Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет топливных карт и расхода ГСМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.
Что собой представляют топливные карты
Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.
Виды ТК различны:
- По обозначенному лимиту:
- лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
- нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
- По виду баланса:
- денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
- литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
- По способу расчета:
- дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
- кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.
Бухгалтерский учет расходов на топливо
Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте. Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты:
- счет-фактуру,
- товарную накладную,
- акт сверки взаимных расчетов,
- ежемесячный отчет по операциям.
В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка | 60.2 | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной | 10.3 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры | 19 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок | 68 | 19 |
| Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов | 60.1 | 60.2 |
| Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов | 20, 26, 44 | 10.3 |
Экспертиза нефтепродуктов и горюче-смазочных материалов (ГСМ)
Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:
- Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
- Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
- Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
- Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
- При оформлении большего лимита действуют скидки;
- Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
- Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).
Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами.
Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.
Виды карт:
- лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
- нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).
Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)
- литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
- денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).
Этапы оформления карты:
- Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
- Создать личный кабинет.
- Определиться с параметрами договора:
- установить лимит на количество топлива;
- закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
- выбрать марку бензина.
- Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).
Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).
Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.
Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ
Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.
Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:
- Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
- ФИО водителя, его личная подпись;
- Дата выдачи топливной карты водителю;
- Дата, на которую карта должна быть возвращена.
Топливные карты бывают:
- денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
- литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).
Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.
Технологические процессы хранения нефтепродуктов на АЗС
Чаще всего нефтепродукты на АЗС хранятся в двустенных стальных резервуарах, соответствующих нормативным требованиям, или фасованными в тару. Порядок хранения продуктов в емкостях должен быть организован так, чтобы их загрязнение или смешивание были исключены, потери сведены к минимуму, а качество полностью сохранено. В емкостях с бензином не должно быть подтоварной воды более установленного уровня, который обеспечивается конструкцией устройства для дренажа жидкости. Емкости могут заполняться нефтепродуктом не более чем на 95 % от их объема.
Ответственным за контроль и сохранение качественных характеристик нефтепродуктов является лицо, которое официально назначается распорядительным документом предприятия.
Для сохранения потребительских характеристик нефтепродукта необходимо:
- содержать резервуары, сливные устройства, топливораздаточные колонки исправными и чистыми;
- постоянно контролировать герметичность емкостей для хранения нефтепродуктов, технологических трубопроводных сетей, запорной арматуры, что позволяет исключить проникновение в них атмосферных осадков и грязи;
- придерживаться гарантийного срока хранения;
- соблюдать все требования нормативов.
Как работают топливные карты
Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.
После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.
При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:
-
пополнение баланса компании;
-
списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
-
транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
-
остаток средств на балансе компании.
Очень часто при транспортировке грузов случается так, что продукция доставляется ровно в срок, товар полностью в надлежащем состоянии, а вот принимающая сторона отказывается от приема груза. Именно на завершающей стадии возникают различные разногласия между принимающей стороной и перевозчиком. Стоит отметить, что процедура приема товара не является сложной, однако имеет некоторые особенности.
На завершающей стадии тот, кто транспортировал товар, обязан передать его принимающей стороне, информация о которой указана в транспортной накладной. Перед началом перевозки продукции логистическая компания должна связаться с принимающей стороной и уточнить точную дату доставки груза. В свою очередь, принимающая сторона обязана к назначенному дню обеспечить место для приема товара или же предоставить место для хранения полученной продукции.
Всю продукцию, которую перевозят в специальных опломбированных контейнерах, принимающая сторона обязана принять без проверки состояния и качества товара. В процессе приемки такой товар не взвешивается. Это же правило распространяется и на стандартные грузы. Что касается штучного товара, то он также принимается без контрольного взвешивания. Обычно на такой продукции указан точный вес.
Можно ли отказаться от проведения экспертизы
Внешняя экспертиза — это право заказчика, но здесь есть свои исключения. Правительство РФ вправе определить случаи обязательного проведения экспертами, экспертными организациями экспертизы предусмотренных контрактом поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
Обратите внимание, что заказчик не вправе переложить свою обязанность по проведению экспертизы на контрагента. Так как экспертиза является неотъемлемой частью приёмки, а приёмка — это обязанность заказчика. Также незаконно требовать от поставщика оплатить услуги привлечённых заказчиком экспертов.
Экспертиза может не проводиться в нижеперечисленных случаях.
- Если поставщик может самостоятельно предоставить экспертную оценку товаров, работ или услуг, которые он и поставляет.
- Если товары, работы или услуги поставляют для федеральных государственных нужд (например, для решения задач по безопасности и жизнеобеспечению страны).
- Если поставляемые товары, работы или услуги уже прошли экспертизу до момента приёма.
- Если это предусмотрено Постановлениями Правительства РФ.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Правила приемки топлива
Перед закачкой горючего надо выяснить, каковы его запасы в вашем баке. Распространена схема мошенничества, при которой сотрудник записывает заниженное значение с целью хищения солярки или бензина. Позже, когда после залива топлива в емкость выявится его недостача, она будет списана на водителя бензовоза. Противостоять мошенничеству просто: надо замерить остатки, не уведомляя его о предстоящей доставке дизельного топлива — тогда мошенник не успеет ничего предпринять.
