Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить отсутствие по невыясненной причине в СЗВ-СТАЖ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в том числе с которыми заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.
Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ
На застрахованных лиц, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости населения.
Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.
За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.
Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.
Раздел 5. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»
Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.
В этом разделе указываются следующие данные:
- наименование структурного подразделения;
- наименование профессии, должности и количество рабочих мест в соответствии со штатным расписанием;
- количество фактически работающих;
- характер выполняемых работ и дополнительные условия труда;
- наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях;
- код особых условий труда (выслуги лет);
- код позиции списков № 1 и 2.
В соответствующих полях автоматически указываются общее количество рабочих мест и количество фактически работающих в особых условиях труда.
Расхождения сведений в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М
Сведения о застрахованных лицах, которые работодатель подает в ПФР двумя отчетами — СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, должны совпадать. Но иногда расхождения случаются.
Возьмем пример: сотрудник отсутствовал на работе больше месяца — его не было с 12 августа по 7 октября 2021 года. 8 октября его нашли, но объяснить свое отсутствие он не смог. В тот же день издали приказ о его увольнении с 12 августа 2021 года. В СЗВ-М за август и сентябрь он попал, так как на момент отправки отчета еще не был уволенным, а в СЗВ-СТАЖ период его работы будет указан по 11 августа 2021 года.
Исправить расхождение можно одним из двух способов:
- отправить корректирующую форму СЗВ-КОРР с указанием периода с 12 августа по 7 октября 2021 года и кода исчисления страхового стажа «НЕОПЛ»;
- отправить отменяющую форму СЗВ-М за август и сентябрь по конкретному сотруднику. Будет ли за это штраф в 1000 рублей (2 месяца по 500 рублей за одно застрахованное лицо), нужно уточнять в своем отделении ПФР. Основания для наложения штрафа нет, если работодатель внес исправления самостоятельно, без уведомления от ПФР.
Отражаем периоды работы, которая дает право на досрочную пенсию
В конце 2021 года изменились правила исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение пенсии.
Где закреплено: Постановление Правления ПФ РФ от 06.09.2021 № 304п.
Есть два важных изменения:
Период повышения квалификации теперь не исключается из льготного стажа.
В этот период работники не выполняют работу, но за ними сохраняется место работы должность и средняя зарплата. Работодатель платит за них страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Поэтому в льготный стаж включаются периоды профессионального обучения и дополнительного профессионального образования работников, необходимых для выполнения ими трудовых функций.
Это значит, что при заполнении формы СЗВ-СТАЖ код «КВАЛИФ» можно указывать в графе 11 одновременно с указанием кодов особых условий труда или выслуги.
Где закреплено: п. 3.1 Постановления Правительства РФ от 16.07.2014 № 665 в ред. Постановления Правительства от 04.03.2021 № 322.
Можно одновременно указывать дополнительные сведения с кодом «ДЕТИ» и территориальные условия труда с кодом «СЕЛО».
Период отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет должен включаться в стаж работы в сельском хозяйстве, поэтому теперь при наличии кода «ДЕТИ» можно будет указывать код «СЕЛО». Проверочная программа будет выдавать ошибку на присутствие любого другого кода территориальных условий труда.
Полный перечень кодов с расшифровкой можно найти в приложении к Постановлению Правления ПФР № 507п. Ниже сгруппированы общие положения и расшифровка самых частых кодов по каждой из граф СЗВ-СТАЖ.
В каких графах формы СЗВ-СТАЖ нужно ставить коды
| Графа отчета СЗВ-СТАЖ | Какой код ставить |
| Графа 8 | Территориальные условия |
| Графа 9 | Особые условия труда |
| Графа 10 | Исчисление страхового стажа, основание |
| Графа 11 | Исчисление страхового стажа, дополнительные сведения |
| Графа 12 | Условия досрочного назначения пенсии |
Общая информация об отчёте
СЗВ-СТАЖ — регламентированный отчёт, сдаваемый в ПФР по форме из Постановления от 06.12.2018 № 507П. Он сдаётся на сотрудников, оформленных по трудовым или ГПХ договорам.
СВЗ-СТАЖ имеет три формы:
| На всех застрахованных лиц | Каждый год не позже 1 марта, следующего за отчётным годом |
| При назначении пенсии | В течение 3-х календарных дней с момента обращения |
| При увольнении | В день увольнения |
| По заявлению сотрудника | В течение 5-ти рабочих дней с момента обращения |
СЗВ-СТАЖ можно заполнять в бумажном виде при численности работников менее 25 человек. В противном случае — в электронном формате.
Основные правила заполнения
- В верхней части страницы указывается регистрационный номер в ПФР.
