Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить график отпусков на 2023 год – образец документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Ознакомление с графиком отпусков
По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.
Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.
Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.
Обязателен ли график отпусков
Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).
График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Когда выгодно взять отпуск в 2023 году — таблица по месяцам
Согласно действующему законодательству, ежегодный отпуск в РФ составляет как минимум 28 календарных дней. При выборе времени отпуска часто сотрудники учитывают, в каком месяце больше всего рабочих дней и меньше всего праздничных и выходных, поскольку в таком случае сумма отпускных будет больше.
В 2023 году наиболее оптимальными месяцами становятся март, август и октябрь. Если сотрудник планирует отдыхать подольше, желательно взять месяц, где много праздников. Это май или январь.
Так, больше всего рабочих дней в 2023 году приходится на август. При пятидневной рабочей неделе это 23 дня, при шестидневной — 27 дней. Другие даты, которые являются достаточно выгодными для оплачиваемого отдыха, — все летние и осенние месяцы. При этом наименее выгодно отдыхать в январе. Это связано с тем, что значительную часть занимают праздничные каникулы и рабочих дней намного меньше, чем в другие месяцы.
Ниже представлена таблица по месяцам для 5-дневной рабочей недели с количеством выходных и праздников, рабочих дней:
|
Месяц |
Число рабочих дней |
Число выходных и праздничных дней |
|
Январь |
17 |
14 |
|
Февраль |
18 |
10 |
|
Март |
22 |
9 |
|
Апрель |
20 |
10 |
|
Май |
20 |
11 |
|
Июнь |
21 |
9 |
|
Июль |
21 |
10 |
|
Август |
23 |
8 |
|
Сентябрь |
21 |
9 |
|
Октябрь |
22 |
9 |
|
Ноябрь |
21 |
9 |
|
Декабрь |
21 |
10 |
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Зачем нужен график отпусков в 2023 году
Важно! Срок утверждения графика отпусков на 2023 год – 19 декабря 2022 года. Это крайняя дата, график можно утвердить раньше.
За нарушение норм трудового законодательства придется платить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса – 30 – 50 тысяч рублей.
Во-вторых, график поможет обеспечить непрерывность производства. Руководители подразделений, зная, кто и когда идет отдыхать, могут заранее обеспечить подмену временно выпадающим сотрудникам.
В-третьих, документ поможет избежать возможных конфликтов и напряженности в коллективе. Работники будут заранее готовиться к отдыху, не будет споров по поводу сроков и длительности отпусков.
В-четвертых, график нужен кадровикам и бухгалтерам. Специалисты будут знать, когда оформлять отпускные документы, а бухгалтерия вовремя рассчитает и выдаст отпускные.
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.
Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.
Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.
Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.
Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.
Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.
Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.
Разделение отпуска на части
В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.
А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?
Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.
Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.
Когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год
Согласно Трудовому кодексу нашей страны, работодатели должны утвердить график отпусков не позже, чем за две недели до первого января. Таким образом, чаще всего этот график утверждается семнадцатого декабря. В случае, если последний день срока является нерабочим днем, то дедлайном должен считаться рабочий день, который предшествует данной дате. Представители профильного министерства считают, что такое правило помогает корректно утвердить график отпусков и заранее понимать, кому из сотрудников, и в какое время наиболее удобно его использовать. В свою очередь это помогает избежать затруднений в рабочих процессах в период отпуска любого сотрудника.
Для того, чтобы недопустить нарушения трудового законодательства по несвоевременному утверждению графика отпусков, работодатели должны оперативно заняться оформлением такого расписания. Более того, в Трудовом кодексе нет нормы, которая запрещала бы утвердить график в более ранний период. Фактическая дата составления документа указывается в графе даты составления. Если предприятие создано менее года, то график необходимо составить и дополнять по мере трудоустройства новых сотрудников.
График составляется работодателями в обязательном порядке. Такое требование российского трудового законодательства, а именно ст. 123 ТК РФ. В ней содержится указание о необходимости придерживаться очерёдности, предоставляя работникам возможность ежегодного отдыха. При этом в п. 2 подчёркивается обязательность соблюдения требований внутриорганизационного документа. Это относится и к сотрудникам, и к администрации.
Не только Трудовой кодекс регулирует этот вопрос. Нельзя не учитывать льготы по выбору времени ежегодного отдыха, предоставленные отдельным категориям работников, Федеральными законами. В дополнение к законам, отпуска и порядок их предоставления регламентируются:
- постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года, которым утверждено унифицированные формы для ведения учёта в организациях, включая Т-7;
- письмами Роструда. В 2011 году было составлено письмо за № 3683-6-1, в 2012-м – за № 428-6-1, в 2014-м – за 1693-6-1 и т. д. В этих документах детализируются, уточняются, объясняются отдельные моменты, относящиеся к предоставлению работникам ежегодного отдыха.
Планирование отпусков
Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.
При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.
В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».
Чьи интересы обязательно учесть
Перед тем, как составить окончательный график отпусков на 2021 год, работодатель обязан учесть интересы ряда сотрудников так называемых льготных категорий, которые имеют законное право выбирать удобные даты отдыха. К ним относятся лица, которые:
- не достигли совершеннолетия;
- являются родителями более трех детей до 12-летнего возраста или одним из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
- имеют жену, находящуюся в декретном отпуске;
- получили статус чернобыльцев, ветеранов боевых действий, инвалидов войны, Героев СССР или РФ и пр.
- являются почетными донорами, кавалерами ордена Славы или Трудовой Славы.
Работающие по совместительству лица также имеют право на отдых одновременно с предоставляемым по основному месту работы, а супруги военнослужащих – в отпускной период второго супруга.
Учесть пожелания абсолютно всех работников обычно нет возможности, тем более, что большинство хочет отдыхать летом. Как вариант можно предоставлять отпуск частями (с продолжительностью одной из них не менее 14 дней), которые будут отражены в графике отдельными строками. Но предварительно нужно получить письменное согласие о таком разделении от самого работника.