Апостиль и легализация документов в США

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Апостиль и легализация документов в США». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Практически все документы, полученные в США, можно легализовать через канцелярию секретаря штата (Office of the Secretary of State). Юрисдикция секретаря штата распространяется на все официальные документы, выпущенные местными органами власти, на бизнес-документацию, а также личные документы, заверенные на территории определенного штата.

Отказы заверении грифом Апостиль — явление редкое. Если исключить сомнения в подлинности документа и отсутствие правомочий на проставление Апостиля (например, когда документ выдан в другом штате), то подавляющее большинство остальных случаев отказа связаны с внешним видом представленных документов. Наиболее часто встречаются:

• нарушение целостности документа;
• наличие исправлений, не удостоверенных органом, выдавшим документ;
• затирание печатей или штампов;
• отсутствие фотографии (если она предполагается в документе);
• имеющиеся пятна, затемнения, выгорания цвета, не дающие возможность прочитать информацию в документе.

Особенности легализации для США

Переезд из РФ в США на постоянное место проживания происходит в силу разных обстоятельств. Гражданину потребуется выполнить все этапы легализации документов и справок, чтобы они считались действительными в штатах Америки. США присоединились к Гаагской конвенции, поэтому для переезда в Америку достаточно осуществить процедуру апостилирования документов или проставления на них специального штампа Апостиль.

Посольство США в Москве предоставляет услуги только по легализации документов и справок. Заверением бумаг в РФ занимается определенный перечень учреждений, таких как регистрационные органы и архивные службы. Зависимо от специфики документа, назначения и выдавшего учреждения, выполняется заверение в министерстве образования, учреждениях ЗАГСа, министерстве внутренних дел и прочих государственных учреждениях.

Апостиль для США представляет собой специальный прямоугольный штамп на прикрепленном листе. В большинстве ситуаций апостиль ставится на копиях бумаг, заверенных в нотариальной конторе. Но для некоторых документов штамп проставляется на оригинале, и только после этого осуществляется перевод.

Что необходимо знать о получении апостиля для США?

Прежде чем приступать к процедуре апостилирования для США, потребуется убедиться в возможности его проставления на определенный документ. Затем понадобится оформить нотариально заверенную копию, оформить заявление, уплатить установленный размер госпошлины за каждый отдельный документ и ожидать получения готовой документации.

Бумаги, на которых нужно ставить штамп Апостиль:

• решения судебных инстанций;
• бумаги, подтверждающие наличие трудового стажа;
• документы предприятий с заверением регистрационного учреждения (устав, бумага о государственной регистрации и постановке на учет);
• оригиналы образовательных бумаг (дипломы, аттестаты, сертификаты);
• оригиналы свидетельств, оформленных органами ЗАГСа (о рождении, вступлении в брак или его расторжении).

Апостилирование документов для США является ответственным и сложным процессом. Рекомендуем не заниматься самостоятельно процедурой, а обратиться к специалистам с опытом решения таких вопросов.

Документы для релокации в ОАЭ

Набор документов для ОАЭ +- будет совпадать с набором документов, который требуется в другие страны, которые не приняли Гаагскую конвенцию.

Самое важное: консульская легализация делается с нотариальной копии, т.е. оригинал документа может оставаться у вас.

Примерный список документов:

• Диплом о высшем образовании + приложение (транскрипт) к нему (диплом будет легализовываться отдельно от приложения).

• Свидетельство о браке (если планируете перевезти супруга или супругу).

• Свидетельство о рождении (можете не легализовывать, но точно возьмите с собой).

• Свидетельство о рождении детей (если вы планируете перевезти с собой детей).

• Водительские права (если хотите уменьшить срок обучения в автошколе).

• Разного рода справки и документы: справки о несудимости, справки из школы для ребенка и т.п.

В нашем случае мы легализовывали только дипломы с приложениями, свидетельство о браке и водительские права.

Детей у нас нет, поэтому эту часть не смогу раскрыть в статье, правильнее всего будет обратиться в одну из местных школ и уточнить какой комплект документов вам нужно будет собрать, требования сильно разнятся. После этого в том же блоге Документ24 (или в интернете) посмотрите на примере как они делали легализацию нужного документа.

UPD по комментариям к статье: @santal в комментариях подробно расписал какие документы потребуются для детей, обратите внимание.

Апостиль оформляется в той стране, где оформлен оригинал документа. Если он выдан в России, то получать апостиль необходимо также в России.

