Раздел 8. Контроль деятельности персонала.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Раздел 8. Контроль деятельности персонала.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.

Зачем контролировать работников?

Сотрудники — движущая сила фирмы. Репутация бренда напрямую зависит от персонала. Важную роль играет их профессионализм, коммуникационные способности, креатив, быстрота мышления, целеустремленность, умение решать конфликтные ситуации и стойкость к стрессам. Однако какими бы талантливыми ни были работники, им требуется координация действий. Она обеспечивается руководством.

Контроль нужен в совершенно любой отрасли, где ставятся различные цели. Основное условие реализации — системность и отсутствие чрезмерности. Оптимальный вариант — создать полноценную систему, ориентированную на исполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

Благодаря гармоничной системе вместе с деловым либо демократическим стилем управления получится:

• Увеличить эффективность исполнения бизнес-целей.
• Найти и устранить слабые черты.
• Создать благоприятную рабочую атмосферу.
• Предугадать и предотвратить возможный ущерб.
• Повысить производительность каждого работника.
• Улучшить репутацию и денежные показатели организации.

Авторитарный стиль управления и слишком тщательный контроль лишь ухудшают ситуацию. Это приведет к демотивации сотрудников и создании угнетающей атмосферы в коллективе, которая не имеет ничего общего с результативной деятельностью.

Отсутствие контроля может понести за собой серьезные пагубные последствия. К их числу относятся:

• Понижение результативности деятельности отделов и организации.
• Деградация бизнес-процессов.
• Подрыв доверия покупателей и поставщиков.
• Несоблюдение договоренностей.
• Невозможность выдерживать рыночную конкуренцию.

Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль работы сотрудников

Бытует мнение, что тотальный контроль способствует эффективной работе. Но всеобъемлющий контроль далеко не всегда оправдан и дает положительный результат. Он имеет свои отрицательные стороны:

• Снижается мотивация сотрудников. Стоит ли стремиться к качественному выполнению задачи, если начальник все равно будет проверять и, если надо, исправит? Исход предрешен: снижается качество работы, сотрудник не стремится к саморазвитию, наступает профессиональная деградация.

• Снижается мотивация руководителя. Контроль работы сотрудников и исправление недочетов занимает массу времени, выполнять основные свои задачи просто некогда. Исход очевиден: снижается качество работы, теряются навыки управления, наступает профессиональная деградация.

• Снижается эффективность работы и структурных подразделений, и компании. Руководитель основное внимание уделяет контролю, а не направляет усилия на развитие компании. Сотрудники, в свою очередь, массу времени тратят на участие в контрольных мероприятиях, вместо того, чтобы работать над повышением результативности.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Контроль, как и любое другое благое дело, может сопровождаться ошибками, которые приведут к негативному результату. Существует несколько «классических» ошибок организации контроля. Итак,

• Ошибка 1. Контроль процесса, суть которого не ясна

Естественно, сложно держать под контролем то, что является «загадкой». Например, контролировать технологический процесс должен менеджер инженерной специальности, а не менеджер по кадрам.

• Ошибка 2. Контроль, сосредоточенный на ошибках

Если сотруднику регулярно указывать только на его ошибки, то он просто не выдержит и сбежит. Контроль работы сотрудников должен носить системный характер, но не должен стать тотальным. Не стоит проводить его раньше установленного срока и, главное, не забудьте похвалить подчиненного за проявленный креатив.

• Ошибка 3. Неявный контроль, проявляющийся при нарушениях

Если вы не хотите открыто проводить контроль работы сотрудников, то доводите это до логического завершения, а не выскакивайте при первом же нарушении как «черт из табакерки». Сотрудник, который будет знать, что за ним постоянно следят, не сможет нормально работать. К тому же, у коллектива сформируется не очень благоприятное мнение о таком начальнике.

Скрытый контроль работы сотрудников уместен только тогда, когда вы хотите использовать его результаты на благое дело, например, мотивировать отстающих работников.

• Ошибка 4. Контроль проводится формально

Какое ПО установить для контроля работы сотрудников

Действуйте комплексно. Недостаточно следить за сотрудниками через камеры или учитывать рабочее время. Идеально внедрить микс из CRM, программы учета рабочего времени, видео и аудио наблюдения.

