Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация отпуска при увольнении: нюансы начисления и отражения в учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Трудовом кодексе не приводится механизм расчета стажа работы, исходя из которого определяется право работника на компенсацию неиспользованного отпуска. Поэтому следует руководствоваться документом под названием «Правила об очередных и дополнительных отпусках» (далее Правила). Он принят еще в СССР (утвержден 30 апреля 1930 года), но в соответствии со статьей 423 ТК РФ, те его положения, которые не противоречат Трудовому кодексу, действуют до сих пор.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Выплачивается ли компенсация за неиспользованный отпуск, если работник проработал меньше половины месяца
При увольнении сотрудникам, помимо зарплаты, выплачивается также компенсация за неиспользованный отпуск, если работник не успел его отгулять. Компенсация вычисляется пропорционально количеству фактически отработанных дней. При учете отработанного времени бухгалтер должен включать полные месяцы и неполные. Однако, если под неполным месяцем понимается менее половины месяца, то он не учитывается. Если же в течение неполного месяца служащий трудился более половины дней месяца, он будет учтен как полностью отработанный.
Многие путают одну вещь — для расчета компенсации берутся не календарные месяца (с первого по тридцатое или тридцать первое число), а месяцы, проведенные на работе, то есть первым днем будет день официального трудоустройства и начала выполнения трудовых обязанностей.
Например, сотрудник был принят на предприятие 4 июня, значит полный месяц будет им отработан 3 июля. Допустим, сотрудник уволился 14 июня, значит он отработал 10 дней — это меньше половины месяца, и компенсация за неиспользованный отпуск выплачена не будет. Если бы он ушел с работы 20 июня, отработанных дней было бы 16, и компенсация была бы выплачена.
Если отработал 5 месяцев и уволился, выплачивают ли компенсацию за отпуск?
В соответствии с Трудовым кодексом РФ право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники без исключения — из расчета 28 календарных дней в году. При этом такое право не зависит от категории работника (постоянный, сезонный или временный, основной или совместитель), его профессии или же режима рабочего времени, в котором он трудится (полное или неполное — например, на полставки).
При увольнении представить отпуск в натуре (т.е. в днях) невозможно, поэтому работодатель выплачивает работнику денежную компенсацию (это положения статьи 127 ТК РФ).
Соответственно, такая компенсация положена всем без исключения увольняющимся работникам — независимо от причин увольнения и продолжительности работы.
Просто, если работник перед увольнением проработал менее года, количество оплачиваемых дней отпуска ему рассчитывается пропорционально отработанному времени — будет не 28 дней, а меньше.
Рассчитать, сколько дней компенсации положено, очень просто:
Шаг 1. Нужно подсчитать, сколько отработано месяцев. Расчет ведется со дня оформления на работу в полных месяцах. Если в неполном месяце получилось больше 15 дней, он округляется до полного, если меньше — не учитывается.
Сотрудник отработал в компании 14 дней, положена ли ему компенсация за неиспользованный отпуск?
Ответ на вопрос:
При увольнении сотруднику, который не использовал свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169).
При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, — округляются до полного месяца. Такое правило установлено пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
- При этом срок, определенный в полмесяца, рассматривается как срок, исчисляемый днями, и считается равным пятнадцати дням согласно статье 192 ГК РФ.
- Таким образом, если сотрудник отработал в организации 14 дней, то есть меньше половины месяца, то компенсация за неиспользованный отпуск ему не положена.
- Подробности в материалах Системы Кадры:
- Ответ:Как рассчитать итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
- Порядок расчета
- Что необходимо учесть при расчете количества неиспользованных дней отпуска при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
- После того как вы определили средний дневной заработок, рассчитайте количество неиспользованных дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.
Отпуск нужно предоставлять ежегодно (ст. 114 ТК РФ). Поэтому и компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитайте за каждый год, в котором сотрудник не использовал (не полностью использовал) отпуск. При этом учитывайте не календарный год, а год фактической работы сотрудника (рабочий год – 12 рабочих месяцев).
Из времени, которое сотрудник отработал в каждом рабочем году, исключите:
- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса РФ);
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты общей продолжительностью более 14 календарных дней.
Такой порядок следует из пункта 1, абзаца 2 пункта 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, и статьи 121 Трудового кодекса РФ.