Штамп ставит тот орган, который выдал оригинал. Например, апостиль на свидетельство о браке или рождении делают в загсе, на диплом — в Рособрнадзоре, на справку о несудимости — в МВД.

На территории России апостиль имеют право проставлять:

• Генпрокуратура;
• Минюст и территориальные органы министерства на местах;
• Минобороны;
• Рособрнадзор;
• Росархив и территориальные подразделения ведомства;
• отделы ЗАГС субъектов федерации;
• МВД.

Латинский нотариат в США

в конце 1990-ых годов в штатах Флорида и Алабама был организован нотариат, действующий на принципах латинского нотариата. Закон штата Флорида определяет латинского нотариуса — civil law notary

значительное количество эмигрантов из латиноамериканских стран, в первую очередь из Мексики. Статус и полномочия нотариуса в латиноамериканских странах общеизвестны, но не все эмигранты обладают сведениями о том, какие функции выполняет notary public в США. Многие из них, ориентируясь на сходство названий нотариусов в латиноамериканских странах (notario publico) и американских нотариусов (notary public), по ошибке обращаются к последним, полагая, что notary public обладает те ми же полномочиями, что и нотариусы на их родине В Калифорнии законодательство обязывает notary public, осуществляющего рекламу своих услуг на каком-либо другом языке, кроме английского, указывать на то, что он не является юристом.

Нотариус этих штатов пишет:

*** предстала передо мной, нотариусом ****** и представила достаточные доказательства того, что ее имя указано в документе и подтвердила, что она владела такой же правоспособностью, и что посредством ее подписи на документе лицо (лица) или предприятие, от лица которого лицо (лица) действовали, оформило данный документ.

Я подтверждаю, что под ответственностью за предоставление заведомо ложных сведений и согласно законодательства штата Калифорния, вышеупомянутый пункт является достоверным и правильным. Засвидетельствовано моей подписью и официальной печатью.

• нотариально удостоверенные документы (доверенности, согласия, заявления);
• любые нотариально заверенные копии документов РФ;
• нотариально заверенный перевод документов;
• выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
• нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
• нотариальную копию водительского удостоверения;
• документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);
• оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);
• оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);
• документы о трудовом стаже;
• судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу.

В чем отличие консульской легализации от апостиля?

До появления Гаагской конвенции (о ней более подробно речь пойдет ниже) существовала процедура консульской легализации – многоступенчатая, трудоемкая, занимающая много времени и не универсальная. Консульская легализация применяется до сих пор – для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Для понимания, в России консульская легализация состоит из шести этапов:

• оформляется нотариальная копия с документа;
• осуществляется перевод на язык страны назначения;
• перевод нотариально удостоверяется;
• проставляется отметка о легализации в Министерстве юстиции;
• проставляется отметка о легализации в Министерстве иностранных дел;
• проставляется отметка о легализации в консульстве страны назначения.

В других странах этапов ненамного меньше: как правило, достаточно отметки Минюста либо МИДа этой страны. Именно поэтому апостиль считается упрощенной формой легализации документов по сравнению с консульской легализацией.

Что делать, если владелец документа находится за границей, а необходимо оформить доверенность на проставление апостиля на диплом (аттестат)?

В этом случае существует два варианта оформления доверенности: у местного нотариуса или в консульстве РФ в этой стране. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Плюсы оформления доверенности в консульстве РФ:

• доверенность будет оформлена на русском языке. Последующая легализация не требуется, можно сразу отправить документ в Россию;
• консульский сбор, как правило, гораздо ниже, чем нотариальные тарифы у местных нотариусов.

Минусы оформления доверенности в консульстве РФ:

• как правило, необходима предварительная запись, причем, дата назначается не ранее, чем через месяц-два после обращения (по крайней мере, именно так обстоят дела в консульствах России в Италии и Испании). Поэтому, если вы решили оформлять доверенность в консульстве, обязательно свяжитесь с ними, прежде чем туда ехать.
• консульства РФ находятся в столице и в наиболее крупных городах страны. Заявитель же может проживать в небольшом городе, вдали от консульства, иногда даже в нескольких часа лета. Такие путешествия съедят всю экономию на консульском сборе, да и не у всех есть возможность уехать так далеко от места проживания.

Плюсы оформления доверенности у местного нотариуса:

• записаться и, соответственно, попасть на прием можно очень оперативно, что позволит оформить доверенность буквально в считанные дни;
• нотариусы, как правило, есть в любом населенном пункте, даже в самом удаленном от столицы.

