Электронная подпись на документе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись на документе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.

Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью

Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.

Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:

• Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
• Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
• В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
• Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Для чего нужна электронная подпись?

Прежде всего, такая подпись в гораздо большей степени подтверждает факт подписания документа (в данном случае, только электронного документа) определенным лицом. Обычную же личную подпись на бумажном носителе при нынешнем развитии технологий достаточно легко подделать.

Любят заявлять о подписании документов неустановленным лицом и налоговые органы, а это часто влечет за собой увеличение налоговой базы, штрафы и другие санкции. Независимая экспертиза личной подписи под значимыми документами не всегда может помочь, т.к. не во всех ситуациях позволяет подтвердить или опровергнуть факт подлинности из-за малого числа символов в подписи. Если же документ подписан электронной подписью, то сомневаться в ее авторстве уже не приходится.

Обратите внимание, равнозначной собственноручной подписи признается только усиленная квалифицированная электронная подпись.

Второе преимущество применения ЭП – это защита электронного документа от его несанкционированного изменения. Бумажные документы, даже при наличии на них подлинной подписи, можно подделать или дополнить. Кроме того, они могут быть случайно повреждены, утеряны, украдены и т.д., а отсутствие бумажных документов не позволит подтвердить какой-либо значимый факт, ведь слово к делу не пришьешь.

Электронная цифровая подпись представляет собой набор символов в текстовом формате, поэтому поместить ее можно на любом носителе. Однако для правильного функционирования, необходимо соответствующее программное обеспечение. Поэтому логично хранить файл в следующих местах:

• Локальные хранилища операционной системы

  Это наиболее простой и самый экономичный способ хранения электронной подписи. Такие хранилища предусмотрены в каждой ОС. При установленном Windows, подпись будет размещаться в его реестре. Однако у этого способа есть несколько недостатков. Воспользоваться подписью можно только на компьютере, где она храниться. А в случае повреждения или переустановки операционной системы, доступ к электронной подписи будет утерян. Для пользования подписью, размещенной в ОС, необходима установка криптопровайдера. Это программа, преобразовывающая криптографические алгоритмы.

• Токены

  Это устройство, внешне напоминающее флешку, предназначенное для безопасного хранения ЭЦП. Как и любой другой носитель, токен имеет ограниченный объем памяти, он варьируется от 32Кб до 256Кб. Обычно один сертификат требует от 4 до 10Кб, поэтому Вы можете самостоятельно рассчитать, сколько подписей вместиться в данный носитель. Для полноценной работы с подписью в этом случае тоже требуется наличие криптопровайдера. В 2022 году в наличии есть токены со встроенным программным обеспечением, они имеют маркировку ЭЦП или ГОСТ.

• Хранилища облачного типа

  В этом варианте ЭЦП размещается на удаленном сервисе. При этом доступ к ней осуществляется посредством специального интерфейса API, либо через привязку к номеру мобильного телефона (подписать можно путем отправки СМС). Это значительно оптимизирует работу с электронной подписью, не требует специализированного программного обеспечения, да и наличия компьютера вообще. Управлять всеми действиями можно напрямую через мобильный телефон. Из минусов данного способа — не все государственные организации принимают на рассмотрение документы, подписанные облачной ЭЦП.

Как создать электронную подпись и использовать ее в электронном документообороте

Межкорпоративный документооборот – способ передачи юридически значимых сведений от одного предприятия к другому (business-to-business), производимой с помощью электронных ресурсов. Такой обмен интенсивно внедряется в сферу отношений между организациями коммерческого сектора, поскольку он имеет многочисленные преимущества перед бумажной формой:

