Как правильно оформить сотрудника на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить сотрудника на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

Этап третий — приказ о приеме на работу

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

Оформление сотрудника на временную работу

Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:

• по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
• по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
• по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.

Порядок приема на работу несовершеннолетних

Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.

Принимать на работу несовершеннолетних можно:

• с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
• с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
• с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.

Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.

Трудовое законодательство предъявляет единые требования к порядку заключения трудовых договоров. Эти требования содержатся в ст. 55-60 ТК РФ, предусматривающих гарантии при приеме на работу и срок трудового договора.

При приеме на работу и заключении трудового договора работодатель вправе потребовать от поступающего представления трудовой книжки и документа, удостоверяющего личность. Если лицо поступает на работу впервые, то оно обязано предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных Сил — предъявить военный билет. Прием на работу без предъявления указанных документов не допускается. При приеме на работу, требующую специальных знаний, работодатель вправе потребовать от работника предъявления диплома или иного документа, свидетельствующего о получении соответствующего образования или специальной полготовки. Запрещается при заключении трудового договора требовать от работника документы, помимо предусмотренных законами и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. который объявляется работнику под расписку. Трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению лица, обладающего правом приема на работу. При фактическом допуске работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней с момента начала работы. Работнику, приглашенному на работу в порядке перевода из другой организации по согласованию между работодателями, не может быть отказано в заключении трудового договора.

Контракт является основанием для возникновения трудовых отношений между сторонами трудового договора со дня, установленного в контракте. Работодатель издает приказ о зачислении работника на работу на основании данного контракта и объявляет его работнику под расписку (хотя сам по себе приказ является всего лишь элементом делопроизводства и в определенной степени данью традициям, а основным документом является трудовой договор).

Вышесказанное дает основание полагать, что момент заключения трудового договора и момент его оформления — понятия неравнозначные и несовпадающие во времени. Первое всегда предшествует второму. Следовательно, трудовые правоотношения могут возникать и практически возникают до официального приема на работу, то есть до издания руководителем организации (работодателем) соответствующего приказа (распоряжения). И хотя на практике иногда трудно бывает доказать факт заключения договора, но это вовсе не должно влиять на правовую сторону дела. В спорных случаях компетентные органы могут воспользоваться, например, показаниями свидетелей, фактическим исполнением трудовых обязанностей и т.п.

Таким образом, последующее оформление уже заключенного трудового договора не влияет на его правовую значимость как фактора (основания), с которым связывается возникновение трудовых правоотношений и реализация права граждан на труд. Граждане (работники) не могут нести ответственность за упущения администрации (работодателя) по оформлению их приема на работу.

Администрация организации при заключении трудового договора обязана ознакомить работника с коллективным договором и иными локальными нормативными актами, регулирующими его труд. Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключении трудового договора во всех случаях несет руководитель организации.

Трудовой кодекс РФ запрещает совместную службу на одном и том же государственном или муниципальном предприятии, в органах государственной власти и местного самоуправления лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов), если их служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому. Исключения из этого правила могут устанавливаться и в действительности установлены Правительством РФ для некоторых категорий работников (например, для врачей, учителей сельской местности, научных сотрудников).

Довольно жесткие ограничения установлены действующим законодательством для лиц, поступающих на государственную службу. Так, в соответствии со статьей 21 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31 июля 1995 года.

Лица, принятые на службу с нарушением установленных правил, а равно лица, ранее принятые на службу, оставление которых противоречит названным правилам, подлежат переводу (с их согласия) на другую работу или увольнению.

Приему граждан на работу в некоторых случаях предшествует обязательный медицинский осмотр. Так, работники, занятые на тяжелых работах с вредными или опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные при поступлении на работу и периодические (лица в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности к поручаемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний. Все лица моложе 21 года принимаются на работу лишь после предварительного (за счет работодателя) медицинского осмотра и в дальнейшем, до достижения 18 лет, ежегодно под��ежат обязательному медицинскому осмотру. Обязательный медицинский осмотр установлен и для лиц, поступающие на работу в организации общественного питания, торговли, пищевой промышленности и т.п.

Если у работодателя возникают сомнения в деловых качествах и способностях принимаемого на работу работника, то по согласованию сторон может быть установлено испытание при приеме на работу. Условие об испытании должно быть оговорено в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. Срок испытания не может превышать трех месяцев (для государственных служащих — от 3 до 6 месяцев), при этом в испытательный срок не засчитывается период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.