- В каждую строку вписывается только один показатель.
- При отсутствии каких-либо показателей в графах разделов 1-5 ставятся прочерки, а графы раздела 6 не заполняются.
- В СЗВ-СТАЖ не допускается исправление ошибок при помощи корректирующего средства.
- Документ может быть заполнен от руки или с помощью компьютера.
- При заполнении от руки допускается использование гелевой, перьевой или шариковой ручки любого цвета, кроме красного и зеленого.
- Сведения в отчет вносятся заглавными печатными буквами.
Какие коды в СЗВ-СТАЖ указывают на наличие условий для досрочного назначения пенсии
Если у работника имеются основания претендовать на назначение пенсионных выплат досрочно, условия работы детализируются в колонках 12 и 13. Расшифровка кодов в СЗВ-СТАЖ по этим позициям представлена в таблице 5:
Коды «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание»
|
Код |
Полное наименование |
|
27-11ГР |
Подземные и открытые горные работы |
|
27-11ВП |
Ведущие профессии на подземных и открытых горных работах |
|
27-12 |
Работа на судах флота рыбной промышленности по добыче, обработке рыбы и морепродуктов, приему готовой продукции на промысле (независимо от характера выполняемой работы), а также на отдельных видах судов морского, речного флота и рыбной промышленности |
|
27-СП |
Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезвычайных ситуаций |
|
27-ПД |
Педагогическая деятельность в школах и других учреждениях для детей всех педагогических работников в должностях, поименованных в Списке от 6 сентября 1991 г. № 463 и Списке от 22 сентября 1999 г. № 1067, в том числе для директоров (начальников, заведующих) детских домов, санаторных детских домов и специальных (коррекционных) детских домов для детей с отклонениями в развитии, изаместителей директоров (начальников, заведующих) по учебной, учебно-воспитательной, воспитательной, производственной, и другой работе, связанной с образовательным процессом, учреждений, указанных в пунктах 1 — 7, 9, 10 Списка от 22 сентября 1999 г. № 1067 |
|
27-ПДРК |
Педагогическая деятельность в школах и других учреждениях для детей в качестве директоров (начальников, заведующих) учреждений, указанных в пунктах 1 — 3 (кроме детских домов, санаторных детских домов и специальных (коррекционных) детских домов для детей с отклонениями в развитии, 4 — 7, 9, 10 Списка от 22 сентября 1999 г. № 1067 |
|
27-ГД |
Лечебная и иная работа по охране здоровья населения в городах |
|
27-СМ |
Лечебная и иная работа по охране здоровья населения в сельской местности |
|
27-ГДХР |
Связанная с хирургией лечебная работа в городах |
|
27-СМХР |
Связанная с хирургией лечебная работа в сельской местности |
|
ТВОРЧ15 |
Творческая работа не менее 15 лет |
|
ТВОРЧ20 |
Творческая работа не менее 20 лет |
|
ТВОРЧ25 |
Творческая работа не менее 25 лет |
|
ТВОРЧ30 |
Творческая работа не менее 30 лет |
|
САМОЛЕТ |
Работа в летном составе на самолетах гражданской авиации |
|
СПЕЦАВ |
Работа в летном составе на вертолетах, в авиацииспециального применения |
|
СПАСАВ |
Работа в составе летного экипажа воздушного судна в аварийно-спасательных (поисково-спасательных) подразделениях |
|
УЧЛЕТ |
Работа в должностях летного состава в учебных и спортивных авиационных организациях ДОСААФ при условии выполнения плана учебно-летной подготовки |
|
ВЫСШПИЛ |
Работа в должностях летного состава в учебных и спортивных авиационных организациях ДОСААФ при выполнении элементов высшего пилотажа |
|
НОРМАПР |
Парашютисты, выполнившие годовую норму прыжков с поршневых самолетов, и так далее |
|
НОРМСП |
Парашютисты, выполнившие годовую норму спусков (подъемов) с поршневых самолетов, и так далее на специальных спусковых (подъемных) устройствах |
|
РЕАКТИВН |
Парашютисты, выполнившие годовую норму прыжков с реактивных самолетов и вертолетов |
|
ЛЕТРАБ |
Парашютисты, а также работники авиации летного состава в учебных и спортивных авиационных организациях ДОСААФ |
|
ЛЕТИСП |
Летно-испытательный состав |
|
ИТСИСП |
Инженерно-технический состав, совершающий полеты по испытаниям |
|
ИТСМАВ |
Инженерно-технический состав, совершающий полеты по испытаниям на воздушных судах маневренной авиации и вертолетах |
|
ИНСПЕКТ |
Работники, проводящие инспектирование летного состава в испытательных полетах |
|
27-14 |
Работа по управлению воздушным движением |
|
27-15 |
Работа в инженерно-техническом составе по обслуживанию воздушных судов |
Зачем введен отдельный отчет по стажу
С 2021 года страховые взносы, в отношении которых ранее приходилось отчитываться раздельно во внебюджетные фонды (кроме платежей на травматизм), стали подчиняться положениям НК РФ. Соответственно, курирует их налоговая служба.
