Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полный список документов при увольнении работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку
Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.
При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.
Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:
- компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
- в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.
Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.
Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.
Документы, которые обязан выдать работодатель
Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.
- От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
- Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
- Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
- Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
- Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
- Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.
Работодатель обязан выдать следующие документы:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
- иные документы по письменному заявлению от работника.
К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:
- приказ о приёме данного сотрудника на работу;
- приказы о повышении работника в должности;
- приказы о переводе работника в другие отделы;
- трудовой договор;
- допсоглашения, если они заключались;
- медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка.
Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.
В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
> Медицинская книжка Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.
В ст. 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание! В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы . Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 (далее — ГОСТ Р 51141-98).
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ Р 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Рекомендации), и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом N 9779-X государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение — документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику, то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).
Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления — в специальном журнале.
Какие справки и документы должен выдать работодатель сотруднику при увольнении по собственному желанию в 2020 году?
Важно! Даже если сотрудник обратится за любым из названных документов значительно позже даты ухода из фирмы работодатель обязан выдать их в течение 3 дней с момента получения письменного запроса (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Помимо этого, в последний рабочий день при получении письменного заявления работника ему нужно предоставить:
-
-
-
-
- Справу о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
- Справку о среднем заработке для службы занятости по форме, рекомендованной в Письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.
-
-
-
Если сотрудник потребует копию приказа об увольнении, работодатель также обязан ее предоставить в день окончательного расчета.
Требования к справке о зарплате
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.
Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).
Ответственность за непредоставление документов при увольнении
Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.
Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.
Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:
- трудовую инспекцию;
- прокуратуру.
Документы при увольнении в 2021 году – список
Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.
Такие выдаются документы при увольнении:
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
- справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
- сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
- расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
- форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
- форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
- расчетный листок о заработной плате.
Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.
Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:
- 2-НДФЛ;
- копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
- справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
- копии документов из личного дела;
- справки о периоде работы на предприятии;
- копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.