Трудовое законодательство запрещает устанавливать испытание при приеме на работу: лиц, не достигших 18 лет; молодых рабочих по окончании учреждений начального профессионального образования; молодых специалистов по окончании учреждений высшего и среднего профессионального образования, имеющих диплом, отвечающий требованиям государственных стандартов; инвалидов Отечественной войны; прошедших по конкурсу; переведенных из другой местности или другой организации.

Работодатель обязан оценить результаты испытания в установленные выше сроки, причем на работников в период испытания полностью распространяются законы и иные нормативные правовые акты о труде. Если срок испытания истек, а работодатель не выразил своего отношения к результату испытания и работник продолжает работать, последний считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. При неудовлетворительном результате испытания работодатель вправе уволить работника без согласования с профкомом и без выплаты выходного пособия. Такое увольнение работник может обжаловать в суд, если он не согласен с неудовлетворительной оценкой испытания, послужившей основанием его увольнения. В отношении государственных служащих споры о подобных увольнениях, рассматриваются в вышестоящем государственном органе или суде (ст. 9 п. 3 Закона РФ «Об основах государственной службы Российской Федерации»).

К сожалению, сегодняшние работодатели нередко злоупотребляют возможностью заключать трудовые договоры на условиях испытательного срока. Безусловно, работодатель имеет право оговорить такое условие заключения трудового договора. Однако абсолютно незаконными являются попытки устанавливать меньший уровень оплаты труда для лиц, находящихся на испытании, при выполнении одинаковой работы с теми работниками, которые давно работают у данного работодателя, или установление для такого работника условий работы с нарушением норм о времени отдыха и т. п.

Оформление трудовой книжки

Одновременно с зачислением работника в штат происходит внесение установленных законодательством записей в его трудовую книжку.

Если устройство на службу происходит впервые, трудовую книжку оформляют в этом же учреждении.

В такой ситуации вначале происходит заполнение титульного листа. Трудовая книжка является официальным документом, содержащим сведения о работе граждан.

В титульном листе трудовой должны содержаться сведения о:

• ФИО сотрудника (полностью, сокращения не допускаются) в соответствии с документами, удостоверяющими личность;
• дате рождения. Для ее записи применяют арабские цифры в следующем порядке: число, месяц и год. Число и месяц записываются двузначным, а год – четырехзначным числом;
• образовании. Их вносят на основании подтверждающей эту информацию документации (диплома, аттестата и т. д.). Если образование неоконченное, основанием для внесения сведений служит действительный на дату записи студенческий билет или справка из учреждения;
• профессии и специальности (основанием также служат подтверждающие бумаги).

После того как гражданином проверены внесенные сведения, он расписывается в трудовой. На первой странице ставится подпись оформляющего книжку работника. Подпись заверяется печатью отдела кадров.

Учтите! В трудовой книжке должны содержаться:

• порядковый номер записи;
• наименование организации;
• запись о том, что сотрудник принят в штат;
• данные о перемещениях, присвоении разрядов и т. п.;
• данные об увольнении;
• подпись представителя работодателя и печать учреждения.

Прием на работу с испытательным сроком

Трудовое законодательство содержит нормы, направленные как на защиту прав претендентов на должность, так и их нанимателей. Так, руководство компаний наделено правом на установление для кандидатов на место испытательного срока. На протяжении этого времени гражданин наделен всеми правами работника, ему выплачивают полную зарплату, но за его работой установлен особый контроль.

Данное право нередко используется работодателями в целях перестраховки, даже если уровень образования и опыта работы кажется вполне удовлетворительным для вакантной должности

Трудовой кодекс предусматривает несколько видов испытательного срока (по протяженности), которые наниматель вправе устанавливать для новых работников:

• не более 2-х недель;
• не более 3-х месяцев;
• до 6 месяцев;
• до 1 года.

Дополнительная информация! Устанавливать два последних вида испытательных сроков можно, только согласовав этот вопрос с профсоюзами. Наиболее часто такие сроки устанавливаются для работников из звена высшего менеджмента, таких, как главные бухгалтеры или директора организаций.

Кроме того, длительные испытательные сроки практикуются при приеме претендентов на должности в сфере государственной службы.