Размер компенсации
От чего зависит размер компенсации при расчете за неиспользованный отпуск при увольнении
Если окажется, что сотрудник отработал в организации в рабочем году от 11 до 12 месяцев, то за этот год ему положена полная компенсация за все неиспользованные дни отпуска (п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, письмо Роструда от 18 декабря 2012 г. № 1519-6-1).
Если сотрудник в рабочем году отработал в организации менее 11 месяцев, то за этот год ему положена пропорциональная компенсация (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). То есть количество неиспользованных дней отпуска в этом случае определяйте пропорционально отработанному времени:
| Количество неиспользованных дней отпуска | = | Общая продолжительность ежегодного отпуска | × | Количество полных отработанных месяцев |
| 12 |
Общая продолжительность ежегодного отпуска – это сумма дней основного и дополнительных отпусков в зависимости от категории сотрудников.
Количество полных отработанных месяцев определяйте по количеству отработанных в этих месяцах дней. Если сотрудник отработал больше половины месяца, тогда этот месяц нужно принять за полный. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, то этот месяц не учитывайте совсем. Такое правило установлено пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.
Правила исчисления компенсации за неиспользованные отпуска в процессе увольнения
Если работник уходит из предприятия, то он вправе отгулять не взятый отпуск по факту или получить денежный эквивалент этих дней. В случаях, когда причинами ухода является ликвидация компании или прекращение ИП, то выбора у него нет: ему по умолчанию перечисляют финансовую замену неотгулянного.
Статьей 127 (далее по тексту все ссылки на ТК РФ) предусмотрено, что такая компенсация обязательная. Ее выплачивают по умолчанию. Пример: сотрудник написал заявление на увольнение, в котором указал его дату. Предоставить отпуск фактически он не просил, соответственно, бухгалтерия готовит расчет с финансовой компенсацией этого периода.
Если же гражданин в своем прошении указал, что он хочет получить отдых по факту, то ему так и дают его (с последующим увольнением). То есть, письменная просьба на замену деньгами не использованного отдыха не требуется – компенсация будет насчитана и выплачена по умолчанию, но заявление потребуется, когда сотрудник захочет взять отпуск по факту.
На выплату денежной замены не влияют причины ухода. Это касается также случаев, когда основания для этого – нарушения дисциплины и прочих норм закона, например из п. 6 ст. 81 (письмо Роструда № 1917-6-1).
Все уравнения для расчетов основаны на «Правилах об отпусках» №169 (далее – Правила). Они утверждены в 30.04.1930 г., но неоднократно обновленные, причем, в своей основе оставаясь неизменными, действуют и по сей день.
Компенсация отпуска при увольнении: расчет
Количество дней неиспользованного отпуска определяют по факту исходя из того, что полному году стажа, дающего право на него, соответствуют 28 календарных дней, а каждому полному месяцу — 2,33 календарных дня. Когда последний месяц стажа оказывается неполным, то, рассчитывая компенсацию при увольнении, его учитывают как полный, если число дней работы в нем превышает половину месяца, и не учитывают, когда отработанный в нем срок составляет меньше половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Есть ситуации, при которых обязательной становится выплата компенсации отпуска при увольнении за полный год, хотя в реальности он оказывается отработанным не полностью (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Это случаи, когда сотрудник проработал:
- больше 11 месяцев и они все вошли в стаж, предоставляющий право на отпуск;
- от 5,5 до 11 месяцев, но вынужден уволиться по сокращению численности, из-за поступления на военную службу, направления на учебу или другую работу или из-за выявившейся непригодности к работе.
Определенное расчетом количество дней отпуска при расчете компенсации при увольнении законодательство округлять не требует. Поэтому можно в расчете компенсации отпуска при увольнении использовать число, имеющее знаки после запятой, а можно отразить в учетной политике положение об округлении его до целого числа. Принимая решение о том, как начисляется компенсация за отпуск при увольнении, следует иметь в виду, что округление всегда надо делать в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Рассмотрим расчет компенсации за неиспользованный отпуск пошагово.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск сотруднику, проработавшему менее 6 месяцев, при увольнении
По общим правилам, установленным Трудовым кодексом РФ, право на отпуск имеет тот работник, который, поступив на работу в первый год своей трудовой деятельности на данном предприятии, пробыл на должности хотя бы полгода. Соответственно, закон не обязывает выплачивать сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, если в общей сложности он проработал на предприятии менее 6 месяцев? Не все так просто, существуют нормативно-правовые акты, которые утверждают обратное. Кроме этого, если трудовой договор является срочным, или, в иных, предусмотренных законом случаях, следует работнику компенсацию все же выплатить. Рассмотрим ситуации, когда это необходимо, а также как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, если сотрудник проработал на предприятии менее 6 месяцев.
