Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2-НДФЛ – что это такое, и где ее взять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.
Как внести данные в справку о доходах
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2022 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?
В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.
Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.
Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?
Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.
Справка содержит большое количество информации о работнике, его месте работы, доходах и исчисленных налоговых платежах.
Состав документа включает следующие сведения:
- Дату составления и период, за который она оформляется;
- Указание на первичность/вторичность (если справка будет содержать какие-то ошибки или неточности, то придётся регистрировать её под следующими номерами корректировки);
- Информацию о той компании, которая осуществляет выплаты за сотрудника (именуется она налоговым агентом);
- Сведения о форме реорганизации компании;
- Признак справки. 1 – начисленный налог был удержан; 2 – если это не представилось возможным; 3 – если налог удержал правопреемник; 4 – если это невозможно было сделать;
- Данные о самом работнике, включая записи из паспорта;
- По каждому месяцу перечисляются доходы, облагаемые той или иной ставкой (здесь также указывается суть дохода, обозначенная специальным кодом);
- Вычеты, применяемые в отношении сотрудника (указывается сумма и соответствующая кодировка, обозначающая повод для вычета);
- Суммарный доход (складываются цифры за каждый месяц);
- Налогооблагаемую сумму (та часть доходов, которая будет участвовать в начислении ставки. Из общего дохода минусуют положенные вычеты);
- Значение налога, который подлежит уплате за работника в бюджет страны;
- Подпись составителя документа (форма заполнения не предусматривает подпись самого сотрудника).
Как правильно заполнять новую справку
В двух словах описать весь процесс составления такого важного отчетного документа, как справка 2-НДФЛ, непросто. Но все же уделим несколько слов порядку и особенностям заполнения. Основная структура справки – это заголовок и пять разделов. Учитывая новшества, заполнять 2-НДФЛ теперь нужно по каждой ставке отдельно. Указывать нужно все пункты, даже если они не помещаются на одной странице. Сведения о налоговом агенте и его подпись необходимо проставлять на каждой странице документа.
В заголовке новой формы должен присутствовать номер справки и дата составления. Поле «Признак» отмечается цифрой «1» для обычной справки, «3» – для правопреемников, «2» – при отсутствии возможности удержания налог. Это поле бухгалтер имеет право оставлять нетронутым, если справка будет выдана физлицу по его запросу.
В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ?
Если 2-НДФЛ – это справка о доходах, то 3-НДФЛ – налоговая декларация. Форму 2-НДФЛ заполняет бухгалтер, а декларацию – сам заявитель. Гражданин должен самостоятельно принести 3-НДФЛ, в то время как справка о доходах подается в виде отчетности в налоговую инспекцию без ведома сотрудника.
Главное отличие между этими двумя отчетными документами заключаются в следующем: форма 2-НДФЛ содержит информацию об официальной заработной плате и налогах, уплаченных работодателем, а 3-НДФЛ включает не только доходы от официальной занятости, но и дополнительные средства, которые не относятся к доходам, получаемым от основной работы. Например, гражданин продал недвижимость или автомобиль, значит, у него появился дополнительный доход, который по закону также должен быть обложен налогом. Декларация не отменяет необходимости подачи 2-НДФЛ, а считается более расширенной формой отчетности физических лиц.
Общие правила заполнения справки
Общие правила заполнения справки 2-НДФЛ расписаны в Приложение 2 к приказу ФНС России № ММВ-7-11/566@ от 02.10.18. Некоторые правила заполнения справки:
- в ней нельзя делать исправления с помощью корректирующих средств;
- заполнять можно только черным, фиолетовым или синим цветом;
- в каждом поле можно указывать только один показатель, кроме тех показателей, которые являются датой или десятичной дробью;
- дату нужно указывать следующим образом – день заполняется в двух полях, месяц тоже в двух полях, год в четырех полях, все поля разделяются точкой;
- дроби нужно указывать в двух полях, разделенных точкой, при этом в первом поле указывается целая часть дроби, а во втором поле указывается дробная часть десятичной дроби;
- поля заполняются слева направо, начиная с первого поля, если справка заполняется вручную, если в виде печатного текста, то числовые значения должны выравниваться по правому полю;
- нельзя указывать в полях отрицательные значения;
- если поле не заполняется, то ставится прочерк;
- если значения по суммовым показателям отсутствуют, то ставится ноль;
- если в течение года был начислен налог по разным ставкам, то разделы и приложение заполняются для каждой ставки отдельно;
- если справа была ошибочно сделана, например, заполнена на сотрудника, который уже не работал в отчетном году, то ее можно аннулировать.
