Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?
Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.
В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.
5 электронных подписей для КЭДО:
- ПЭП — простая электронная подпись,
- НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
- КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
- ПЭП госуслуги,
- НЭП госключ.
У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Каждому документу – определенная подпись.
|
Виды документов |
Простая (ПЭП) |
Неквалифицированная(НЭП) |
Квалифицированная (КЭП) |
|
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст. |
+ | + | + |
|
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении). |
+ | + | |
|
Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании. |
+ |
Обязательные кадровые документы
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
| 1. Распорядительные документы |
| Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) |
| 2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность |
| Трудовые книжки |
| Трудовые договоры и соглашения к ним |
| 3. Информационно-расчетные документы |
| Личная карточка работника (Форма Т-2) |
| Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) |
| Штатное расписание (Форма Т-3) |
| График отпусков (Форма Т-7) |
| Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) |
| Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) |
| Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) |
| Расчетные листки на выплату заработной платы работникам |
| Листки о временной нетрудоспособности |
| Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
| Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
| Командировочные документы:- командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) |
| 4. Внутренняя служебная переписка |
| Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве. |
| Правила внутреннего трудового распорядка |
| Положение об оплате труда |
| Положение о премировании |
| Положение о защите персональных данных работников |
| Должностные инструкции работников |
| Договоры о полной материальной ответственности |
| Положение о коммерческой тайне |
| Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну |
| Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
| Книга учета листков временной нетрудоспособности |
| Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами |
| Книга регистрации трудовых договоров |
| Книга регистрация кадровых приказов |
| Книга регистрации командировочных удостоверений |
| Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении |
| Журнал регистрации проверок контролирующих органов |
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.
Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Как ИП сэкономить на бухгалтере? Или способы самостоятельного ведения учета
УСН (6%) Доходы. Система налогообложения, при применении которой в расчет будут входить только доходы предпринимателя. Да, все просто – берется сумма доходов за квартал и умножается на 6%. Из суммы полученного налога вычитается сумма фактически уплаченных страховых взносов, но не более 50% от суммы налога. Декларация сдается раз в год, оплата производится авансовыми платежами ежеквартально. То есть, считать налог с доходов придется каждый квартал.
Рекомендуем прочесть: Окопф 95 Расшифровка 2020
Далее необходимо определиться, будут ли наниматься работники. Если да, то нужно понимать, что в этом случае добавляется работа по кадровому делопроизводству – приказы, договоры, штатные расписания, графики работы и т.д. А также дополнительно придется сдавать отчетность в ФСС, ИФНС и ПФР по кадрам. Какую именно – будет описано далее в статье.
Кадровый учет: понятие и основная документация
Кадровый учет отражает движение сотрудников организации или ИП с документальным оформлением приема или увольнения, а также перемещения работников. Ведется на основании кадровой документации первичного характера и внутренних локальных актов предприятия.
Организация трудовой деятельности работника осуществляется посредством утверждения руководителем локальных актов. У каждого из работодателей в обязательном порядке должны присутствовать Правила внутреннего трудового распорядка (норма 189-190 ТК РФ) и Положение о защите данных персонального характера о работнике (пункт 8 нормы 86, а также норма 87 ТК РФ).
Наличие личных дел сотрудников, как и коллективный договор, носят рекомендательный характер. Но это касается частных предприятий и компаний. Для государственных предприятий их ведение обязательно.
Очередной вид режима налогообложения — патентная система (ПСН). Патентная стоимость обычно зависит от типа деятельности предпринимателя. Но обязательным документом всегда выступает Книга учета доходов и патент на год для ИП.
Подробную информацию о различных налоговых режимах для ИП всегда можно прочитать на официальном сайте ФНС. Для этого нужно зайти в специальный раздел с информацией о документах по налогообложению, которые обязан представлять каждый бизнесмен, ведущий свою деятельность на территории России.
Какие кадровые документы должны быть у ИП
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме.
До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.
Как вводить упрощенный кадровый учет
Возможность применения сокращенного кадрового учета — это право, а не обязанность микробизнеса.
Прежде чем сделать выбор между упрощенным вариантом и учетом по общим правилам, нужно оценить перспективы развития предприятия. Если расширение штата сотрудников или увеличение дохода не предвидятся, то можете смело делать выбор в пользу упрощенного учета. Для этого необходимо выпустить соответствующий приказ. Он будет служить подтверждением тому, что в данной организации принят упрощенный кадровый учет, который освобождает ее от ряда локальных нормативных актов.
Если вы понимаете, что в ближайшем будущем выйдете за рамки предельных значений микропредприятия, то есть количество сотрудников превысит 15 человек или доход составит более 120 млн руб., то лучше заниматься кадровым учетом по общим правилам. В противном случае возникнут серьезные неудобства.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Владельцы малого бизнеса нередко думают, что типовой трудовой договор заменяет собой все кадровые документы. Но это большое заблуждение. На самом деле кадровый учет небольшого бизнеса с работниками практически ничем не отличается от учета по общим правилам. Типовая форма — это единственное послабление, которое у него есть.
Более того, специфика деятельности предприятия часто диктует необходимость введения конкретных документов, учитывающих особенности труда. Например, работа с вредными условиями.
Многое зависит и от количества, «сложности» должностей. Если они разные и включают целый список требований и обязанностей, то лучше микробизнесу составлять отдельные должностные инструкции. Потому что в типовой форме должностные обязанности указываются поверхностно.
Не храните копии документов сотрудников: копии СНИЛС, ИНН, паспорта. Это нарушает закон о персональных данных. Работник предъявляет эти документы при приеме на работу для того, чтобы вы взяли из них данные для записи, а не снимали копии.
В 2023 году не только изменится сам принцип перечисления налоговых платежей для ИП, а и будут установлены новые сроки уплаты налогов:
| Налог | Сроки до 01.01.23 (старые) | Сроки с 01.01.23 (новые) |
| НДС | 25 числа | 28 числа |
| На прибыль (за год и авансы) | 28 марта | 28 марта |
| Упрощенка для ИП | 30 апреля | 28 апреля |
| Упрощенка (авансы) | 25 апреля
25 июля 25 октября |
28 апреля
28 июля 28 октября |
| НДФЛ | в зависимости от дохода | 28 числа |
| Взносы ИП (фиксированные) | 31 декабря | 31 декабря |
| Взносы ИП (с доходов более 300 000 руб.) | 1 июля | 1 июля |
Обязательная документация по кадрам
Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.
Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:
- Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
- Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
Какие документы должны быть у вас
- Свидетельство о регистрации в качестве ИП или на ООО
- Копия договора аренды с арендодателем или право свидетельство на право собственности
- Все необходимые документы на товар: договоры, накладные, сертификаты и декларации на каждое наименование товара (нужно заметить, что по требованию гражданина предприниматель обязан показывать именно копии, тогда как оригиналы — только контрольным органам)
- Документация, касающаяся противопожарной безопасности:
- Если собственник вы, то заверенный эвакуационный план (составляется ответственным лицом, заверяется службой спасателей).
- Необязательный пункт — все зависит от того, на ком лежит такая обязанность по вашему договору с арендодателем.
- Документы подтверждающие проведение дезинфекции, уборки помещений и на вывоз мусора.
- Документы на используемое оборудования, включая кассовые аппараты.
Определенные субъекты РФ, которые занимаются торговлей, обязаны иметь в наличии и некоторые другие документы. В них, например, указано разрешение на продажу некоторых специализированных товаров, по типу огнестрельного оружия.