Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?
Документа о смерти нет? Нужно найти
Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:
- по месту фактического проживания покойного;
- по месту последней прописки;
- ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
- в районе захоронения.
Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.
Правила заполнения трудовой книжки умершего сотрудника
Обязательно заполнить трудовую книжку, а также личное дело работника, когда трудовые отношения уже расторгнуты. Порядок оформления трудовой книжки следующий:
В первый столбец заносится следующий по порядку номер записи, нумеровка непрерывная.
Во второй колонке прописывается дата окончания действительности трудового договора. Она должна содержать ровно восемь знаков. К примеру, когда дата увольнения — 5 октября 2017 года, записывается цифрами «05.10.2017», слово «года» или сокращенное «г.» не указываются.
В третий столбик вписываются сведения из «шапки» книжки (о приеме, переводе, квалификации и увольнении). Российское законодательство обязывает к тому, чтобы данные, которые вносятся в этот документ, точно соответствовали определениям Трудового кодекса РФ. Для данной ситуации прописана конкретная формулировка. Она и записывается в третий столбец: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
К сведению Не допустимо сокращать аббревиатуры («п.», «ст.», «ч.», «ТК РФ»)
В четвертую колонку вносится информация из приказа организации. Написание даты совпадает со вторым столбцом. Дополнительно вносится номер приказа. Например: «Приказ от 05.10.2017 № 122». Здесь тоже запрещены к использованию сокращенные слова.
Заполнив все разделы трудовой книжки, сотрудник кадровой службы подписывает ее, непременно указав должность и расшифровку подписи, и скрепляет печатью организации.
Образец заполнения трудовой книжки:
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
12 |
05 |
10 |
2017 |
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 05.10.2017 №122 |
|
Должность работника внесшего запись, его подпись с расшифровкой, печать организации. |
Когда за получением обращается не один человек
Среди желающих получить на руки трудовую книжку умершего лица может быть несколько родственников. В этом случае сотрудникам отдела кадров рекомендуется осуществить выдачу ключевого трудового документа, пособие на погребение и иные выплаты первому человеку, который обратился с соответствующим намерением.
В случае, если после передачи корректно оформленной трудовой книжки одному из родственников за ее получением обратились иные лица, подтвердившие свою личность и степень родства с погибшим сотрудником, каждому родственнику, обратившемуся после этого, будет выдана справка, содержащая информацию о том, когда, кому и по какой причине была выдана трудовая книжка.
Вместе с тем иногда случаются ситуации, когда ни один из родственников не появился, чтобы забрать трудовую книжку умершего, в силу определенных причин (находится в другой стране, не знал о смерти своего близкого, не заинтересован в получении этого документа). При подобном исходе событий трудовая книжка умершего лица должна храниться у работодателя до ее востребования. При этом срок хранения не должен быть менее 50 лет.
Удержание из причитающихся выплат
Говоря о выплатах, связанных со смертью работника, нельзя не сказать об удержаниях.
В силу ст. 137 ТК РФ один из случаев удержания из заработной платы – когда работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом установлен ряд исключений, в частности, при прекращении трудового договора в связи со смертью работника удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (абз. 5 ч. 2 ст. 137).
Зато возможно удержание из зарплаты для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в других случаях (абз. 3 ч. 2 ст. 137). То есть если работник до своей смерти не успел вернуть неизрасходованную сумму, полученную под отчет, работодатель имеет право произвести соответствующие удержания.
Также работодатель может удержать сумму прямого действительного ущерба, причиненного работником, из причитающейся ему зарплаты согласно ст. 137, 138 ТК РФ.
Процедура увольнения в связи со смертью
Оформить увольнение по данному основанию можно, если факт смерти документально подтверждается. Данное событие выступает актом гражданского состояния, а потому требует обязательной регистрационной процедуры в государственном порядке. По факту завершения данного процесса формируется свидетельство о смерти, которое используется в качестве документа-основания для увольнительной процедуры.
