Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Обязательные кадровые документы
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
| 1. Распорядительные документы |
| Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) |
| 2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность |
| Трудовые книжки |
| Трудовые договоры и соглашения к ним |
| 3. Информационно-расчетные документы |
| Личная карточка работника (Форма Т-2) |
| Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) |
| Штатное расписание (Форма Т-3) |
| График отпусков (Форма Т-7) |
| Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) |
| Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) |
| Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) |
| Расчетные листки на выплату заработной платы работникам |
| Листки о временной нетрудоспособности |
| Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
| Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
| Командировочные документы:- командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) |
| 4. Внутренняя служебная переписка |
| Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве. |
| Правила внутреннего трудового распорядка |
| Положение об оплате труда |
| Положение о премировании |
| Положение о защите персональных данных работников |
| Должностные инструкции работников |
| Договоры о полной материальной ответственности |
| Положение о коммерческой тайне |
| Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну |
| Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
| Книга учета листков временной нетрудоспособности |
| Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами |
| Книга регистрации трудовых договоров |
| Книга регистрация кадровых приказов |
| Книга регистрации командировочных удостоверений |
| Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении |
| Журнал регистрации проверок контролирующих органов |
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Какие кадровые документы должны быть у ип
Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
- Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.
- С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения. Ведение трудовых книжек у ИП Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.
Кадровый учет микропредприятия
Так же, как и во всех остальных организациях, кадровое делопроизводство микропредприятия предполагает правильное и последовательное оформление документов. Прежде всего нужно соблюдать правила приема и увольнения.
С 2017 года кадровый документооборот для микропредприятий упрощен благодаря вступлению в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Микропредприятие, будучи работодателем, имеет право отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, а именно:
В действительности этот список локальных нормативных актов открытый. Отказ от них — это право, а не обязанность микропредприятий.
В то же время, заключая трудовые договоры с работниками, микропредприятие обязано включить в условия все вопросы, которые регулируются локальными нормативными актами.
Для упрощения работы с документами и формулировки условий Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 была утверждена типовая форма трудового договора, а также порядок ее оформления.
Как микропредприятию вести трудовую книжку
Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.
Таким образом, если у микробизнеса есть оформленные по трудовым договорам сотрудники, то вести их книжки он должен в соответствии с нормами Трудового кодекса и с учетом Инструкции по заполнению (утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) и Правил хранения (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
С 1 января 2021 года завершился переходный период на электронные трудовые, и эта реформа коснулась всех работодателей. До этого периода все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Подробнее об этом мы писали в отдельной статье.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Владельцы малого бизнеса нередко думают, что типовой трудовой договор заменяет собой все кадровые документы. Но это большое заблуждение. На самом деле кадровый учет небольшого бизнеса с работниками практически ничем не отличается от учета по общим правилам. Типовая форма — это единственное послабление, которое у него есть.
Более того, специфика деятельности предприятия часто диктует необходимость введения конкретных документов, учитывающих особенности труда. Например, работа с вредными условиями.
Многое зависит и от количества, «сложности» должностей. Если они разные и включают целый список требований и обязанностей, то лучше микробизнесу составлять отдельные должностные инструкции. Потому что в типовой форме должностные обязанности указываются поверхностно.
Не храните копии документов сотрудников: копии СНИЛС, ИНН, паспорта. Это нарушает закон о персональных данных. Работник предъявляет эти документы при приеме на работу для того, чтобы вы взяли из них данные для записи, а не снимали копии.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.
Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:
- наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
- дата составления и регистрационный номер документа;
- срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
- ФИО оформляемого работника;
- наименование подразделения;
- должность нанимаемого сотрудника;
- условия трудоустройства, характер работы;
- размер оговоренной ставки (оклада);
- величина обусловленной надбавки;
- продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
- основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
- подпись руководителя (с расшифровкой);
- подпись работника об ознакомлении с данным приказом.
Кадровый Учет Для Ип В 2020 Году
Работа сверхурочно и оплата труда в выходные и праздничные дни. Виды удержаний из заработной платы работника. Как рассчитать зарплату по окладу? Какая ответственность и штрафы предусмотрены за невыплату заработной платы? Среднее количество рабочих дней в месяце в году. Праздничные и выходные: как происходит оплата труда работников? Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Запись в трудовой книжке об увольнении. Как выдавать расчетные листки по зарплате.
Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. Каковы установлены сроки выплаты премий работникам в году? Какая существует ответственность Каков порядок оплаты больничного листа в году? Сроки оплаты и примеры расчета. Сайт для индивидуальных предпринимателей.