Минусы оформления доверенности у местного нотариуса:

• как правило, нотариальные тарифы значительно выше, чем размер консульского сбора;
• доверенность будет оформлена на национальном языке страны. Кроме того, потребуется легализация доверенности для РФ (проставление апостиля или прохождение процедуры консульской легализации).

ВАЖНЫЙ НЮАНС: апостиль или консульскую легализацию возможно сделать только в стране оформления документа, а вот нотариальный перевод доверенности, оформленной у местного нотариуса, мы настоятельно рекомендуем делать уже в России. Во-первых, в России гораздо проще получить грамотный перевод юридических текстов на русский язык. Во-вторых, заверив перевод за границей, вы все равно не сможете избежать текста на документе на иностранном языке (как минимум, удостоверительная надпись нотариуса, его печать, штамп, текст апостиля будут непременно исполнены на иностранном языке, и с этим ничего не поделаешь. Невозможно, оформляя документ за границей, получить его полностью на русском языке).

Как правильно действовать, чтобы оформить доверенность, которую без проблем примут в России?

Из многолетнего опыта работы с нашими гражданами, проживающими за границей, и иностранцами мы выработали четкий алгоритм подготовки доверенностей для любого рода поручений. Итак, этапы подготовки доверенности, если вы находитесь заграницей:

• вы определяетесь с тем, кто будет заниматься в России исполнением вашего поручения (к примеру, подавать и получать диплом в Департаменте образования для целей проставления апостиля);
• вы запрашиваете у своего российского представителя образец доверенности. Если специалист на профессиональной основе оказывает эти услуги, образец такой доверенности у него должен быть. В случае более сложных поручений мы, к примеру, просим нотариуса предоставить нужный нам образец или составляем его сами с учетом требований соответствующего российского государственного органа;
• если доверенность вы оформляете в Консульстве РФ, то необходимо заблаговременно записаться на прием, а на приеме предоставить образец доверенности, полученной от вашего представителя в РФ;
• если доверенность вы оформляете у местного нотариуса, то образец на русском языке должен быть переведен на национальный язык страны, в которой вы находитесь. Мы сами переводим такие образцы и отсылаем нашим клиентам их уже на требуемом иностранном языке;
• если доверенность оформлена в Консульстве РФ, остается ее только отослать своему российскому представителю;
• если доверенность оформлена у местного нотариуса, далее необходимо будет проставить на нее апостиль или сделать консульскую легализацию. Уточнить последующие этапы легализации можно у того же нотариуса – он должен знать, в какие местные учреждения необходимо обратиться за дальнейшей легализацией документа (надо иметь в виду, что ни в одной стране мира, как часто думают наши клиенты, сами нотариусы апостиль не проставляют и консульскую легализацию не осуществляют!).

После этого вы отправляете доверенность своему российскому представителю, который уже в России через переводческую компанию осуществит нотариально заверенный перевод документа на русский язык. ВАЖНО! При обратном переводе с иностранного языка на русский необходимо использовать первоначальный текст доверенности на русском языке, чтобы все формулировки были именно такими, как в изначальном тексте. Юридический язык не терпит вольностей: каждая фраза должна быть ровно такой, как в образце, с которого мы начали объяснение в предыдущем пункте.

Образец перевода на русский язык

Чтобы, находясь за границей, быстрее сделать бумаги, предоставляемые в Россию для проживания в период учебы в вузе или работы в компании, рекомендуют в бюро переводов апостиль оформить на русском языке, используя образец. Дубляж на английский на штампе не требуется, заголовок APOSTILLE вместе с текстом в скобках на французском языке может не изменяться по соглашению органов, принимающих пакет бумаг.

При переводе международной формы на русский обязательно заполняются следующие поля:

• название страны;

• ФИО и должность лица, проставившего апостиль;

• наименование учреждения, скрепившего печатью, заверенную бумагу;

• город и дата, где проводилась процедура;

• государственный орган, отвечающий за проставление знака.

APOSTILLE присваивается номер, форма визируется должностным лицом и печатью учреждения, сверху в правом углу должна иметь штамп переводчика.

Если на оригинале свидетельства или справки апостиль отсутствует, знак ставят на нотариальную копию, после чего и документ, и штамп переводят на русский.