Форма данного свидетельства типовая и утверждена Минюстом России с помощью приказа №142 от 25.06.14.
Регистрацию смерти можно провести на основании одного из следующих документов:
- Бумага из медучреждения, подтверждающая смерть человека;
- Судебное решение, признающее гражданина умершим и вступившее в силу.
Признание умершим наступает, если о гражданине, исчезнувшем при жизненно опасных обстоятельствах, нет никаких известий в течение полугода. Также гражданин будет признан умершим, если он пропал при обычных обстоятельствах, и о нем нет сведений в течение 5-ти лет. Признать умершим может только суд.
Если работник не выходит на работу, у него нет заинтересованных родственников, которые желают его найти, то подать запрос в суд может работодатель по месту своего нахождения. Конечно, работодателю не обязательно ждать 5 лет, чтобы уволить работника по причине признания его умершим. Компания может воспользоваться своим правом прекратить действие договора с сотрудником по причине признания его безвестно отсутствующим.
Что делать с ТК сотрудника?
После заполнения и оформления, книжка регистрируется в Журнале регистрации движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вместо подписи о получении ставится отметка о смерти работника, с реквизитами представленной родственниками подтверждающей смерть документации.
Кроме свидетельства может представляться выписка из решения суда о признании гражданина умершим.
Родственников можно уведомить в устной форме о праве забрать книжку покойного. Специальное официальное предупреждение с уведомлением под роспись или пересылкой не требуется по причине:
- родственники имеют право, а не обязанность забрать бумаги умершего работника;
- у него могло не оказаться родственников, что учтено законодательством.
Когда родственники проявляют инициативу, чтобы забрать книжку покойного, от них требуется предоставление соответствующей документации, кроме свидетельства о смерти:
- гражданского паспорта;
- документа, подтверждающего родство.
Родство между родителями и детьми можно подтвердить свидетельством о рождении. Иные категории родственников также вправе обратиться, предоставив подтверждение всей цепочки родства, предъявлением нескольких свидетельств о рождении, а при необходимости – о браке.
Супруги представляют свидетельства о браке. Кроме этого может предъявляться специальная справка из органов ЗАГС, или решение суда о признании родства.
В этом случае заинтересованное лицо пишет заявление о выдачи ему книжки. Заявление пишется на имя руководителя в свободной форме. В нём указывается:
- Должность, фамилия и инициалы руководителя. Наименование организации.
- Фамилия, инициалы и адрес проживания заявителя.
- Сведения о том, что лицо, работавшее в данной организации, считается умершим, факт чего подтверждается соответствующим документом. Указывается его должность, фамилия, имя, отчество и дата смерти.
- Вносятся реквизиты документа о смерти.
- Указывается степень родства заявителя с покойным, со ссылкой на представленные документы.
- Изъявляется просьба о выдаче трудовой.
Пошаговая инструкция увольнения в связи со смертью работника
Если работник организации скончался, процесс увольнения осуществляется в соответствии со стандартной схемой. Она имеет следующий вид:
- Родственники сообщают о происшествии и предоставляют подтверждающую документацию. Представители компании должны скопировать её и составить соответствующее распоряжение.
- Специалист по кадрам подготавливает приказ. В нем фиксируются персональные данные сотрудника. Можно указать табельный номер специалиста. Дополнительно нужно указать причину увольнения. К приказу нужно приложить копию документа, подтверждающего кончину специалиста.
- Заполняется уведомление об увольнении. В нём должно четко содержаться число, когда прекращено сотрудничество со специалистом. Цифра должна совпадать с датой гибели. Правило действует даже в том случае, если свидетельство о смерти было предоставлено в другой день. Это справедливо, когда человек числился отсутствующим в организации. Дополнительно нужно указать название бумаги, выступающей основанием для увольнения. Строка, которая предполагается для подтверждения ознакомления с приказом, остается незаполненной.