• Быстрый срок доставки документов. Территориально предприятия могут располагаться очень далеко друг от друга, и при использовании обычной почты сроки решения вопросов существенно затянулись бы. Электронный документооборот позволяет совершать юридически значимые действия оперативно, без проволочек, облегчая также и международное взаимодействие.
• Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов (оформление электронных документов практически ничего не стоит).
• Такая система обмена позволяет ускорить бизнес-процессы компаний и влечет за собой массовое увеличение прибыли.
• Отсутствие затрат на оформление документации в бумажном виде и почтовые расходы экономит денежные средства.
• Курьерская экспресс-доставка и передача данных с помощью телекоммуникационных каналов связи – средства, которые позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы, но второй вариант значительно экономнее.
• Автоматизированная система облегчает процедуру обработки документов, сокращая сроки, отведенные на данную процедуру.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

В своей деятельности организации практически ежедневно оформляют и передают друг другу следующие виды документов:

• Юридически значимые письма;
• Соглашения (иные документы, оформляющие сделки);
• Счета на оплату;
• Товарные и товарно-транспортные накладные;
• Акты выполненных работ (услуг);
• Акты сверки взаиморасчетов;
• Счета-фактуры.

Как создать электронную подпись в рамках законодательного регулирования

Первый вопрос, который возникает после принятия решения перейти на новую форму документооборота: как создать сертификат электронной подписи? Законодательное регулирование этого вопроса включает в себя следующие нормативные источники:

1. Гражданский кодекс РФ содержит нормы, регламентирующие совершение сделок в электронной форме (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 также регулирует сферу заключения сделок, подписываемых электронными подписями сторон, и предусматривает получение с использованием электронной подписи услуг органов власти и управления.
3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет терминологию электронного документооборота, регламентирует вопросы, связанные с защитой данных, с использованием информационных технологий и с совершением иных действий по распространению, поиску, получению и передаче информации.
4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 предусматривает оформление бухгалтерской «первички» в электронной форме, в соответствии с едиными требованиями к документации бухучета.
5. Налоговый кодекс РФ содержит положения, касающиеся электронного оформления счетов-фактур (ст. 169).
6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н утверждает подробный порядок обращения электронных счетов-фактур посредством телекоммуникационных каналов связи.

Эти нормативные акты являются правовой базой для осуществления межкорпоративного обмена электронной документацией. Перед началом совершения юридически значимых действий следует не только внимательно эту базу изучить, но и присоединиться к какому-либо оператору электронного документооборота, а также договориться с контрагентами о таком виде обмена, оформив соглашение в письменной форме.

Как получить ЭЦП для госуслуг в ИФНС

Чтобы получить КЭП, нужно:

1. Приобрести токен заранее. Если выбираете самостоятельно, убедитесь, что он подходит требованиям. Иначе в регистрации ЭП откажут.
2. Записаться на прием в инспекцию, которая выдает КЭП.
3. Принести в налоговую документы и заполнить заявление на выдачу подписи.

Меры предосторожности при получении ЭЦП

Сам по себе файл, содержащий информацию о держателе подписи, зашифрован настолько надёжно, что взломать его практически невозможно. Поэтому подделать вашу цифровую подпись нельзя. Но мошенники используют другую схему – просто крадут подпись или подделывают документы.

Чтобы избежать подобных рисков, рекомендуем прислушаться к следующим советам:

• не передавайте ЭЦП другим сотрудникам ни под каким предлогом. У них появится возможности подписи документов под вашим именем, и вы не сможете доказать, что автор – не вы;
• если сотрудник вашей компании увольняется, обязательно отзовите его сертификат, чтобы у него не было соблазна воспользоваться ЭЦП в неблаговидных целях;
• доступ к ПК и токену, на которых хранится ваша подпись, должен быть защищён паролем;
• установите на компьютер антивирусное ПО: существуют шпионские программы, крадущие файлы с криптоподписью;
• если отходите от рабочего компьютера по необходимости, заблокируйте его, чтобы не допустить опасного прецедента.

Соблюдайте меры предосторожности

Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки. ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».

Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.

Простая электронная подпись с юридической точки зрения

Простая электронная подпись не имеет юридической силы.