Инструменты, повышающие эффективность офисных работников:

• программы учета времени;
• программы контроля прихода/ухода работника (биометрия, пропуск);
• программы наблюдения за рабочим столом.

Инструменты, повышающие эффективность мобильных сотрудников:

• чек-листы — все ли работник сделал на выезде по нормативам;
• фотоотчеты — все ли сделано верно;
• система «внутренних заказов» — учет выполненных заявок и потраченного времени.

Инструменты, повышающие эффективность «удаленщиков»:

• CRM-система, где ведется переписка, учет задач и рабочего времени;
• групповые чаты вместо планерок;
• программы для организации команды (Trello, Basecamp);
• программы удаленного учета рабочего времени.

Управление персоналом – что это

Управление персоналом – совокупность знаний и методов, которые применяются для поиска, обучения и администрирования работников. Ключевой задачей HR-менеджмента является комфортная организация работы кадров, выстроенная таким образом, чтобы каждый сотрудник наиболее продуктивно выполнял свои профессиональные обязанности. На малых предприятиях функция управления персоналом часто сосредоточена в руках директора. В больших холдингах обязательно имеется HR-служба. В обязанности такого подразделения входят следующие виды работы с кадрами:

• рекрутинг;
• адаптация;
• обучение;
• оценка эффективности работы персонала;
• измерение уровня удовлетворенности персонала условиями труда;
• разработка методов материальной и нематериальной мотивации;
• дисциплина персонала, штрафы и бонусы.

Стратегия управления персоналом особенно важна в больших холдингах, где менеджмент сотрудников осуществляется через линейных руководителей. В современных бизнес-процессах используют 5 стратегий:

• Предпринимательство – стратегия, эффективная на этапе становления компании. Центральным ее приоритетом являются интересы сотрудников. При предпринимательстве обычно отбираются молодые кадры с высокой работоспособностью и креативностью.
• Быстрый и динамичный рост организации – эффективная стратегия для больших перспективных организаций. В управлении персоналом в таком случае уделяют пристальное внимание адаптации, коммуникабельности, обучению и повышению уровня лояльности сотрудников к предприятию.
• Прибыльность – стратегия, характерная для зрелых холдингов-мастодонтов. Целью в этом случае становится получение максимальной прибыли. Для ее достижения применяются такие меры, как усовершенствование условий труда, поиск высококвалифицированных специалистов, разработка системы обучения персонала с контролем ее результативности.
• Круговорот – стратегический подход, который адекватен в условиях упадка и кризиса. С его помощью поддерживается стабильность предприятия. Основными методами являются отказ от найма внештатных сотрудников, пересмотр затрат, нематериальные методы поощрения. Стратегия круговорота неэффективна на малых развивающихся предприятиях.
• Ликвидация – стратегия, адекватная для зрелых убыточных компаний. Она заключается в продаже активов, оценке эффективности персонала, сокращении длительности рабочего дня и недели.

Основная цель контроля за работой сотрудников

Первое, что нужно понять, – он нужен обеим сторонам. Руководитель благодаря ему получает эффективную команду, надежную защиту персональных данных компании, следовательно – впоследствии он обретает результат, который его устраивает. Одновременно контроль действий персонала (какой бы вид не приняла система) должен приносить не меньшую пользу для работников организации. В первую очередь это стабильная заработная плата, уверенность в карьерном росте, мотивация, прозрачные и понятные требования относительно профессиональной деятельности.

Соответственно, любые инновации в данной сфере – от GPS-наблюдения до офисных CRM-систем – должны базироваться на принципах взаимовыгодного сотрудничества, то есть отслеживание не должно становиться самоцелью для руководителя. Поэтому любой метод контроля персонала, любая система управления и контролирования, любая проверка деятельности работников в рамках должностных мест направляются на общее благо компании и осуществляются по взаимному соглашению сторон. Например, если вы используете GPS-трекинг, плюс у вас установлена система видеонаблюдения, – работники на рабочих местах должны знать, что их руководитель осуществляет отслеживание посредством таких решений.