- Приказ передается руководителю предприятия. На нем проставляется мокрая печать. Затем бумага регистрируется в журнале.
- Происходит оформление справки расчета. Её должны заполнить два специалиста. Одним из них выступает работник отдела кадров, который должен указать реквизиты организации, сведения об использованных отпусках, личные данные специалиста и фактически отработанный промежуток времени. Сведения необходимы для выполнения бухгалтерских расчетов. Вторую часть справки заполняет бухгалтер. Специалист производит расчет положенных выплат на основании данных, предоставленных кадровой службой.
- Осуществляется оформление личной карточки гражданина. Чтобы произвести ее закрытие, необходимо внести запись об увольнении. Дополнительных данных не требуется.
- Производится внесение записи в трудовую книжку. Закон обязывает руководителя организации прописать факт расторжения трудового договора и основание принятия решения. Все внесенные записи заверяются работодателем или иным ответственным лицом. Дополнительно проставляется печать организации. Графа, предназначенная для подписи работника, не заполняется.
Увольнение сотрудника в связи со смертью
По общему правилу при увольнении работник должен ознакомиться под роспись с приказом об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Но в данной ситуации сам работник уже не сможет расписаться, а ознакамливать с приказом, к примеру, родственников умершего сотрудника работодатель не должен. Соответственно, на приказе об увольнении по смерти сотрудника будет стоять подпись лишь работодателя.
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Задать вопрос
Это тоже важно знать:
Обходной лист при увольнении: нужен ли он при увольнении, образец заполнения
Забегая вперед, отметим, что подпись родственников не понадобится и на других кадровых документах (трудовая книжка, личная карточка).
После издания приказа об увольнении, бухгалтерия должна начислить соответствующие выплаты. Выплатить начисленную сумму предприятие может в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника. Если за этот период родственники не обратились, тогда вся сумма плюсуется к наследству. В случае если наследства нет, тогда деньги остаются у работодателя.
Это тоже важно знать:
Как уволить сотрудника без его желания: что говорит закон
Получить выплаты могут родственники, супруги и лица, которые находились на иждивении умершего. Если претендентов несколько, вся сумма выдается первому обратившемуся. При возникновении спорной ситуации, можно предложить родственникам договориться или обратиться в суд.
Предприятие должно выплатить всю сумму в течение 1 недели после обращения родственников.
Умершему сотруднику полагаются выплаты как при обычном увольнении:
- оклад;
- больничный;
- все необходимые надбавки;
- премии;
- компенсация за неиспользованный отпуск.
Помимо них, на рассмотрение руководства может быть начислена материальная помощь родственникам или компенсация за погребение. Порядок начисления всех выплат рассмотрим в таблице.
| № п/п | Наименование выплат | Порядок начисления | Особенности |
| 1. | Заработная плата | Начисление заработной платы происходит до дня смерти. Согласно табелю, рассчитываются отработанные дни, и начисляется зарплата. При этом учитываются все надбавки, премии и т. д. | День смерти не оплачивается. |
| 2. | Компенсация за отпуск | Предприятие обязано выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Начисления производятся согласно действующему законодательству. Если на момент смерти работник уже находился в отпуске, который ему предоставили авансом, тогда назад деньги никто не возвращает. | |
| 3. | Больничный | Если человек умер во время своей болезни, тогда бюллетень закрывается в день смерти. | День смерти не оплачивается |
| 4. | Компенсация за погребение | Начисляется на основании предоставленных квитанций и счетов родственниками. Данную выплату может получить любой человек, который потратил свои личные сбережения на погребения. | Составляет 5740,24 руб. |
Увольнение в связи со смертью работника: пошаговая инструкция по оформлению
Иногда увольнение работников может осуществляться по независящим от сторон причинам. Подобная потребность может возникнуть в результате гибели сотрудника. Процесс прекращения трудовых отношений в этом случае не может осуществляться по стандартной схеме.
