Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов в сфере строительства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Что говорит закон о форме акта приемки
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Форма оформления утверждена Федеральной Службой государственной статистики. Для будущего учета компаниям необходимо использовать именно унифицированный образец справки. В бумаге потребуется указать стоимость работ без учета надбавочной стоимости. Отдельным пунктом указывается НДС.
Среди основных правил оформления КС-3, которые диктуются законодательными актами, выделяют:
- использование для заполнения только регламентированного образца;
- внесение сведений без использования сокращений;
- обязательное написание названия организации заказчика, подрядчика и инвестора (если имеется) с указанием организационно-правовой формы.
Требования по заполнению
Все данные, которые вносятся, имеют прямое отношение к стоимости и затратам выполненного ремонта, монтажа, строительства и пр. В акт о приемке выполненных работ КС-3 включаются издержки, предварительно не учтенные в сметной документации и контракте:
- повышение зарплаты работникам исполнителя, повлекшее за собой рост отчислений во внебюджетные фонды;
- увеличение стоимости строительных материалов;
- движение уровня цен на аренду оборудования и техники, задействованных в выполнении услуг по контракту;
- доплаты и надбавки за вредные рабочие условия и трудоустройство на Крайнем Севере;
- иные незапланированные расходы, скорректировавшие итоговую стоимость.
Цель составления форм КС-2 и КС-3
Заключая договор о выполнении строительно-монтажных работ, не стоит упускать из вида документацию, которая в обязательном порядке должна заполняться и подписываться всеми участниками сделки. Оговорите количество экземпляров Актов, в которых фиксируется выполнение обязательств подрядчика и основание для оплаты.
Основным документом, по которому оплачиваются выполненные обязательства, промежуточная и конечная сумма по этапам строительства, является Акт о приемке выполненных работ (КС-2). Все выполненные объемы фиксируются в Журнале учета выполненных работ, поэтому составление акта выполняется на основании записей, внесенных в такой Журнал.
Все строительно-монтажные операции осуществляются в соответствии с составленной ранее и утвержденной до подписания договора сметы. Это один из главных документов, согласованный получателем ремонтно-строительных услуг, на основании которого подрядчик имеет право вносить в журнал учета перечень выполненных работ.
Унифицированные формы КС-11 и КС-14
Форма КС-11 — это акт приемки законченного строительством объекта. Следует отметить, что и акт КС-14 является формой, составление которой происходит в момент формирования пакета документов на сдачу объекта в эксплуатацию.
Более того, оба закрывающих документа КС имеют очень схожую, почти аналогичную структуру. В формах КС-11 и КС-14 должна быть указана очень подробная, исчерпывающая информация об объекте.
О том, что такое формы КС-11 и КС-14, приведена краткая информация и в упоминавшемся выше альбоме унифицированных форм, и во многих других источниках информации. В данном случае необходимо отметить разницу между указанными документами.
Разницу можно заметить уже хотя бы в том, как расшифровываются формы КС-11 и КС-14. Ведь, несмотря на то, что оба документа являются актами приемки законченного строительством объекта, КС-14 оформляется с учетом указания приемочной комиссии. В КС-1 упоминания членов приемочной комиссии не происходит.
Таким образом, становится понятно, что подписание КС — это сложный процесс, учитывающий множество факторов и нюансов.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
📌 Реклама Отключить
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Что ещё принёс Приказ Росархива?
Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
📌 Реклама Отключить
— об обращениях с целью склонить к коррупции;
— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.
В перечне установлены сроки хранения и для других документов.
Как заполнять формы: пошаговая инструкция с образцами
Рассмотрим на примере, что такое форма КС-2 и КС-3 при ремонте ворот, и как происходит заполнение бланков при выполнении таких работ. Допустим, договор заключен между ООО «Субподрядчик» и ООО «Заказчик» (оно же выступает инвестором проекта). Акт о приемке составляют единовременно по окончании всех этапов исполнения подряда. Он выступает в качества счета на оплату, и уже справка позволяет оплатить работы.
Обратите внимание: если же речь идет про оказание услуг продолжительное время, то документ о приеме-передаче составляют по итогам оговоренного отчетного периода, например, каждый месяц. С такой же периодичностью оплачивают выполненные работы.
Чем отличается КС-2 от КС-3?
Отличия двух форм становятся очевидными, даже если взглянуть на образцы КС-2 и КС-3. Можно отметить, что КС-2 — это акт, а КС-3 — справка. В этом и заключается одно из ключевых отличий форм.
В связи с этим отличается и заполнение КС-2 и КС-3. Образцы заполнения каждой из форм можно найти в открытых источниках информации. Кроме того, оформление КС-2 и КС-3 с примерами чаще всего возможно обнаружить в архивах той строительной компании, в которой происходит формирование документов данного типа.
Кстати, на основании таких уже существующих примеров может быть проще понять, что такое КС-2 и КС-3 в строительстве и выявить основные отличия форм. Ведь помимо названия и функций форм, отличия заключаются еще и в том, доступ к какой информации предоставляет тот или иной документ.
Выяснить, что такое КС-2 и КС-3, проще, если обратиться к основной части документов. Как можно заметить, обе формы имеют отличный друг от друга внешний вид, хотя и внешне представляют собой таблицу.
Несмотря на то, что формы КС-2 и КС-3 — это таблица, данные, которые в ней отражаются, несут различный смысл. Хотя, как было отмечено выше, оба документа тесно связаны между собой. Поэтому очевидно, что данные, указанные в одной таблице, имеют прямое отношение к данным в другой форме.