По прибытию цистерны необходимо:
- убедиться в целостности пломб на вентиле слива и крышке;
- заменить уровень горючего — внутри есть специальные мерочные риски;
- попросить водителя бензовоза предъявить калибровочный паспорт на цистерну.
О мошенничестве могут свидетельствовать следующие признаки:
- уровень топлива существенно ниже мерочных планок;
- нарушены пломбы — это говорит о том, что во время транспортировки цистерну вскрывали;
- отсутствие документации — явный показатель того, что представителю поставляющей дизельное топливо организации есть что скрывать.
Важный этап приемки горючего — слив остатков из шланга в специальные емкости. Необходимость этой процедуры обусловлена спецификой наполнения стоящих на земле баков: в шланге может накапливаться до 30-50 л горючего. После полного слива дизельного топлива или бензина необходимо проверить, чтобы внутри цистерны ничего не осталось. Очень важно позаботиться о том, чтобы площадка для слива была ровной, так как при расположении цистерны под уклоном в ней будет оставаться определенное количество горючего.
Водителя бензовоза Дмитрия Граховского встречаем за стойкой оператора. Он отдает накладные на бумажном носителе, которые дублируют электронные. Оператор сверяет: все точно, как в аптеке. Далее возвращаемся к бензовозу. Он может стоять только там, где стоит, – на специальной площадке. Где-то там и резервуары.
Первым делом оператор (кстати, он должен быть в спецодежде определенного образца и даже иметь каску) проверяет, поставил ли водитель под колеса противооткатные упоры. Есть. Второе правило – пломба на ящике. В порядке. Ящик, за дверцей которого находятся большущие краны, открывается, и начинает действовать третье правило – заземление. Проще говоря, проволока цепляется за металлическую часть крана и соединяется со специальным столбиком на площадке. Это одна из необходимых мер предосторожности.
Прием топлива происходит долго. Казалось бы, нацепил рукава – и вперед. Очень много степеней контроля. Впрочем, всё для нас же, клиентов.
Оттуда же, из цистерны, оператор берет пробу для проверки качества, плотности, температуры. Все эти параметры определяются специальным прибором, похожим на обыкновенный градусник. Называется – ареометр. Для каждого вида топлива свой прибор. Затем проверенные пробы в запечатанном виде хранятся в специальном шкафчике до полной реализации данной партии нефтепродуктов.
Далее водитель и оператор закрепляют рукава, идущие от бензовоза к кранам резервуаров, проверяется надежность и дается команда на слив. Наконец!
Потом все происходит в обратном порядке: отсоединить рукава, закрыть кран аварийного резервуара, смотать проволоку заземления и так далее. Все по правилам. Они расписаны четко и очень подробно в документе, который называется “Порядок учета нефтепродуктов при приеме, хранении и отпуске на АЗС “Белоруснефть”.
Бухгалтерский учет топлива, приобретенного по смарт-картам
Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету. В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца.
Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами.
Порядок передачи смены и составления отчетов по смене
В момент приема/передачи смены оба оператора АЗС (и передающий смену, и принимающий её) вместе выполняют следующие действия:
- снимают суммарные показания со всех счетчиков узла учета и всех счетчиков ТРК и МРК;
- совместно замеряют объем реализованных в течение смены нефтепродуктов (показатель объема определяется с помощью градуировочных таблиц после измерения уровня остатков НП);
- используя полученные значения объема и плотности, а также после измерения температуры, производят расчет количественного значения массы остатков в каждом резервуаре АЗС;
- производится передача остатков денег и талонов, а также прочих материальных ценностей;
- производят контроль погрешностей на каждой ТРК /МРК.
В момент передачи смены операторы составляют отчет по смене. Форма отчета – либо номер 25-НП, описанная в Инструкции, либо внутренняя форма, которая разработана в конкретной организации на базе этого документа.
Кроме основных, предусмотренных формой 25-НП, показателей, желательно внести в сменный отчет данные результатов замеров температуры и плотности, сделанных в течение смены.
Также в этом отчете фиксируется недостача или, наоборот, излишек нефтепродуктов за смену, которые определяются в виде разницы между показаниями, которые дали счетчики ТРК (узла учета) и данных, полученных путем проведения замеров остатка НП в резервуарах АЗС на момент передачи смены.
Излишек/недостача НП указывается в весовых единицах, с учетом погрешностей измерительных приборов ТРК/МРК, и принимается бухгалтерией предприятия к учету по каждой отдельной смене. Этот учет ведется в контрольно-накопительной ведомости в течение всего интервала между инвентаризациями. На момент инвентаризации все такие отклонения подсчитываются в итоговом количестве за весь межинвентаризационный период.
Каждый месяц бухгалтерия предприятия формирует оборотно-сальдовую ведомость, отражающую движение НП в единицах массы, разделенную по следующим критериям:
- марки нефтепродуктов;
- право собственности на них (собственные или предоставленные на хранение поклажедателями).