Как будет происходить увольнение в связи со смертью работника? Далее в статье.
В Трудовом кодексе РФ четко прописан алгоритм действий в таких ситуациях. Оформляя все необходимые документы обязательно нужно ссылаться на статью 83 «Увольнение в связи со смертью работника» ч. 1 ТК РФ.
И все же перед тем как подробно рассказать об этапах увольнения, предлагаем ознакомиться со всеми возможными ситуациями смерти.
- работник уходит из жизни не на рабочем месте, а в свободное время (дома, на отдыхе и т. д.);
- сотрудник умирает на работе, или в командировке, выполняя служебные обязательства.
Если событие случается в нерабочее время, тогда выяснение причин смерти происходит без участия руководства предприятия. В таком случае родственники после получения свидетельства о смерти приносят его на место работы умершего, где производится стандартная процедура увольнения умершего, согласно Трудового кодекса РФ.
Если смерть наступила на производстве, то в любом случае назначается расследование несчастного случая, в ходе которого могут подтвердить непричастность руководителя, или привлечь его к ответственности.
Смерть работника в командировке – это самый непростой случай, при котором также назначается расследование, где устанавливается, при каких обстоятельствах погиб сотрудник (в рабочее или свободное время). По его результатам руководителя могут обязать выплачивать денежную компенсацию семье умершего.
Как уволить умершего сотрудника? Как и при увольнении по любому иному основанию, при увольнении в связи со смертью работника издается соответствующий приказ (ст. 84.1 ТК РФ).
Документом, служащим основанием для оформления такого приказа, является свидетельство о смерти работника.
Обычно приказ издается в тот же день, когда работодателю представляют данное свидетельство. Но какую дату увольнения в связи со смертью указать в приказе?
Если работник организации скончался, процесс увольнения осуществляется в соответствии со стандартной схемой. Она имеет следующий вид:
- Родственники сообщают о происшествии и предоставляют подтверждающую документацию. Представители компании должны скопировать её и составить соответствующее распоряжение.
- Специалист по кадрам подготавливает приказ. В нем фиксируются персональные данные сотрудника. Можно указать табельный номер специалиста. Дополнительно нужно указать причину увольнения. К приказу нужно приложить копию документа, подтверждающего кончину специалиста.
- Заполняется уведомление об увольнении. В нём должно четко содержаться число, когда прекращено сотрудничество со специалистом. Цифра должна совпадать с датой гибели. Правило действует даже в том случае, если свидетельство о смерти было предоставлено в другой день. Это справедливо, когда человек числился отсутствующим в организации. Дополнительно нужно указать название бумаги, выступающей основанием для увольнения. Строка, которая предполагается для подтверждения ознакомления с приказом, остается незаполненной.
- Приказ передается руководителю предприятия. На нем проставляется мокрая печать. Затем бумага регистрируется в журнале.
- Происходит оформление справки расчета. Её должны заполнить два специалиста. Одним из них выступает работник отдела кадров, который должен указать реквизиты организации, сведения об использованных отпусках, личные данные специалиста и фактически отработанный промежуток времени. Сведения необходимы для выполнения бухгалтерских расчетов. Вторую часть справки заполняет бухгалтер. Специалист производит расчет положенных выплат на основании данных, предоставленных кадровой службой.
- Осуществляется оформление личной карточки гражданина. Чтобы произвести ее закрытие, необходимо внести запись об увольнении. Дополнительных данных не требуется.
- Производится внесение записи в трудовую книжку. Закон обязывает руководителя организации прописать факт расторжения трудового договора и основание принятия решения. Все внесенные записи заверяются работодателем или иным ответственным лицом. Дополнительно проставляется печать организации. Графа, предназначенная для подписи работника, не заполняется.
Дополнительно нужно внести запись в книгу учета. Когда заполнение документации завершено, трудовая книжка предоставляется родственникам почившего.
