |
| Деятельность, которая не подпадает под требования ФЗ о ККТ | 1,5–3 |
| Деятельность с неполадками в работе ККТ | 1,5–3 |
| Отсутствие чека при работе ККТ | 2 |
| Невыдача чека по требованию клиента при работе ККТ | 2 |
Ограничения по целям использования наличных денег из кассы ИП и юридических лиц
Наличные деньги, которые поступили в кассу за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы не могут быть потрачены юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем в каких-либо иных целях, кроме следующих:
– осуществление выплат сотрудникам заработной платы;
– осуществление выплат сотрудникам, которые носят социальный характер;
– выплаты сумм страховых возмещений;
– можно выдавать наличные деньги из кассы для личных потребностей ИП, которые не должны быть связаны с его деятельностью как индивидуального предпринимателя;
– разрешено оплачивать товары, услуги, работы (за исключением ценных бумаг;
– выдавать сотрудникам наличные деньги под отчет;
– возвращать из кассы деньги за возвращенные, ранее купленные за наличные деньги, товары, не выполненные услуги;
Существуют ли организации, для которых отсутствуют ограничения по расходованию наличных денег из кассы
В настоящее время в РФ кредитные организации обладают полным правом самостоятельно распоряжаться наличными денежными средствами, находящимися в их кассе.
Кто и как проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины
В настоящее время право контролировать выполнение требований по выполнению кассовой дисциплины предоставлено ФНС РФ (ст.7 ФЗ от 21.03.1991г. № 943-1).
Порядок проведения требований кассовой дисциплины предусмотрен и утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 17.10.2011г. № 133н.
В ходе выездной проверки сотрудников налоговой инспекции могут интересовать:
- Документы по оформлению операций, выполненных по кассе (отчетность, кассовая книга, РКО, ПКО, документы по ККМ и др.).
- Порядок учета наличных денег в кассе.
- Отчеты, распечатанные из фискальной памяти ККТ.
- Документы, связанные с покупкой, регистрацией и работой ККТ.
- Выдача кассовых чеков (БСО) покупателям.
- Наличие приказа на формирование лимита остатка в кассе.
- Отчеты по авансам.
В ходе проведения проверки сотрудниками налоговой службы могут быть запрошены как любые документы, которые связаны с непосредственным предметом проверки, так и пояснения к ним.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.