Причины возникновения контроллинга

На стыке девятнадцатого и двадцатого веков многие американские руководители в процессе управления организациями столкнулись с острой необходимостью улучшения методов хозяйственного учета и финансового контроля. Первые попытки улучшения учетной системы выглядели таким образом – руководители предприятий возлагали на главного финансиста и секретаря фирмы задачи по предоставлению аналитической информации по вопросам экономической и хозяйственной части. Таким образом формировалась тесная рабочая взаимосвязь между финансовой службой и человеком, который ассистирует главному руководителю. Впоследствии было установлено, что из-за многообразия информации и потребности ее детализации целесообразнее возложить данную задачу на отдельных должностных лиц. Таким образом и произошло внедрение контроллинга на предприятии.

Можно выделить следующие предпосылки возникновения контроллинга:

• всемирный экономический кризис;
• усложнение и ужесточение для предпринимателей системы налогообложения;
• усложнение форм финансирования.

Развитие контроллинга как отрасли экономической науки обусловлено следующими причинами:

• интернационализации и дифференциации компаний;
• сменой технологий, задействованных в производственных сферах;
• усложнение системы управления предприятием; осложнение внешней среды;
• усложнение коммуникативных процессов для принятия управленческих решений, что повлекло за собой острую потребность в компетентных кадрах в сфере системотехники и организации.

Сегодня многие руководители зарубежных предприятий отмечают, что после создания отделов контроллинга на предприятии, к примеру, увеличились доходы фирмы, использование финансовых, человеческих и других видов ресурсов стало более правильным и удалось значительным образом сократить издержки.

Перед службой контроллинга в организации стоит очень серьезная задача – обеспечивать оперативный сбор и составление детального анализа информации по всем имеющимся затратам в целях управления предприятием. Директор предприятия, начальник финансовой службы и начальники производственных отделов должны своевременно и регулярно получать информацию, чтобы в случае возможных отклонений успеть принять правильные меры и скорректировать работу всего предприятия.

Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:

• период действия (стратегический или оперативный);
• область применения (зависит от поставленных задач).

Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.

Область применения	Инструментарий	Период действия
Учет	Отчеты о хозяйственной деятельности Учетные формы Показатели учета Методы анализа отчетности	Оперативный
Организация потоков информации	Система документооборота	Стратегический
Планирование	Работа с объемами заказов Анализ точки безубыточности ABC-анализ Анализ слабых мест фирмы Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок Анализ сбыта и структуры потребления Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции Оценка кривой обучаемости Методы логистики Бенчмаркинг Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ Карты восприятия Оценка качества обслуживания График Гантта Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование Анализ барьеров входа Сетевое планирование и др.	Стратегический
Мониторинг и контроль	Система своевременного предупреждения Анализ издержек Анализ соответствия показателей (плановых и фактических) Анализ разрывов	Стратегический

В чем отличие контроллинга от управленческого учета

Есть две противоположные концепции на этот счет: немецкая и американская.

• Согласно американскому подходу, управленческий учет считают аналогом контроллинга, так как они имеют много общего.

Изучают одни и те же объекты, основываются на общих принципах и методах в поддержку принятия управленческих решений. Поэтому в США управленческий учет приравнивают к контроллингу.

Управленческий учет рассматривается как система сбора и анализа информации о затратах и себестоимости услуг и товаров, а также бюджетирования. Перечень задач специалиста по контроллингу, согласно американской модели, сконцентрирован больше на вопросах учета, планирования и анализа.

• По немецкой модели контроллинг — это инструмент топ-менеджмента, который использует данные управленческого учета.

Согласно европейской концепции, контроллинг связывает между собой системы внутреннего учета и менеджмента компании. В свою очередь, управленческий учет необходим для сбора информации о затратах предприятия и результатах его деятельности для осуществления над ней контроля.

По немецкой модели контроллер отвечает за:

• координацию системы бюджетирования;

• консультирование по вопросам стратегического и инвестиционного планирования;

• управление расчетами издержек и результатов.