Когда на свидетельстве или справке, выданной за рубежом, уже стоит APOSTILLE на английском, итальянском или польском языке, поступают иначе и – выполняют перевод бумаги, затем штампа апостиля, но на отдельном листе, сшивают с документом, заверяют нотариусом, подписывают и ставят печать.

По образцу перевода за границей смогут правильно оформить текст знака на русском языке таким образом:

Силезское воеводство

г. Катовице

Апостиль

(Гаагская конвенция, 5.10.1961г.)

1. Страна: Республика Польша

2. Официальный документ

3. Подписан: ФИО

4. Должность

5. Скреплен Печатью Силезского воеводства

6. Удостоверено: город Катовице

7. Дата: 26 марта 2019 года

8. Секретарем воеводства

9. Номер RP77116

10. Штамп.

11. Подписано:

12. Форма №1.168.2

Я дважды получал доверенности в посольстве Беларуси в Белграде, и оба раза всё прошло отлично.

Это были генеральную доверенность на авто, которое зарегистрировано на меня и находится в Беларуси, и на услуги связи (чтобы переключить на другую eSIM мой беларуский номер). Оформление некоторых доверенностей на близких родственников дешевле, чем на посторонних. Я делал оформление на маму (35 евро), с меня не потребовали никаких документов для подтверждения родственной связи.

Процедура довольно простая: записался на такую-то дату, приехал, получил листок для оплаты, сходил в банк метрах в 100-200 от посольства, вернулся, подождал и получил требуемые документы. Вставать на консульский учёт для оформления доверенности не надо.

На самом деле, посольство в Белграде работает на удивление хорошо. Сложность разве что в том, что запись для посещения не очень близкая — за полтора-два месяца.

Для доверенности нужен родственник (или близкий человек): подходите к этому вопросу ответственно, поскольку с этим документом он получит право действовать от вашего имени. С его паспортными данными вы идёте к нотариусу — желательно найти говорящего на русском, чтобы не было трудностей перевода.

Меньше всего проблем будет в странах, в которых действует Минская Конвенция — например, Армения, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Таджикистан и Узбекистан. Внутри этих стран апостилировать официальные документы не нужно — достаточно просто попросить нотариуса сделать доверенность «для России». В Грузии тоже действует Минская Конвенция — но документ лучше апостилировать, чтобы в России к нему не было вопросов.

Можно просто приехать в Ереван и сходить в любую нотариальную контору — они есть почти в каждом районе. И попросить доверенность для России. В таком случае они её сделают на двух языках, русском и армянском. Но они не делают генеральные доверенности, поэтому в неё нужно прописывать то, что необходимо. Это делается два дня и стоит 25 тысяч драм (4 тысячи рублей на октябрь 2022).

Арина, делала доверенность в Армении

В странах подальше будет немного сложнее. Для доверенности из страны Гаагской конвенции (Великобритания, ЕС, Сербия, Черногория) её придётся апостилировать и делать нотариально заверенный перевод уже в России. Проще всего в таком случае сделать её через посольство или консульство России. Во всех остальных случаях легализовать местную доверенность точно придётся через консульство России.

Чтобы сделать доверенность в Грузии, нужно записаться в Секцию по интересам России. А в неё почти никак не записаться — все понимают, какие там очереди.

Арина, делала доверенность в Армении

Требования к апостилю

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть выполнен на французском языке.

Недавно в своей практике я столкнулась с вопиющим случаем непрофессионализма: мне представили документ, исходящий от секретаря Штата Нью-Йорк, США, в котором было все хорошо и убедительно, кроме одного «но» – отсутствовали слово «апостиль» и надпись на французском языке. Секретарь штата Нью-Йорк выдал этот документ по ошибке, видимо, поленившись удостовериться в том, что Россия является участником Гаагской конвенции. Сертификат соответствия (именно так официально называется попавший мне в руки документ) выдается в случаях, когда страна, в которой предполагается использовать документ, не является участницей Гаагской конвенции. И я подумала, что могло бы случиться, если бы скан этого документа не попал предварительно в мои профессиональные руки, и я, зная требования к апостилям как таблицу умножения, сразу не распознала в этом серьезном государственном документе ошибку. Большинство людей, которые не работают с апостилями каждый день, смогли бы осознать допущенную клерком ошибку много позже.

Похожие записи:

• Компенсации по вкладам сбербанка до 1991 года в 2023 году наследникам
• Пособие на ребенка до 3 лет в 2022 году
• Временная прописка: срок действия и сколько стоит в 2022 году