Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация удаленной работы в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Регулирование трудовой деятельности удаленщиков
С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.
В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:
|
Как было |
Как стало |
|
|
Виды удаленной работы |
Не было подразделения на виды |
|
|
Основание для удаленки |
Трудовой договор |
Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ |
|
Обмен документацией |
УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией |
УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом |
|
Оплата труда |
Не было требований |
Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку |
|
Оборудование |
Не было требований |
Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника |
|
Режим работы |
Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно |
Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно |
|
Командировка |
Не было требований |
Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК) |
|
Основания для увольнения |
Прописывались в трудовом договоре |
Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:
|
|
Приказ об увольнении |
Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений |
Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) |
Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия
Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.
Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.
Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке
В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:
- заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
- их расторжении.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:
- коллективным договором;
- локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовым договором,
- дополнительным соглашением к договору.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).
Право удаленного работника на отдых
В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.
Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.
Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:
- для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
- предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
- выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Как изменилось регулирование режима работы и отдыха сотрудников на «удаленке»
В новой редакции ст. 312.4 ТК РФ более подробно прописана возможность работодателя регулировать в ЛНА вопросы, связанные с деятельностью дистанционного сотрудника, а именно:
- режим рабочего времени постоянного сотрудника на «удаленке» или периодичность выполнения трудовой функции при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова временного дистанционного сотрудника на стационарное рабочее место;
- условия и порядок выхода такого сотрудника на стационарное рабочее место по личной инициативе;
- порядок предоставления всех видов отпусков сотруднику, постоянно работающему в дистанционном формате.
Если работодатель не укажет в ЛНА режим рабочего времени, то дистанционный работник может устанавливать его себе самостоятельно.
Время взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя (телефонные звонки, видеоконференции и т.п.) нужно учитывать, как рабочее.
Регулирование сверхурочной работы дистанционных работников
В статье 3124 нового ФЗ указано: время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Такая забота о сотрудниках со стороны законодательства понятна: дистанционные работники часто перерабатывают, а время таких переработок (когда звонки/письма поступают работнику за пределами рабочего времени) не оплачивается как сверхурочная работа.
Однако надо отметить, что это положение выглядит спорным: закон не конкретизирует, какое именно взаимодействие имеется в виду. Считается ли, например, сверхурочной работой, если сотруднику позвонили после окончания рабочего дня и попросили ответить на несколько вопросов? По логике закона переработкой может считаться любой внеурочный контакт, и тогда работодатель должен чуть ли не всех своих сотрудников оформлять на работу с ненормированным рабочим днем. А это подразумевает различные компенсации, что тоже невыгодно бизнесу.
Удаленка: дальнейшие перспективы
Предельно ясно, что пандемия коронавируса скажется на дальнейшей жизни людей и экономике страны. Бесследно не пройдет и ввод дистанционного режима работы. Но какие возможности для бизнеса и работников может принести удаленка?
Новый режим работы позволит работодателям сократить расходы. То есть предприятиям не надо будет арендовать помещение под офисы, закупать компьютеры, оргтехнику и канцелярию, а также проводить спецоценку труда и соблюдать другие требования (пожарная безопасность или медосмотры).
В настоящее время работодатели смогут уменьшить расходы и на профилактику коронавируса в офисе, то есть не придется обрабатывать каждые 2 часа рабочие места специальными растворами.
Кроме этого, работодатели смогут пригласить сотрудников из любых городов. То есть руководитель сможет выбрать именно того специалиста, который ему нужен, без привязки к определенному городу.
Человек тоже получает выгоду от удаленного режима работы. У него появляется более ли менее свободный график. Работнику ни кто не сможет сказать, когда ему можно сделать перерыв или попить кофе/чай.
Также, в рабочее время человек сможет выполнять и домашние дела, например, постирать белье или приготовить ужин.
Про личное оборудование
Значительной проблемой и поводом испортить отношения между руководством и сотрудниками стало применение личных компьютеров, телефонов, принтеров и прочей техники в работе. Эта сфера также затронута в обновленных положениях ТК, и отныне работодатель должен обеспечить дистанционного сотрудника:
- необходимым оборудованием;
- всеми требуемыми программно-техническими средствами;
- обязательными средствами защиты данных;
- иными средствами, которые требуются для работы.
При этом сотрудник может работать с применением собственного или взятого в аренду оборудования, но нужно уведомить работодателя и действовать в его интересах (ст. 312.6 ТК РФ). Однако в этой ситуации компания должна компенсировать сотруднику на «дистанте»:
- применение им такого оборудования, программного обеспечения и других средств;
- связанные с этим затраты.
Но надо понимать, что единых тарифов и сроков компенсации нет и не будет. Данные правила будут фиксироваться в нормативных актах каждой компании самостоятельно.
Удаленная работа с 1 января 2021 года осуществляется на основании норм ТК РФ в скорректированном виде. При этом на работника распространяются все положения кодекса с учетом особенностей, предусмотренных отдельной главой ТК РФ 49.1.
Что такое удаленная или дистанционная работа по новому закону?
Это особый режим труда, когда трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места. Работа может осуществляться не на территории работодателя с использованием программного обеспечения и сети Интернет. Взаимодействие работодателя и сотрудника также осуществляется посредством использования телекоммуникационных сетей.
Выделяется три вида дистанционной работы:
- постоянная, когда сотрудник все время работает удаленно;
- временная, но не больше полугода;
- комбинированная — работник совмещает два режима труда: удаленно и на стационарном рабочем месте.
Как заработать больше?
Выделю несколько принципов, внедрив которые вы заработаете больше денег работая удалённо в сферах интернет-маркетинга, программирования, разработки игр или создания дизайна.
Учимся практике без воды. 90% теории не будет работать без практики. Поэтому после выбора работы, обязательно практикуемся на реальных задач. Это даст вам преимущество — у вас будет появляться личный опыт, который поможет в работе над проектами.
Создайте себя как эксперта. 1000 раз было сказано, что человек хорош в 1 деле. Например, Уоррен баффет делает деньги в сфере инвестиции, Илон Маск строит Ракеты для полёта в космос, а вы занимайтесь веб-дизайном:)
Расширяйте пакет услуг. Например, создаёте сайты и вы клиенту допродаёте ещё создание баннеров для таргетированной рекламы в инстаграм. Средний чек услуг растёт.
Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.