Простые правила мотивирующей критики

В заключение остановимся на еще одном важном моменте. Выбирая вид контроля, помните, что принципиальное значение для мотивации сотрудника имеет то, как при контроле осуществляется обратная связь. Особенно если руководителю требуется указать на недостатки в работе. Вот несколько простых правил, которые помогут сделать обратную связь мотивирующей:

• человек лучше воспринимает общение, начатое с позитива. Прежде чем критиковать, скажите человеку что-нибудь хорошее, признайте его результаты, только конкретно и искренне;
• если возникают проблемы, помните, что главный вопрос — «что делать, чтобы исправить ситуацию или предотвратить ее повторение в будущем?», вопрос «кто виноват?» — вторичен;
• критике подвергайте только действия сотрудника, оценочные суждения о личности неприемлемы;
• говорите только о конкретной ситуации, обобщения типа «всегда» и «никогда» обычно не воспринимаются всерьез и вызывают чувство протеста;
• дайте собеседнику возможность высказаться, вынести свои предложения, потому что это способствует проявлению ответственности и инициативы.

1. Системы оценки персонала созданы, для того чтобы оптимизировать функции управления персоналом в компании.
2. Методы анализа применяются для решения HR-задач любой направленности: подбор, обучение, развитие кадров, выявление HiPo и лидеров изменений, аудит управленческого потенциала, отбор в кадровый резерв, формирование проектных команд, проверка демотивирующих факторов в работе.
3. Разные методики оценки помогают принимать верные кадровые решения и объективно определять, какие люди нужны компании для конкретного проекта или бизнес-задачи. Можно совмещать несколько методик для более точного результата.
4. Сотрудники — главная ценность бизнеса. Важно сохранять баланс интересов фирмы и её кадрового состава. Поэтому нужно изучать способности и особенности работников, помогать им развиваться и учитывать их трудовые мотивы.
5. Перед процедурой составьте модель компетенций для каждой профессиональной группы работников. Модель послужит ориентиром при отборе кандидатов или сотрудников в проектную команду.
6. Важно давать качественную обратную связь после оценки. Это помогает наладить доверительные отношения с коллективом. Кроме того, для самого работника обратная связь — это способ честно оценить свои возможности, понять какие знания и навыки нужно развивать.
7. Если работник отказывается от оценки, выясните у него причины в личной беседе. Возможно, дело в негативном прошлом опыте, текущей рабочей загрузке, в физическом или психологическом самочувствии.

Зачем нужен контроль работы сотрудников

Контроль качества нужен не только руководителю, но и работникам. Грамотный мониторинг способен повысить лояльность сотрудников, так как они чувствуют, что могут получить помощь при затруднениях.

Руководителям наблюдение помогает.

• Повысить эффективность выполнения бизнес-задач. Результат обусловлен как формированием понятных заданий, так и постепенным обучением персонала, закреплением мотивации.
• Найти и устранить слабые места. Например, в ходе проверок можно выяснить, что сотрудники тратят больше времени на выполнение задач из-за использования неподходящих каналов связи или неудобного распределения помещений.
• Повысить индивидуальную производительность. Некоторые инструменты мониторинга позволяют уточнить, с какими задачами человек справляется лучше. В таких случаях упрощается распределение рабочих заданий. Дополнительное преимущество ― возможность поощрить или наказать сотрудника в зависимости от результатов его деятельности.
• Сформировать благоприятную атмосферу в коллективе. Если мониторинг воспринимается людьми как вспомогательный инструмент, сопряженный с карьерным ростом, их доверие к компании растет. Появляется заинтересованность в результате, коллеги охотнее помогают друг другу.
• Улучшить репутацию компании. За счет повышения качества, соблюдения сроков потребители и партнеры лояльнее относятся к фирме.
• Предвидеть возможные убытки. Мониторинг предотвращает ошибки при выполнении задач, снижает процент брака и помогает заменить неэффективных сотрудников.

В полной мере преимущества раскрываются только при правильной организации контроля. Если выбраны неподходящие инструменты или неэтичные методы слежки, компания может понести финансовый и репутационный ущерб.

Для персонала умеренный контроль означает выдачу понятных и однозначных технических заданий, сопровождение их выполнения до получения результата.

Благодаря мониторингу работники видят объективную статистику, на ее основе им выдают рекомендации. Становится проще понять, что требуется для ускорения карьерного роста, а каких моментов в работе лучше избегать.

Контроль как функция управления. Виды контроля

Среди способов обеспечения дисциплины в управлении важное место принадлежит контролю. Высокая требовательность, систематический и действенный контроль и проверка исполнения являются эффективным средством укрепления дисциплины и воспитания у работников органов исполнительной власти чувства ответственности,

На сегодняшний день при освещении в специальной литературе отдельных вопросов контроля тематики контроля, а также при разработке соответствующих концепций нельзя не учитывать опыт, накопленный международной наукой и практикой. В работах С. Ковалевски, Г. Саймона, Р. Фалмера подробно освещены вопросы контроля.