Несмотря на то что большая часть текстов законов, регулировавших вопросы начисления и уплаты страховых взносов, без изменений перешла в особую главу НК РФ, ряд моментов в порядке работы с этими платежами пришлось изменить. В частности, изменилась отчетность по взносам. Она стала сводной, объединившей в себе основные разделы тех отчетов, которые прежде подавались в ПФР и ФСС. Однако при объединении из нее были удалены:
- итоговые показатели расчетов с фондами на начало года и на дату отчета;
- данные о платежных документах;
- таблицы, содержащие персональные сведения о стаже работников.
Периодичность (ежеквартальная) у новой сводной отчетности по взносам сохранилась. Исключенные из нее данные о стаже, представляющие интерес исключительно для учета при начислении в будущем пенсии, важны только для ПФР. Поэтому за Пенсионным фондом и осталась функция принятия отчетности по нему. Однако частоту представления отчета решено было изменить — его нужно сдавать один раз по окончании года.
С 2021 года введен новый отчет в Пенсионный фонд под названием СЗВ-ТД. Прочитать о нем подробнее можно здесь.
Обособленные подразделения: как отчитаться
Проверьте выполнение двух обязательных условий:
- Кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения.
- Имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.
Если у обособленного подразделения открыт самостоятельный расчетный счет в любой банковской организации (в органах Федерального казначейства для учреждений госсектора), и ОП самостоятельно начисляет заработную плату и выплачивает ее со своего расчетного счета в пользу наемных работников, то придется сдать отдельный СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению.
Правило действует только при выполнении одновременно двух условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязано головное учреждение.
Заполнение СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению имеет несколько нюансов:
- Подавать сведения необходимо в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения обособленного подразделения.
- В отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР.
- КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.
Отсутствие по невыясненной причине в этом случае приравнивается к прогулу и приводит к перерыву стажа
Для периодов, не включаемых в страховой стаж: отпуск без сохранения зарплаты, время простоя по вине работника, другие неоплачиваемые периоды – Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 предусмотрено использование кода «НЕОПЛ».
ВАЖНО!
В программе «1С:Зарплата и кадры государственных учреждений 8» нежелательно оставлять периоды с документом «Отсутствие по невыясненной причине», их необходимо сторнировать другими обосновывающими документами.
Из-за выявленных расхождений в отчётах у страхователя возникает необходимость корректировки уже сданной отчётности.
На практике возможны два варианта сдачи корректирующих отчётных форм.
Организация принимает решение исключить период неявки работника из его страхового стажа и для этого предоставляет отменяющую форму СЗВ-М за октябрь 2017 года на работника Иванова И. И.
В отчете сзв стаж как отразить прогул
Помимо прочего, форма отражает периоды, когда субъект являлся штатным служащим, однако ввиду различных причин не исполнял свои трудовые функции. Например, к таким периодам зачастую относятся отпуска, больничные и прочее. В эту категорию также включаются простои и прогулы.
Крайняя дата подачи СЗВ-СТАЖ – 15 марта. Так как форма является ежегодной, то подавать ее следует раз в год до указанной отметки. Если данная дата выпадает на выходной день, то предоставить отчет необходимо в ближайшую рабочую дату. Впрочем, в 2019 году 15 марта выпадает на пятницу, что не предполагает никаких отсрочек.
Порядок оформления СЗВ-СТАЖ следующий:
- В верхнюю часть документа вносится информация относительно страхователя. Туда следует прописать наименование компании, ее регистрационный номер, присвоенный индивидуально в ПФ РФ, а также коды ИНН или КПП (для ИП и предприятий соответственно).
- Затем следует обозначить отчетный период, за который предоставляется информация. В 2019 году это – «2018 год».
- После этого составителем фиксируются сведения о наемных субъектах. В данном разделе отчета составляющему необходимо быть заранее ознакомленным с перечнем кодов, которые предназначены для классификации отчетов.
Внимание Эти сведения заполняются для сотрудников, работающих во вредных или тяжелых условиях труда. Они подбираются из позиции штатного расписания, если штатное расписание ведется в программе. Если ведение штатного расписания отключено, то из справочника Должности.
- Кстати, здесь же при необходимости задаются и Основания досрочного назначения пенсии, которые тоже заполняются в СЗВ-Стаж.
