Кадровая отчетность в 2023 году: календарь кадровика

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровая отчетность в 2023 году: календарь кадровика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Утеря документов по охране труда

Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.

Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.

Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.

Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.

Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)

Мероприятия по ОТ	Какие локальные акты нужно разработать работодателю
Функционирование Системы управления охраной труда
1	Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п.
2	Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков.
3	Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников
4	Отчет по мониторингу функционирования СУОТ
5	Предварительный Анализ состояния охраны труда
6	Политика в области охраны труда
7	Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками
8	Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты
9	Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно
10	Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов
Специальная оценка условий труда
1	Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда
2	Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда
3	График проведения специальной оценки условий труда
4	Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда
5	План мероприятий по улучшению условий и охраны труда
Медицинские осмотры (предварительные и периодические)
1	Приказ об организации медосмотра
2	Утвержденный список лиц на медосмотр
3	Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию
4	Календарный план медосмотра
5	Направления на медосмотр
6	Журнал учета направлений на медосмотр
Обучение по охране труда
1	Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте
2	Программа вводного инструктажа по охране труда
3	Инструкции по охране труда
4	Программы первичного инструктажа по охране труда
5	Программы специального обучения по охране труда
6	Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда
7	Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников
8	Протоколы проверки знаний требований охраны
9	Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте
10	Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
11	Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя
Организация работ с повышенной опасностью
1	Планы производства работ
2	Технологические карты
3	Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты
4	Журнал учета работ по наряду-допуску
5	Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ
6	Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
7	Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
8	Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию
9	Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию
10	Программа стажировки на рабочем месте
11	Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой
Выдача СИЗ
1	Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ
2	Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи
3	Копии сертификатов и деклараций о соответствии
4	Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции
5	Личные карточки учета выдачи СИЗ

Какие журналы и инструкции должны быть на производстве 2021

Чтобы выяснить, какие журналы по охране труда являются обязательными для всех видов компаний, нужно проанализировать приложения к перечисленным документам. На этом основании можно составить следующий список журналов, которые должны иметь все компании независимо от их рода деятельности:

• ГОСТ 12.0.004-2021, содержащий действующие стандарты безопасности;
• постановление Минтруда № 73, в котором описывается порядок расследования несчастных случаев, имевших место на производстве;
• постановление Минтруда № 80, содержащее рекомендации относительно разработки государственных нормативов по ОТ;
• приказ Минэкономразвития № 141, посвященный вопросам защиты прав предпринимателей при проведении проверок;
• приказ Минтруда № 328н, определяющий правила безопасности при работе с электроустановками;
• специальные нормативные документы, которые применяются для определенных сфер деятельности.

Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2021 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.

С 1 января 2021 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

Я ценю время и деньги Заказчиков, поэтому мой комплект документов по охране труда получается максимально оптимизированным («без воды»), только обязательные документы и работающие рекомендации по мероприятиям. В последующем вы всегда можете обратиться ко мне за безвозмездной консультацией.

Внимание! Качество услуги по охране труда во многом зависит от полноты предоставленной Вами информации, поэтому подойдите к заполнению сводного файла ответственно. В данном случае работает принцип: «Что отправите, то и получите».

В обязательном порядке у каждого работодателя должны вестись журналы для учета проведения инструктажей по охране труда. Это указано в п. 2.1.3 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.03 № 1/29.

• форматом информации — к примеру, схема документооборота обычно оформляется в виде таблицы с большим числом строк и столбцов;
• значительным объемом специфичной информации, представленной в виде одной таблицы, например рабочий план счетов состоит из синтетических счетов бухучета, детализированных счетами аналитического учета;
• изменчивостью состава — это характерно для утверждаемых в составе учетной политики форм первичной учетной документации (при необходимости компания может разрабатывать новые формы и удалять неприменяемые или утратившие свое практическое значение).

• цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
• форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
• виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
• лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

Правила маркировки продукции, подлежащей обязательному чипированию, утверждены Постановлением Правительства РФ № 515 от 26.04.2021. Годом раньше было издано Распоряжение Кабмина № 791-р от 28.04.2021 – о модели функционирования системы маркировки товаров контрольными знаками.

• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
• Журнал регистрации несчастных случаев.
• Журнал учета инструкций по охране труда.
• Журнал учета выдачи инструкций по охране труда.
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности.
• Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
• Журнал регистрации работ по охране труда.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.

Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

• место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
• регистрационный номер организации в ПФР;
• выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
• дату приема;
• наименование должности (специальности, профессии);
• уровень квалификации (разряда, класса, категории);
• сведения о переводах на другую работу;
• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Обязательные журналы в отделе кадров 2021

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

• никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификациигражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений. В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственност�� за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Новые правила противопожарного режима 2021

Первичный документ отчетности, в который должны ежеквартально заноситься и обновляться данные об утилизируемых организацией объектах, называется журналом учета образования и движения отходов. Без этого документа ИП, ООО или любую другую форму юридического лица (частную или государственную) ждут ощутимые штрафы от Роспотребнадзора, экологов и других контролирующих организаций.

Причем если у компании несколько подразделений, размещенных в разных местах (с территориально разным размещением мусора), то журнал обязано вести каждое отделение. Бумага очень удобна для взаимодействия с ЭбиРП.

Ответственные за учет в отношении мусора (которые должны прописываться в соответствующих приказах) назначаются руководителем. В их ведении и под их ответственностью все моменты, касающиеся организации хранения, утилизации, передачи третьим лицам отходов организации.

Чаще всего это одно МОЛ (материально ответственное лицо). Иногда назначаются его заместители для непредвиденных случаев.

Обучение сотрудника, его инструктаж и введение в курс дела по отношению политики компании с отходами является неотъемлемой частью всего процесса. Причем процесс прохождения обучения тоже должен быть отражен в документации учреждения.

Для составления отчета материально ответственному лицу, помимо этого журнала, потребуется схема местности, на которой предполагается хранение этого вида объектов (сроки отдельно прописаны для каждого вида и класса отходов). Также на этой схеме отмечаются места размещения и данные о конкретной единице. Это могут быть:

• число контейнеров;
• вид и класс отходов;
• ФИО ответственных лиц.

Как только продукты переработки (мусор) фактически поступают в место хранения или предполагается их вывоз и утилизация сторонней организацией, данные об этом факте должны быть внесены в журнал.

На месте передача подтверждается актом или накладной, но последние никак в журнале не прописываются.

Ст. 8.2 КоАП РФ предусматривает, что начисление штрафа возможно в случаях:

• Когда журнал образования и движения отходов не ведется ни в одной из форм (электронной или бумажной).
• Когда нет паспортов на опасные виды отходов.
• В организации нет утвержденных нормативов образования отходов (они не соблюдаются) либо нет лимитов на их размещение.
• Не предоставлена отчетность формы 2-ТП. Она носит название «Сведения об образовании, использовании, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления».

Если для частных лиц штрафы за подобные нарушения минимальны – 1-2 тыс. руб., то для должностных лиц сумма многократно возрастает: может составлять до 300 тыс. руб. А если в подобных нарушениях доказана виновность юридического лица, то административная ответственность выражается штрафом от 100 тыс. до 200 тыс. руб.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.

Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы. Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных. Это: – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ); – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62). Документы в тему

Документ	Поможет вам
ТК РФ	Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы
КоАП РФ	Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Разослать (раздать) уведомления нужно не позднее 30 июня 2021 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Порядок направления уведомлений не установлен. Однако очевидно, что работодателю нужно иметь доказательство получения работником этого документа. Поэтому если уведомление вручается человеку лично, то он должен поставить свою подпись на каком-то документе, который останется у работодателя. Это может быть, например, лист или журнал учета вручения уведомлений, второй экземпляр уведомления, расписка в получении. Также можно направить предусмотренное Законом № 439-ФЗ уведомление по почте с описью вложения. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию, где обозначены ФИО работника, адрес, дата. Также желательно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Положение о материальной ответственности работников

Как отменить запись в трудовой книжке: образец

Повышение квалификации работника

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

Отдел кадров: функции и структура. Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: образец Человеко-часы: как считать. Вопросы по теме. Как провести аудит кадровой службы. Как составить акт приема-передачи дел главного бухгалтера? Как составить акт приема-передачи работ по договору оказания услуг? Как оформить беременность во время декретного отпуска?

: В чем отличие 223 фз от 44 фз

Поправки к Трудовому кодексу, принятые в минувшем году затронули многие кадровые документы, которые должны быть в организации в г. Они касаются изменения условий приема на работу, оплаты труда, определения уровня квалификации соискателей ряда должностей, предоставления некоторых социальных гарантий.

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл. Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами.

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля Регистрационные журналы книги ведутся в организации для учета кадровой документации приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности.

• журнал учета и движения трудовых книжек работников предприятия;
• журнал регистрации приказов и распоряжений руководства (приемы на работу, увольнения, смена штатного расписания);
• журнал регистрации командировочных удостоверений;
• журнал проверок, подписывающийся во время визита специальных государственных инспекций;
• журнал ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка;
• журнал медицинских обследований и ознакомления с правилами пожарной безопасности.