Выплачиваются ли отпускные при увольнении?
Дополнительные оплачиваемые отпуска должны браться в учет и тогда, когда с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, и он увольняется с предприятия, не проработав и шести месяцев. За неиспользование дополнительных отпусков, предприятие также должно выплатить компенсацию в денежном эквиваленте.
Общий порядок расчетов Для того, чтобы определить, сколько сотруднику положено дней отпуска, следует придерживаться простой формулы. Количество дней отпуска сотрудника, предусмотренных трудовым договором или коллективным договором, следует разделить на количество месяцев в году (а их 12).
После чего, станет ясно, сколько же дней отдыха положено сотруднику за месяц работы. Существует еще один способ добиться более конкретной цифры – разделить количество дней отпуска, на 365 (количество дней в году), после чего, умножить на количество отработанных сотрудником дней за расчетный период.
Порядок возмещения неиспользованного отпуска
Но, даже если подобных указаний в приказе нет, начисление и предоставление денежной компенсации проводится автоматически на базе положений действующего Трудового кодекса. Работодателю нужно руководствоваться статьей №140 ТК.
В ней приведены сроки расчета с сотрудником при увольнении. Согласно этой статье, денежная компенсация за неиспользованные отпуска должна быть выплачена работнику в полном объеме в день фактического расторжения с ним трудового договора, вместе с остальными положенными суммами финансовых средств (зарплата, пособие по больничному и т.п).
Если в это время сотрудник болел либо отсутствовал по каким-либо другим причинам, то это не лишает его причитающегося материального возмещения. Компенсация выдается ему в день явки на предприятие либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.
Как производится расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника?
Уволиться работник может по разным причинам. Основания для официального расторжения трудового договора закреплены в ст.49 ТК РК. При этом, если на дату увольнения у работника накопились неиспользованные дни трудового отпуска, у работодателя и работника имеется 2 варианта:
- отправить работника в трудовой отпуск с последующим увольнением, если срок трудового договора истекает, а время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока действия договора (п.1 ст.96 ТК РК);
- компенсировать неиспользованные дни отпуска соответствующей выплатой (п.2 ст.96 ТК РК).
Многие работники предпочитают использовать второй вариант, рассчитывая на компенсацию неиспользованных дней.
Для сведения: Согласно ТК РК (п.3 ст.95 и п.2 ст.96 ТК РК) получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска работник может только, если он был отозван из ежегодного оплачиваемого отпуска или при увольнении, если имеются неиспользованные дни отпуска. Если работник продолжает работать, но использовать отпуск не может по различным причинам, получить вместо отпуска компенсацию он не вправе. Также следует иметь ввиду, что законом запрещено непредоставление отпуска более двух лет подряд (п.3 ст.94 ТК РК). Поэтому работникам нет смысла «копить» дни в расчете на получение компенсации –получить деньги можно только оформив отзыв из оплачиваемого отпуска (по соглашению с работодателем).
Согласно п.2 ст.96 ТК РК, сумма компенсации рассчитывается исходя из средней заработной платы работника, которая, в свою очередь, рассчитывается по Единым правилам, утвержденным приказом Минздрава №908 от 30.11.2015 г. К данным правилам разработаны Методические рекомендации, разъясняющие порядок их применения.
В первую очередь, определяется средний дневной заработок:
Сумма начисленной за 12 месяцев зарплаты / Количество рабочих дней (часов) за 12 месяцев
Затем определяется средняя заработная плата:
Средний дневной заработок * Количество рабочих дней
Согласно п.6 Методических рекомендаций по применению Единых правил, дни неиспользованного отпуска отсчитываются с рабочего дня, следующего за датой увольнения работника и выбираются рабочие дни, приходящиеся на этот период с учетом режима работы. Для такого расчета удобно пользоваться Производственным календарем, который разрабатывается на каждый год и публикуется в свободном доступе.
Пример №1.