В.В. Травин и В.А. Дятлов в своих исследованиях отмечают, что контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации Травин В.В., Дятлов, В.А. Менеджмент персонала предприятия. М.: Дело, 2006. С. 108.. И действительно, цели могут быть поставлены, планы разработаны, средства для их реализации найдены, но все начинания сойдут на нет, поскольку никто не проконтролировал выполнение планов. Следовательно, контроль представляет собой последнюю, завершающую функцию управления. Кроме того, контроль нужен и для того, чтобы своевременно обнаружить и разрешить проблемы, причем сделать это раньше, чем они станут слишком серьезными.

Прежде всего нужно определиться, что именно важно контролировать в организации. Ответ на этот вопрос поможет найти лучший способ решения задач. Условно все варианты можно разделить на две основные категории:

1. Контроль физического присутствия. Здесь все просто: к примеру, на режимном предприятии все должны быть на работе не позже, чем указано в правилах внутреннего распорядка, а опоздания обязательно фиксируются и влекут за собой штрафные санкции. Для этого должна быть установлена «проходная» – место, где контролируется приход на работу и момент, когда сотрудник покидает предприятие.
2. Контроль работы сотрудников с учетом времени продуктивности. Этот вид контроля организовать сложнее: необходимо не просто определить, во сколько сотрудник пришел на работу и вышел из компании, а зафиксировать момент, когда он приступил непосредственно к выполнению своих служебных обязанностей. Это важно для того, чтобы оценить качество использования рабочего времени, особенно если должностная инструкция предусматривает выполнение конкретных задач в определенные сроки. Например, изготовление деталей, прием пациентов или выполнение задач на ПК.

Оценка деятельности сотрудников по методологии DICS

С ростом популярности нейролингвистического программирования, увеличивается число предпринимателей, которые используют методологию DICS для контроля персонала. Методология изначально использовалась кадровыми агентствами для грамотного подбора персонала, но со временем стала применяться для обучения, мотивации и контроля работников. В чем ее суть? С помощью разработанных тестов все сотрудники компании делятся на 4 группы или стиля:

• агрессивные, рискованные индивиды, которые легко достигают результата в работе, любят соревнования, быстро решают сложные задачи, индивидуалисты;
• коммуникативные, энергичные и оптимистичные работники, стремящиеся к популярности и общению с коллегами, идеальны для коллективной работы;
• скромные и медлительные сотрудники. Проявляют терпимость в общении, склонны к взаимопомощи, хорошо умеют слушать, надежны. Однако теряются в экстренных ситуациях, боятся перемен;
• аналитики, которые зациклены на деталях. Осторожны, последовательны в действиях, умеют работать качественно, отлично подходят для работы в группе/команде.

CRM-системы как альтернатива методам тотальной слежки

Автоматизированные системы для учета рабочего времени – качественный инструмент контроля за работой наемного персонала, который находит поддержку не только в глазах владельцев бизнеса, но и самих сотрудников. Мы специально прошлись по форумам работодателей и решили посмотреть, что советуют друг другу руководители для мониторинга работников:

• опросы потребителей о качестве обслуживания;
• штрафование сотрудников, которые не вовремя исполняют служебные обязанности;
• прослушку телефонных переговоров менеджеров с клиентами;
• регулярные ревизии и планерки.

Все эти инструменты становятся доступными, если вы используете систему для учета рабочего времени работников и его планирования. А планерки, ревизии, поездки в офис вообще теряют свою актуальность – координация действий персонала проходит удаленно. Какие программы наиболее популярны для регулирования рабочего времени, опозданий и распределения ответственности:

• AmoCRM. Программа позволяет планировать текущие и будущие задачи менеджеров, отслеживать их исполнение и результаты на рабочем столе руководителя.

Похожие записи:

• Как пожаловаться в Роспотребнадзор на нарушение прав потребителя через интернет?
• Ответы о налоге на коммерческую недвижимость
• Как подать на алименты, если муж живет в другом городе: инструкция