Родственники, которые претендуют на выплаты и изъявили желание забрать трудовую книжку умершего, должны при себе иметь следующие документы:
- Свидетельство о смерти из ЗАГСа + его копия;
- Решение суда или акт, подтверждающий несчастный случай (в случае смерти на производстве);
- Оригинал документов и его копии (паспорта) человека, который будет получать выплаты и трудовую книжку;
- Больничный лист (если смерть произошла во время болезни);
- Счета или квитанции, подтверждающие расходы, связанные с погребением (если родственники претендуют на выплату пособий);
- Заявления, составленные в произвольной форме для выплаты остатка заработной платы, материальной помощи, компенсаций и т. д.
Датой увольнения умершего сотрудника будет являться дата его смерти, указанная в свидетельстве.
По общему правилу при увольнении работник долж��н ознакомиться под роспись с приказом об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Но в данной ситуации сам работник уже не сможет расписаться, а ознакамливать с приказом, к примеру, родственников умершего сотрудника работодатель не должен. Соответственно, на приказе об увольнении по смерти сотрудника будет стоять подпись лишь работодателя.
Смерть работника установлена
Как и для каждого увольнения, для увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ необходимо основание. Когда в смерти работника нет никаких сомнений и факт смерти зарегистрирован в установленном порядке, таким основанием будет свидетельство о смерти, которое выдается органами ЗАГС.
Форма свидетельства утверждена Приказом Минюста РФ от 25.06.2014 № 142 «Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния». Согласно ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) свидетельство о смерти содержит следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, гражданство, дату и место смерти умершего;
- дату составления и номер записи акта о смерти;
- место государственной регистрации смерти (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация смерти);
- дату выдачи свидетельства о смерти.
Таким образом, основанием прекращения трудового договора с умершим работником будет свидетельство о смерти, предоставленное его родственниками (или близкими) работодателю.
Как оформить прекращение трудовых отношений, если работник умер
На основании предъявленного врачебного свидетельства о смерти (формы 106у-10) сотрудники отдела ЗАГС вносят регистрационную запись о смерти в актовую книгу и выдают гербовое свидетельство родственникам скончавшегося.
На основании свидетельства, выданного ЗАГСом, трудовой договор прекращается. Если свидетельство отсутствует, работодатель имеет право запросить выписку из актовой книги, которая подтверждает факт кончины работника. Тогда, с того дня, который соответствует дате смерти, трудовой договор прекращается на основании этой выписки.
Соответствующий приказ оформляется так:
«ПРЕКРАТИТЬ:
С Тимофеевым Степаном Ильичом, старшим научным сотрудником, 13.02.2020 трудовой договор в связи со смертью по п.6 ст.44 Трудового кодекса Республики Беларусь.
Основание: свидетельство о смерти от 13.02.2020».
Смерть работника установлена
Как и для каждого увольнения, для увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ необходимо основание. Когда в смерти работника нет никаких сомнений и факт смерти зарегистрирован в установленном порядке, таким основанием будет свидетельство о смерти, которое выдается органами ЗАГС.
Форма свидетельства утверждена Приказом Минюста РФ от 25.06.2014 № 142 «Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния». Согласно ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143‑ФЗ) свидетельство о смерти содержит следующие сведения:
– фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, гражданство, дату и место смерти умершего;
– дату составления и номер записи акта о смерти;
– место государственной регистрации смерти (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация смерти);
– дату выдачи свидетельства о смерти.
Таким образом, основанием прекращения трудового договора с умершим работником будет свидетельство о смерти, предоставленное его родственниками (или близкими) работодателю.
К сведению
В случаях, когда у работника не было никаких родственников, осуществить погребение и получить свидетельство о смерти вправе иное лицо, взявшее на себя эту обязанность (ст. 8 Федерального закона от 12.01.1996 № 8‑ФЗ «О погребении и похоронном деле»). И таким лицом, в частности, может быть работодатель.