Рекомендуем прочесть: Льготы за рождение 3 ребенка в 2020 ульяновская область сельским жителям
Как на практике перейти на новый порядок работы
Главное требование закона – работодатель должен оформлять трудовые договоры согласно утвержденной постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858 типовой форме. О качестве этого документа говорить пока рано, уверена Татьяна Магера. «Насколько жизнеспособной будет типовая форма трудового договора для микропредприятий, покажет время и судебная практика. Очевидно, что типовая форма практически применима в основном для юрлиц, работающих с дистанционными работниками, а также для новых компаний, либо для компаний, временно не осуществляющих хозяйственную деятельность», – резюмирует она.
Но если организация все-таки решила воспользоваться послаблением от властей и намерена перезаключить с сотрудниками договоры по новым правилам, то ей следует учитывать некоторые моменты. В частности, с сотрудниками, ранее устроенными на работу, необходимо заключить дополнительное соглашение. В нем должно быть указано, что трудовой договор будет изложен в новой редакции – в соответствии с типовой формой, рекомендуемой правительством. Кроме того, саму типовую форму можно несколько изменить, если от каких-то конкретных локальных актов работодатель отказываться не собирается.
Говоря о переходе на упрощенный кадровый учет, Наталья Зимина уточняет, что это надо делать по приказу руководителя. «Перейти на облегченную форму учета необходимо по приказу генерального директора. Что же касается ведения личных дел, непосредственная необходимость их наличия установлена только для отдельных категорий государственных служащих и научно-педагогических работников. Также вести личные дела сотрудников может предписать вышестоящая организация или управляющая компания. В остальных случаях руководитель сам принимает решение о необходимости такого вида учета. Чаще всего, при необязательности личных дел, их заводят на руководящий состав компании и на работников, для которых устанавливается материальная ответственность. При этом лицо, отвечающее за ведение и хранение личных дел сотрудников, должно быть предупреждено об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника», – говорит эксперт.
Типовая форма для Микропредприятий
Индивидуальный предприниматель, который попадает под критерии микропредприятия, имеет право на оформление Типовой формы ТД. Она упрощает кадровую документацию, потому как в самом ТД описаны почти все аспекты взаимоотношении между наемным сотрудником и работодателем. Критерии отнесения ИП к микропредприятию следующие:
- Численность наемных работников не превышает пятнадцати человек;
- Полученный доход за год не превышает сумму в 120 миллионов рублей.
Если предприниматель подходит под эти условия, то он может заключить с работниками ТД для микропредприятий по типовой форме и не оформлять такие кадровые документы, как:
- Положение об оплате труда работников;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- График сменности;
- Положение о премировании сотрудников и некоторые другие.
Кадровая документация индивидуального предпринимателя
«Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 3
Кадровая документация индивидуального предпринимателя
Трудовые отношения подлежат документированию. Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях — индивидуальных предпринимателях.
В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу).
А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований.
В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий. В данной статье поможем разобраться работодателям — индивидуальным предпринимателям с составом кадровой документации, правилами ее создания, ведения и хранения.
Микропредприятие: обязательные кадровые документы
Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.
Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.
Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Кому доверить кадровый учет
BDO UNICON OUTSOURCING занимается кадровым учетом в Москве и регионах России. Мы обеспечим поддержку вашей организации, проведем консультации для сотрудников. Трудовое законодательство в России предъявляет к руководителю гораздо более серьезные требования, чем в Америке и Западной Европе. Кроме того, в Российской Федерации нет единого документа, который бы регламентировал все аспекты трудовых отношений. Нужно учитывать Трудовой и Налоговый кодексы, федеральные законы, постановления, приказы. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании позволит вам оптимизировать риски при возникновении спорных ситуаций, сократить расходы на кадровое делопроизводство (вам не нужно расширять штат кадровых специалистов, платить им зарплату, отчислять взносы в ФСС и пр.). Высвободившиеся ресурсы и время вы сможете потратить на ключевые бизнес-процессы компании.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.
Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:
- наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
- дата составления и регистрационный номер документа;
- срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
- ФИО оформляемого работника;
- наименование подразделения;
- должность нанимаемого сотрудника;
- условия трудоустройства, характер работы;
- размер оговоренной ставки (оклада);
- величина обусловленной надбавки;
- продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
- основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
- подпись руководителя (с расшифровкой);
- подпись работника об ознакомлении с данным приказом.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.