Работник принят на работу 11.01.2021 г., на условиях 40-часовой рабочей недели, пятидневки. Отработав 2 месяца, работник решил уволиться. Дата прекращения трудового договора -11.03.2021 г. За два отработанных месяца работнику начислена зарплата в сумме 300 000 тг. Фактически отработано дней:
- за январь 2021 г. -18 рабочих дней;
- за февраль 2021 г. -20 рабочих дней;
- за март 2021 г. – 8 рабочих дней.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при любом увольнении
В соответствии с Трудовым кодексом РФ право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники без исключения — из расчета 28 календарных дней в году. При этом такое право не зависит от категории работника (постоянный, сезонный или временный, основной или совместитель), его профессии или же режима рабочего времени, в котором он трудится (полное или неполное — например, на полставки).
При увольнении представить отпуск в натуре (т.е. в днях) невозможно, поэтому работодатель выплачивает работнику денежную компенсацию (это положения статьи 127 ТК РФ). Соответственно, такая компенсация положена всем без исключения увольняющимся работникам — независимо от причин увольнения и продолжительности работы. Просто, если работник перед увольнением проработал менее года, количество оплачиваемых дней отпуска ему рассчитывается пропорционально отработанному времени — будет не 28 дней, а меньше.
Рассчитать, сколько дней компенсации положено, очень просто:
Шаг 1. Нужно подсчитать, сколько отработано месяцев. Расчет ведется со дня оформления на работу в полных месяцах. Если в неполном месяце получилось больше 15 дней, он округляется до полного, если меньше — не учитывается.
Например: работник устроился 9 января, а увольняется — 15 марта. Время работы: 2 полных месяца (9 января — 8 февраля и 9 февраля — 8 марта)и 7 дней. Так как 7 дней меньше 15-ти, то эти семь дней во внимание не принимаются; в расчет берется 2 полных месяца.
Если же работник устроился на работу 9 января, а увольняется — 25 марта, то время работы составит 2 полных месяца и 17 дней. Поскольку 17 больше 15-ти, они округляются до полного месяца — расчет компенсации будет производиться за три полных месяца.
Шаг 2. Определяется общее количество дней отпуска, полагающегося работнику за все время работы, исходя из следующего:
28 (положено дней за весь год) : 12 (число полных месяцев в году) х число отработанных месяцев
Шаг 3. Из общего числа положенных дней отпуска вычитаем число дней, уже представленных работнику отпусков (если отпуск не разу не представлялся, этот шаг не нужен).
Таким образом, если Вы отработали пять полных месяцев, то при увольнении (по любой причине) Вам обязаны оплатить компенсацию за неиспользованный отпуск за 28 : 12 х 5 = 11,65 дней.
Сумму положенной компенсации также можно оценить самому. Для этого:
Шаг 1. Нужно сложить все начисленные за отработанное время суммы — за последние 12 месяцев. Обратите внимание: именно начисленные, а не выплаченные; при этом оплата больничных и отпускных в эту сумму не включается.
Если отработано меньше года (как в Вашем случае), то складываются суммы за отработанное время. Месяц увольнения в расчет не включается.
Шаг 2. Рассчитываем число календарных дней в этом периоде.
Если все месяцы работы были полными, то все просто — берется среднее число календарных дней 29,4 и умножается на число месяцев.
Вернемся к нашему примеру: с работником, устроившимся 9 января и увольняющимся 15 марта.
Дни марта для расчета не учитываем — берутся только месяцы, предшествующие увольнению. Январь и февраль — отработаны полностью. Значит, количество календарных дней в расчетном периоде:
29,4 (среднее число дней в месяце) х 2 (число месяцев) = 58,8 дней.
Шаг 3. Суммы, начисленные за отработанное время, нужно разделить на число календарных дней — получим величину среднего заработка за день.
Шаг 4. Средний заработок умножаем на число дней неиспользованного отпуска — вот и сумма компенсации.
Выплатят, разумеется, сумму за минусом налога на доходы физических лиц — 13 %.
Увольняя работника и компенсируя его отпуск деньгами, нужно заполнить его кадровые документы. В личной карточке сотрудника это графы с 4 по 7. Также нужно сделать запись в графе отпусков в разделе примечаний, отметив факт компенсации и реквизиты соответствующего приказа. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении классифицируется как расходы на оплату труда в налоге на прибыль и УСН 15%. А вот НДФЛ и страховыми взносами она облагается в полной мере.
Это важно знать: Материальная помощь перед отпуском
Перед подсчетом компенсации сначала разберитесь с тем, положена ли она вообще работнику. Но самая важная часть компенсации – это расчет ее суммы. Если вы с этим справитесь, никаких проблем не возникнет.