Коды доходов, отражаемые в справке 2-НДФЛ в 2020 году
Коды доходов, которые отражаются в справке 2-НДФЛ в 2020 году, содержаться в Приложении 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.15. Некоторые распространенные коды приведены в таблице.
| Коды доходов | Обозначение кодов |
| 1010 | Дивиденды |
| 2000 | Вознаграждения сотрудникам за выполнение трудовых или иных обязанностей, например, зарплата |
| 2001 | Вознаграждения членов органа управления организации, например, совета директоров |
| 2002 | Премии |
| 2010 | Выплаты по договорам гражданско-правового характера |
| 2012 | Отпускные |
| 2013 | Компенсация за неиспользованный отпуск |
| 2014 | Выходное пособие |
| 2300 | Пособие по временной нетрудоспособности |
| 2530 | Оплата труда в натуральной форме |
| 2710 | Материальная помощь |
| 2720 | Подарки |
Коды стандартных налоговых вычетов приведены в таблице.
Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую
Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.
Из этого правила есть три исключения:
- Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
- Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.
Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.
Образец новой формы 2-НДФЛ
Рассмотрим пример заполнения 2-НДФЛ за 2021 год для подачи в ФНС.
Михавкив В. П., резидент России, официально трудоустроен в ООО «Пегас». В 2021 году он ежемесячно получал зарплату, а раз в квартал — премию за производственные успехи. 25 июня 2021 года он уволился, получив при окончательном расчете компенсацию за неиспользованный отпуск.
Доходы Михавкива В. П. по месяцам 2021 года составили:
| Отработанные Михавкивым В.П. месяцы в 2021 году | Вид начислений | Сумма, руб. |
| Январь | зарплата | 15 100,00 |
| Февраль | 15 100,00 | |
| Март | 15 100,00 | |
| Март | премия | 10 000,00 |
| Апрель | зарплата | 15 100,00 |
| Май | 15 100,00 | |
| Июнь | 12 080,00 | |
| Июнь | премия | 8 900,00 |
| Июнь | компенсация | 9 505,00 |
| Итого | 115 985,00 |
У Михавкива В. П. один ребенок, на которого он получал стандартный вычет в течение всего периода работы в ООО «Пегас» — 1 400 рублей.
Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:
- Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
- Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
- Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
- Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
- Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
- Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
- Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
- Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.
Если в организации большая штатная численность, проверить каждую справку 2-НДФЛ вручную не представляется возможным. Используйте для контроля специальные программы проверок. Приложения бесплатные, находятся в открытом доступе на сайте ФНС. После скачивания установите программу на рабочем компьютере и запустите проверку.
Когда справка 2-НДФЛ не сдается?
Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:
- Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
- Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
- При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
- С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.
ИНН налогоплательщиков
Форму 2-НДФЛ сдают в налоговую даже без указания ИНН получателя доходов. Об этом сказано в письме ФНС №БС-4-11/1068 от 27.01.2016, где налоговики подтверждают, что указание ИНН в отчете зависит от того, предоставил ли его налогоплательщик своему налоговому агенту. Отчет без этого реквизита проходит форматно-логический контроль. Правда, с некоторыми нюансами.
Так, при отправке отчета в электронной форме с незаполненным полем ИНН от ФНС в ответ придет протокол с таким сообщением: «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Но отчет система все равно пропустит, а такой протокол является просто предупреждением. И если других ошибок нет, то и переживать не о чем.
А вот ошибка, допущенная в самом ИНН, возымеет более серьезные последствия. За каждую неверную цифру придется заплатить 500 рублей, в соответствии с нормами статьи 126 НК РФ. Штрафа не последует, если заметить неточность раньше налоговой службы и успеть подать корректирующую форму с верными данными. В таком документе следует заполнить только то поле, в котором была допущена ошибка, а не переносить в него все данные из основного отчета.
Различия между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ и 6-НДФЛ
Несмотря на схожесть названий, разница между типами отчетности с аббревиатурой НДФЛ очень большая.
| Признак | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ | 6-НДФл |
| Кто подает | Работодатель по каждому получателю Сотрудник или любое физическое лицо по требованию | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет |
| Период подачи | Работодатель: Ежегодно Физическое лицо: По необходимости | Годовая | Квартальная |
| Тип документа | Справка | Декларация | Расчет обязательств |
Контрольные соотношения основываются на сопоставлении кодов начислений и вычетов по данным 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При подаче декларации 3-НДФЛ налоговики сверят заявленные суммы подоходного с данными, переданными работодателями.