В связи с этим в настоящее время возможно даже онлайн-заполнение КС-2 и КС-3. Однако невозможно отрицать удобства использования для формирования документации данного типа специальных сметных программ.
В таких программах часто приводятся бланки форм, поэтому понять, что это за документы КС-2 и КС-3, легче и быстрее. Однако необходимо иметь в виду, что скачать бесплатно программы для составления КС-2 и КС-3 не представляется возможным на данный момент.
Зато вполне возможно скачать КС-2 и КС-3 в «Excel» или в другом офисном формате и заполнить формы вручную. Такой способ предоставления информации о выполненных работах на объекте не возбраняется. Однако необходимо принять во внимание, что такой способ подачи информации является весьма трудозатратным и долгим.
Так как одно из основных отличий КС-2 от КС-3 заключается именно в информации, содержащейся в тексте документов, то и заполнение КС-2 и КС-3 ведется несколько разными способами.
Если обратиться к структуре документа, то можно увидеть, что табличная часть КС-2 содержит гораздо большее количество граф и столбцов, чем таблица КС-3. Связано это с тем, что в акт вносятся все сведения о выполненных работах. К таким сведениям относятся шифры норм, их наименование, объем работ и, конечно же, их стоимость.
В справке КС-3 указывается только общая стоимость выполненных работ. В связи с этим, правила заполнения КС-2 и КС-3 имеют столько различий. Однако, как было отмечено выше, образцы КС-2 и КС-3 имеют много схожих черт, о которых будет написано ниже по тексту.
Еще одно отличие КС-2 и КС-3 заключается в утверждении форм. Обычно КС-3 составляется после того, как все акты КС-2 за отчетный период будут проверены и подписаны. Таким образом, можно сделать вывод о том, что КС-3 является тем документом, который составляется на основании актов КС-2.
На этом все отличия между актами КС-2 и КС-3 не заканчиваются. Существует также различие в оформлении документов обоих типов и методах предоставления информации в них. Однако основные отличия были указаны выше для понимания того, что такое форма КС-2 и КС-3 в строительстве.
Подписание унифицированных форм КС-2 и КС-3
Как было отмечено выше, основная разница в примерах заполнения форм КС-2 и КС-3 заключается именно в указании сведений в табличной части документов. В актах КС-2 должны отражаться все нормы, материалы и объемы выполненных работ, а в справки КС-3 вносятся данные о стоимости этих работ на основании актов.
Однако бланки КС-2 и КС-3 имеют отличия и в подписании документов. Как правило, акты выполненных работ подписывает множество лиц, ответственных за строительство того или иного объекта.
Круг лиц обычно отражается в регламентирующих документах или в положении о подписании форм КС-2, 3. Чаще всего среди тех, кто подписывает документы, числятся специалисты сметного отдела, инженеры ПТО, кураторы объекта, начальники цехов и участков и т.д.
Хотя иногда возможен вариант того, что пример заполнения КС-2 и КС-3 и их образцы подписывают только руководители организаций заказчика и подрядчика. Такое случается значительно реже, чем указание списка ответственных лиц в актах КС-2.
Однако справку КС-3 чаще всего подписывают именно руководители заявленных организаций. В этом также заключается одно из отличий КС-2 и КС-3. Иногда в КС-2, 3 вносятся данные об исполнителях и прочих лицах, однако это для каждого объекта следует уточнять отдельно.
На основании всего написанного выше можно сделать вывод, что КС-2 и КС-3 — это документы, в которых учитывается большой объем информации об объекте строительства. Кроме того, так как на основании указанных форм производится оплата за выполненные работы, невозможно отрицать важность внимательного и корректного составления документации данного типа.
Заполнение таблицы в акте приемки КС-2
На следующем листе акта приводится таблица, где необходимо перечислить все выполненные работы. Перед таблицей выделена строчка, в которой нужно вписать сметную (договорную) стоимость, которая должна соответствовать той, что указана в договоре подряда. Сумма может быть представлена цифрами, расшифровывать ее прописью нет необходимости.
Таблица в акте состоит из 8 столбцов, в которые указываются следующие данные о работах:
- номер по порядку (1);
- номер по позиции в смете (2);
- наименование (3);
- номер единичной расценки (4);
- в каких единицах измеряется (м2, м3, тонны, шт. и пр.), (5);
- количество (6);
- цена за единицу (7);
- общая стоимость (8).
Табличная часть отражает данные, приведенные в смете на осуществление строительных работ. Причем в таблице могут аккумулироваться значения из нескольких сметных расчетов.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
|
Вид документа |
Срок хранения, лет (минимальный) |
|
Документы по личному составу: |
|
|
|
|
|
|
Эти сроки, в частности, касаются:
|
|
|
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы). |
|
|
Подробнее об этом см. в статье . |
|
|
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ) |
|
|
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых) |
|
|
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований |
|
|
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований) |
|
|
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ |
|
|
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания |
|
|
См. статью . |
|
|
Бухгалтерия и налоги |
|
|
Годовая бухотчетность |
|
|
Отчетность в ФСС: |
|
|
Постоянно (пока фирма существует) |
|
|
|
Отчетность в ПФР: |
|
|
|
|
|
|
Сведения о доходах физлиц |
|
|
Налоговые декларации и регистры |
|
|
Учетная политика, включая приложения к ней |
|
|
Бухгалтерская первичка и регистры |
|
|
Кассовые документы |
|
|
Подробнее см. материал . |
|
|
Счета-фактуры |
|
|
По ним читайте публикацию . |