- Также перечень позиций с досрочным назначением пенсии перечисляется на вкладке Досрочное назначение пенсии отчета СЗВ-СТАЖ.
Сведения для его заполнения также берутся из Штатного расписания. В колонке Количество рабочих мест определяется количество позиций с досрочным назначением пенсии, запланированных в штатном расписании.
Как заполнять СЗВ-СТАЖ при отсутствии работника по невыясненной причине?
Цитата (Ольга Игоревна Прыгова, заместитель управляющего ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области): Работник вот уже месяц не выходит на работу (дома говорят, что пропал). Уволить его мы не можем. В табеле учета рабочего времени ставим НН (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). Подскажите, пожалуйста, как в таком случае заполнить форму в части страхового стажа?
В графе «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения», представляемой на данного работника, укажите код НЕОПЛ. Данный код применяется для обозначения периодов, которые не включаются в страховой стаж работника, но учитываются при расчете трудового стажа, в том числе: — отпуска без сохранения заработной платы; — времени простоя по вине работника; — неоплачиваемых периодов отстранения от работы (недопущения к работе); — неоплачиваемых отпусков до одного года, предоставляемых педагогическим работникам; — одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы, предоставляемого женщинам, работающим в сельской местности; — неоплачиваемого времени участия в забастовке и других неоплачиваемых периодов (кроме периодов с кодами ДЛДЕТИ и ЧАЭС)
Теперь перейдем к тому, как отразить прогул в СЗВ-СТАЖ 2019. Для обозначения прогулов нужно использовать код «НЕОПЛ» или не кодировать его вообще. При этом важно, вышел работник после прогула на работу или нет.
Если прогулявшего работника уволили, то в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ не нужно ставить никаких кодов. Последний день работы отражается в приказе об увольнении, который издается после того, как администрация собрала все доказательства прогула сотрудника. Если работника простили, и он продолжает работать, то за дни прогула ставится код «НЕОПЛ», если прогул документально оформлен.
Также на практике часто возникают ситуации, когда работник не может в короткие сроки предоставить больничный лист. В табеле ставятся прогулы, однако прогул в СЗВ-СТАЖ за 2019 год отражать не нужно. В таком случае никаких перерывов в работе у отчет указывать не следует.
РАЗЛИЧНЫЕ СИТУАЦИИ при заполнении СЗВ-СТАЖ
ОТПУСК в СЗВ-СТАЖ
Когда работнику предоставляют отпуск, трудовые отношения с ним не прекращаются. Соответственно работодатель обязан показывать отпуск в СЗВ-СТАЖ. Чтобы отразить ежегодный оплачиваемый отпуск в СЗВ-СТАЖ, надо заполнить графы 6, 7 и 11 раздела 3. В графе 6 записывают дату начала отпуска, в графе 7 – день окончания отпуска. В графе 11 проставляют код ежегодного отпуска «ДЛОТПУСК». Это следует из порядка заполнения отчета.
В Правилах заполнения 2.1.7. Элемент Дополнительные сведения Исходя из порядка заполнения сведений, период оплачиваемого отпуска нужно выделять отдельной строкой. Специалисты региональных отделений ПФР по-разному отвечают на вопрос, надо выделять период отпуска или нет. В обязательном порядке нужно указывать код «ДЛОТПУСК» сотрудникам, работающим на вредных условиях труда. Если у сотрудника, работающего в обычных условиях, укажете период отпуска под кодом «ДЛОТПУСК», ошибкой это не будет. Фонд примет сведения.
При заполнении сведений о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ работодатели должны указывать, в том числе периоды нахождения сотрудника в отпуске (не важно, оплачиваемом или нет).
Так, в частности, нахождение работника в очередном оплачиваемом отпуске нужно отразить следующим образом:
— в графе 6 — указывается дата начала отпуска;
— в графе 7 — окончание отпуска;
— в графе 11 — код оплачиваемого отпуска «ДЛОТПУСК».
Для прочих видов отпусков также предусмотрены свои отдельные коды.
— отпуск родителям по уходу за ребенком до полутора лет — код «ДЕТИ»;
— отпуск отцу или матери по уходу за ребенком от полутора до трех лет – код «ДЛДЕТИ»;
— учебный отпуск – код «УЧОТПУСК»;
— отпуск без сохранения заработной платы – код «НЕОПЛ».
Обратите внимание, что при указании кода «ДЛОТПУСК» проверочная программа ПФР может выдавать предупреждение с кодом 20. Не волнуйтесь, такое предупреждение не является основанием для отказа в приеме отчетности и в данном случае вызвано техническими проблемами.
Напомним, что сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 01.03.2018.