: Часовые тарифные ставки рабочих жкх на 2021 год

Обычно, составлением и ведением данной документации занимаются кадровые специалисты, но руководитель компании может назначать и другое ответственное лицо из числа бухгалтеров или прочих штатных сотрудников. Все зависит от того, насколько большой численностью подчиненных располагает предприниматель, и у кого из них имеется достаточная квалификация для выполнения определенных трудовых обязанностей.

Документы при приеме работника Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Для кадровых документов сроки хранения могут быть определены в годах или в формулировке «до минования надобности». Исчисляться время хранения будет с 1 января года, который следует за годом принятия документа.

То есть, если документ создан в 2021 году и должен храниться 1 год, то уничтожить его можно не ранее 1.01.2021 г. Но лучше всего хранить все отмененные документы не менее 3 лет. Это срок давности по трудовым спорам.

Если кто-то из сотрудников обратится в суд, могут потребоваться предыдущие версии кадровых документов.

Статья 87.
Хранение и использование персональных данных работников Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.

• Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
• Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

: Нерезидент Рф Налогообложение При Продаже Недвижимости 2021

В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч.

1. Важно Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и другие журналы учета и регистрации Вы можете заказать здесь Необязательные документы К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Кадровыми специалистами ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве.

Журналы по приказам по кадрам могут понадобиться для фиксации сверхурочной работы и отгулов, учета использованных и неиспользованных дней отпуска.

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

Как правило, все журналы учета персонала оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе. Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ.

В этом разделе представлены журналы по приказам по кадрам, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон и внесите в него соответствующие данные.

С этим шаблоном часто используют:

• Книга по учету бланков специального воинского учета
• Журнал проверок состояния воинского учета
• Журнал регистрации актов
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
• Журнал регистрации записок, представлений

Популярные документы и процедуры:

• Скачать договор подряда на ремонт автомобиля
• Скачать договор купли-продажи гаража
• Скачать договор аренды комнаты
• Исковое заявление о взыскании заработной платы
• Трудовой договор найма работника

Что и как делать в переходный период

С 1 марта 2022 г.

Вы будете инструктировать и обучать работников в соответствии с порядком, установленным действующими локальными нормативными актами, разработанными в соответствии с Постановлением № 1/29!

Это означает, что обязательно нужно организовать внеочередную проверку знаний тем работникам, чья деятельность попадает под п.2.3.2 (руководитель, специалисты по охране труда, ответственные лица, уполномоченные, члены комиссии (комитета) по охране труда и члены комиссии по проверке знаний, а также преподаватели охраны труда обучающих организаций).

Внеплановый инструктаж – только при изменении в ЛНА, затрагивающих деятельность работника в объёме внесенных изменений.

С 1 сентября 2022 г.

Вы будете инструктировать в соответствии с порядком, установленным обновленными локальными нормативными актами, разработанными в соответствии с Постановлением № 2464!

Внеплановый инструктаж – только при изменении в ЛНА, затрагивающих деятельность работника в объёме внесённых изменений и только тем работникам, кто не проходил внеплановое обучение.

Внеплановое обучение в случае, если на то будет указание Минтруда в срок 60 дней.

Какие журналы должны быть у кадровика в организации в обязательном порядке 2021

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве и т.д.

Оформление Различают журналы по унифицированной и произвольной форме.

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…» Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя. Постоянно 12. Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

75 лет ЭПК 13. Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет ЭПК 14. Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет ЭПК 15. Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости.
Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16.

Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения 1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. 1 год (после замены новыми) (ст.

407

Перечня) 2. Положение о защите персональных данных работников Статьи 86, 87, 88 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) 3. Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации. Постоянно 8 Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно 9 График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год 10 Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя.

Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования.

Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации.

Читайте по теме в электронном журнале С 1 июля 2017 года вступили в действие ст.

195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям.

В свою очередь, работодатели должны использовать эти критерии при разработке инструкций к выполнению трудовых функций на конкретных должностях.

Важная тема: «» Основная часть документов кадрового делопроизводства – 2018 формируется в соответствии с условиями, зафиксированными в ТК РФ.

Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
• обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
• кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификациигражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений. В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

• Свежие
• Посещаемые

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах
Название документа	Обстоятельства, при которых документ становится обязательным
Коллективный договор	Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению
Должностные инструкции	Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об оплате и стимулировании труда работников	В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием
График сменности	Сменная работа
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения	В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну
Договор о полной материальной ответственности	Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12)
Журнал прохождения медосмотров	Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13)
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности	В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность.

В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — «не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника» (*14).

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).

Похожие записи:

• С 2023 года медики получат доплаты: кому и сколько обещают платить
• Можно ли продать участок в аренде
• Придомовая территория в сельской местности