Подписывать документ простой электронной подписью можно, но это действие не наделяет его никакими полномочиями, привилегиями.

Такой файл нельзя отправить, например, в ФНС для предоставления бухгалтерской или финансовой отчетности.

Использовать простую электронную подпись нельзя для работы с государственными органами, для получения доступа к электронным торгам. Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной подписи, то такие подписанные документы могут приобрести юридическую силу.

Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой банковской карте. Сотрудник банка идентифицирует личность по паспорту, и подписывается договор на подключение онлайн-банка.

В дальнейшем простая электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.

Как настроить или отключить отображение штампа об электронной подписи

Некоторые особенности работы с документом, который подписан ЭП:

1. Электронную подпись, проставленную в документе Word, можно удалить. Для этого следует дважды нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду «Удалить».
2. К одной ЭП можно добавлять другие, хотя редактировать текст по-прежнему нельзя.
3. При попытке редактирования подписанного документа можно подтвердить появившееся предупреждение «Все подписи будут удалены из документа». Подписи удалятся, а по окончании редактирования нужно будет заново поставить подпись.

Работая с программами электронного документооборота, например, в СБИС, обычно можно менять настройки ЭП. Заверенный ей документ при печати будет отображать штамп ЭП. Для изменения настроек следует нажать специальный значок сверху (см. скрин), а затем — установить нужные настройки, а именно:

• где выводить штамп: на последней либо каждой странице;
• нигде не выводить.

Виды электронной подписи

Электронная подпись — это файл, зашифрованный в архив.

Есть два вида подписи: простая и усиленная. Простая — набор символов, который подтверждает личность подписанта. Она подходит только для визирования бумажных документов внутри компании. Такую подпись можно сделать бесплатно самостоятельно. Например, в документе Word.

Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись содержит сведения о предпринимателе, зашифрованные символами. Это более надежная защита, которую можно использовать для электронного документооборота внутри фирмы или для работы с контрагентами. Также подходит для участия в торгах. Она позволяет отследить изменения, которые сделаны после подписания документа.

Квалифицированная подпись — то же самое, что и усиленная неквалифицированная, но выдается только удостоверяющими центрами с аккредитацией Минсвязи. Её отличие — обязательное наличие сертификата ключа проверки. Стандартный срок действия подписи — один год, после чего её придется продлевать.

Для большинства операций нужна квалифицированная ЭЦП.

Как сделать электронную печать и подпись?

Обычно руководство по получению услуги «Как создать ключ электронной подписи» публикуется на порталах АСЦК. Оно включает в себя несколько шагов, выполнив которые заявитель получает подпись:

• На первом этапе производится подготовка пакета документов.
• Второй этап в инструкции «Как сделать ключ электронной подписи» состоит в заполнении анкетных данных и других сведений в электронном формате (онлайн). Обычно руководство называется, например, так: «Как и где сделать цифровую подпись?» или «Как изготовить печать и подпись в электронном виде» и тому подобное. Там же расположены анкеты.
• На третьем этапе предлагается выполнить звонок по контактному телефону горячей линии, чтобы позже прийти на встречу в назначенное время.
• При получении платной подписи на следующем этапе, после посещения центра сертификации, следует оплатить выдачу подписи. При получении усиленной защищенной подписи рекомендуется использовать другую инструкцию — «Как сделать усиленную электронную подпись?»

Кому и зачем необходимо создать электронную подпись

Закон № 63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи» содержит определение понятия электронной подписи (ЭП). Статья 2 Закона гласит, что это информация, содержащаяся в электронной форме, которая присоединяется к другой информации в такой же форме, при этом первая подписывает вторую или иным образом связана с ней, а также удостоверяет подписанта. Данный закон подробно регламентирует порядок и случаи использования ЭП в предпринимательской сфере, при получении услуг различных ведомств и в прочих предусмотренных законом ситуациях.

Основной задачей электронной подписи, как и любой другой, становится подтверждение:

• Авторства документа;
• Полноты и отсутствия искажений информации в документе;
• Неповрежденность и цельность документа.

