Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как посмотреть электронную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Какие данные можно узнать, если посмотреть электронную трудовую книжку
Если посмотреть электронную трудовую книжку, в документе можно найти всю информацию о трудовой деятельности. Трудовая в электронном виде содержит те же сведения о работнике, что и в классический бумажный вариант:
- данные о работнике;
- даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
- место работы;
- название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- дата, номер и вид документа;
- причины прекращения трудовой деятельности.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Сведения, хранящиеся в документе
Информацию для электронных трудовых книжек передает работодатель на основе кадровой документации. Эти сведения регулярно передаются в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».
В результате обмена информацией у работодателя и в ПФР остается на хранении одинаковая информация о важных фактах трудовой деятельности работника по требованиям Трудового кодекса: о трудоустройстве, занимаемой должности, повышении, переводе, увольнении и пр. Все те сведения, которые содержит сегодня бумажная трудовая книжка – есть и в ее электронном аналоге.
Что представляет собой выписка из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки — это сведения о деятельности работника, формируемые работодателем на основании записей из трудовой и выдаваемые по запросу работника для представления по месту требования.
До 2020 года, когда существовал исключительно бумажный формат книжек, вопросов о получении выписки из нее у работников не возникало. Они обращались к работодателю, у которого хранились трудовые, и тот в течение трех рабочих дней выдавал выписку из книжки или заверенную копию.
Начиная с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые у работников появилось право отказаться от ведения бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан выдать документ на руки работнику и никаких записей более не вносить. Вся информация о трудовой деятельности человека, его местах работы с момента отказа формируется в электронном варианте и хранится в информационных системах Пенсионного фонда.
Лицо, выбравшее электронный формат книжки, может получить выписку не только у работодателя, но и в отделении ПФР. Причем работодатель сформирует документ по форме СТД-Р, а фонд — по форме СТД-ПФР. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.
Электронная трудовая книжка и ее преимущества
Цифровые документы начали формироваться с начала 2020 года. Если вы уже работали ранее, и у вас открыта книжка на бумажном носителе, она имеет юридическую силу. Перевести вас на электронный формат можно только после получения вашего согласия. Так что если вы его не давали, то и такого варианта ТК у вас нет.
Перевод записей в электронный формат имеет ряж преимуществ перед стандартными документами. В частности, такие документы не могут быть потеряны, и вам не придется восстанавливать все предыдущие записи. Из других преимуществ можно отметит:
- Быстрый доступ к необходимым сведениям, даже без обращения к работодателю.
- Есть возможность дистанционно устроиться на работу.
- Не потребуется подтверждение по данным лицевых счетов при онлайн оформлении пенсий.
- Удобство при получении электронных госулуг.
Обратите внимание! Электронные трудовые книжки, и документ старого формата имеют одинаковую юридическую силу.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Как перейти на использование электронной трудовой книжки?
1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности
Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:
- Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
- При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.
2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек
Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно.
3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.
Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.
| Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки | Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Сотрудник не подал заявление | |
|---|---|---|---|
| Форма Заявления |
Произвольная форма |
Произвольная форма |
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты |
| Ведение бумажной трудовой книжки | Продолжает вести бумажную трудовую книжку | Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. | Продолжает вести бумажную трудовую книжку |
| Ведение электронной трудовой книжки | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку | ЭТК ведутся с даты подачи заявления | Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку |
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Куда нужно обращаться?
Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника.
Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст. ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.
Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе. Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации (читайте про ответственного за трудовые книжки).
Иллюзия выбора: электронная трудовая книжка или бумажная.
Несомненно, для многих людей сходу сложно определиться с выбором, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная. При этом даже не всегда помогают отзывы на форумах тех, кто уже принял решение. Прежде чем окончательно склониться в сторону той или другой, стоит понимать в чем, собственно, между ними отличие. Если с версией на бумаге все уже давно знакомы, и каких-либо вопросов по ней не возникает, то плюсы и минусы электронной трудовой книжки не столь очевидны.
Во-первых, каждый работник должен отчетливо представлять, что его трудовая деятельность с 2021 года будет фиксироваться электронно в любом случае. Первая запись поступает в ПФР при первом кадровом перемещении конкретного человека или при подаче им заявления о выборе способа ведения его стажа. И оказаться от этого события никак нельзя. Поскольку, это обязательство легло на всех работодателей и законодательно утверждено.
Во-вторых, для взвешивания всех «ЗА» и «ПРОТИВ» отводится целый календарный год, в течение которого граждане могут все хорошо обдумать и письменный итог передать своему работодателю. При этом никто не запрещает оставить бумажную трудовую, а позже, например, через год перейти на электронную. С учетом того, что она и так будет параллельно вестись.
В-третьих, технических прогресс неминуем. Если взят курс на постепенное упразднение физических носителей для многих документов (СНИЛС, больничные листы), то рано или поздно это произойдет в полной мере. Поэтому сохранность бумажных книжек является отсрочкой неизбежного. Лишь для того, чтобы переход к новой системе был менее резок и ощутим для граждан с консервативными взглядами.
Что нужно знать об электронных трудовых работникам
Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Обязанности и права работодателя при ведении электронных трудовых книжек
- Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель отдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную версию.
- Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
- При заключении нового трудового договора будущий работник, который поступает на работу, предоставляет работодателю сведения о прошлой трудовой деятельности как в бумажнмо, так и в электронном виде вместе с трудовой книжкой.
- В случае, если работник заметит, что информация о трудовой деятельности заполнена неверно или не описана полностью, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и предоставить их в Пенсионный фонд России.