Виды электронной подписи для физлица

Можно использовать три разновидности ЭП:

• Простая. С такими кодами мы сталкиваемся очень часто – это различные СМС-подтверждения о платежных операциях или согласие на публичную оферту. Для этого не нужно ничего платить или дополнительно настраивать. Киви-кошелек привязывается к номеру телефона. Чтобы провести оплату или совершить перевод, на смартфон приходит сообщение с 6-значным кодом. После этого транзакция будет осуществлена.
• Неквалифицированная. Ее оформление возможно уже только при предъявлении паспортных данных и некоторого пакета документов в специализированной компании. Обычно ей пользуются, чтобы удостоверить заявление, прошение, обращение, а также воспользоваться некоторыми госуслугами. Но ее применение ограничено определенными рамками.
• Квалифицированная ЭЦП для физлица. Это полный аналог подписи вручную. Иногда даже может заменить печать. Имеет все юридические права, полную значимость, учитывается в суде и других государственных инстанциях.

Как создать электронную подпись с помощью сайта единого портала ЭПЦ

Существуют ли еще какие-то подсказки, как создать ключ электронной подписи? Несомненно! Достаточно зайти на единый портал ЭЦП в Российской Федерации в сети Интернет, там можно найти практически все ответы на вопросы по оформлению средства удостоверения документации в электронном виде. Там вы можете узнать, как создать личный сертификат, электронная подпись может быть оформлена по оставленной вами на портале заявке. Но надежнее делать это в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Ассоциации Электронных Торговых Площадок (АЭТП). В таком случае у вас не возникнет проблем с технической совместимостью средств электронной подписи, их идентификационной уникальностью, и возможность нарушения закона будет исключена.

Каждый запрос на создание электронной подписи проверяется в центре авторизации АЭТП. Такая проверка обеспечивает недопустимость существования неуникального сертификата ключа или недействующей подписи. Центром авторизации является АО «Аналитический центр».

Если перед вами стоит задача, как создать электронную подпись для налоговой, либо для каких-то других государственных органов, или средство для межкорпоративного взаимодействия, порядок один и тот же. В первую очередь необходимо заполнить анкету на сайте. Разработанная анкета содержит поля, обязательные для заполнения, такие как: полное наименование организации, ИНН, организационно-правовая форма, ФИО, контактный телефон. Есть поля, которые заполняются в добровольном порядке. Это раздел «Дополнительно». Здесь рекомендуется указывать цели, для осуществления которых вам понадобится ЭП, и другие волнующие вас моменты.

После нажатия кнопки «Получить электронную подпись» данные будут обработаны и направлены специалисту, который занимается оформлением электронных подписей нужного вам вида в качестве штатного сотрудника авторизированного удостоверяющего центра. При оформлении ЭП учитываются все индивидуальные особенности заказчика, указанные в заявке.

В течение 1 рабочего дня с заявителем свяжется сотрудник УЦ, исполняющий вашу заявку, и подробно расскажет вам о тех действиях, которые нужно будет совершить в ближайшее время.

Как создать электронную подпись и проверить ее работоспособность после получения

Прежде всего для этого существует ряд специальных программ, которые работают как в режиме онлайн, так и стационарно – при установке на персональный компьютер. Приобрести программу можно в самом УЦ. Для проверки на подлинность такая программа загружает ЭП из области хранения и проверяет функциональность средства в считанные секунды.

Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие в нём искажения информации с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаётся удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

• Закрытый ключ (ключ ЭП) позволяет генерировать подпись и визировать электронный документ. Владелец сертификата обязан хранить свой закрытый ключ втайне.
• Открытый ключ (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Похожие записи:

• Какие льготные программы будут действовать в жилищной сфере в 2022 году?
• Как правильно составить договор купли-продажи квартиры
• Растаможка автомобиля по программе переселения соотечественников