При этом предусмотрено неприменение положений об испытательном сроке для отдельных групп граждан, таких, как:

• поступивших на должность по результатам конкурсного отбора;
• беременных женщин;
• принимаемых на работу в первый раз после окончания учебы в высшем учебном заведении;
• поступающих на работу на срок не дольше 2-х месяцев;
• выбранных кандидатов;
• лиц из запаса.

Заключение трудового договора

• Заключение трудового договора происходит после процедуры полного оформления необходимых документов.
• Сторонами при заключении трудового договора являются работник и работодатель, но могут быть и участники- профсоюзы.
• Заключение трудового договора закрепляет за каждой из договорных сторон определённые права и обязанности.
• Работник обязуется выполнять свою работу или служебные обязанности строго придерживаясь внутреннему распорядку, установленному работодателем, выполнять установленные нормы труда , соблюдать технику безопасности.
• При этом, работник имеет право на своевременную оплату труда, на положенный законами отдых, право на повышение своей квалификации и прочий перечень, предусмотренный ТК РФ.
• Работодатель, согласно трудовому договору обязан предоставить работнику достойную и полную оплату за выполненную работу, обеспечить работника социальным страхованием, соблюдать трудовое законодательство в полном объёме, улучшать бытовые условия работника и многое другое.
• Работодатель имеет право изменять и расторгать трудовые договора в определённых случаях, совместно с профсоюзом работников вести коллективные переговоры, поощрять или наказывать работников материально и дисциплинарно, согласно положениям Трудового кодекса РФ.

Оформление документов пи приеме на работу

Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:

• в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
• приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
• личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
• трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.

Согласно ст. 66 (ч. 3) ТК, данный документ должен обязательно заполняться на предприятии для каждого сотрудника, который проработал там более пяти дней. В соответствии с приказом, кадровые служащие вносят в трудовую книжку запись о зачислении человека в штат организации. При этом законом предусмотрены некоторые случаи, при которых данная отметка может и не делаться. В частности, в трудовую книжку не вносится запись, если сотрудник работает по совместительству либо удаленно. В соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, документ может не оформляться в том случае, если контракт между нанимателем и дистанционным служащим заключен впервые.

Основания для отказа в приеме на работу

Отказы при приеме на работу, даже при соответствии все требованиям работодателя имеет место быть в современном мире. Причин тому большое количество: расовая дискриминация, личная неприязнь.

Подтверждением тому служат многочисленные иски в суд. Но какими де могут быть причины отказа на самом деле? Отказ в приеме на работу может быть правомерным и неправомерным. Давайте выделим самые распространенные.

Неправомерные отказы зачастую основываются на дискриминации человека, по каким либо признакам, а это недопустимо в современном мире. Сюда относится отказ:

• По причине отсутствия регистрации по месту предполагаемой работы.
• По причине беременности женщины-кандидата на должность.
• По причине качеств, не связанных с профессиональной деятельность кандидата, таких как национальность, вероисповедание, политические убеждения или сексуальная ориентация.
• Человеку с ограниченными возможностями, который получил направление на работу по квоте рабочих мест.
• В связи с ВИЧ — инфицированием.
• Человеку, который попал в организации в следствие перевода с предыдущего места работы.
• Соискателю, который был направлен на данную должность судом, который обязал работодателя заключить с претендентом трудовой договор.

Но есть ряд причин, по которым вам может быть отказано в должности абсолютно законно. Для того чтоб отказ прошел в рамках закона компания должна в обязательном порядке выслать письменный отказ, в котором указать только на те качества соискателя, которые на самом деле могут повлиять на качество выполняемой им работы. Если компания в самые короткие сроки уведомит остальных соискателей что вакантное место уже занято другим специалистом, или укажет на прямые несоответствия, в связи с которыми человек не может быть прият на работу, у суда скорее всего не возникнет дополнительных вопросов и спорных ситуаций.

Законные основания для отказа могут быть такие:

• Отсутствие у претендента нужной квалификации, образования нужного уровня.
• Отсутствие знаний и практических навыков работы в этой сфере.
• Отсутствие практического опыта работы в данной сфере или недостаточное его количество.
• Состояние здоровья, которое не позволяет занимать должность.
• Отсутствие или недостаток качеств характера для желаемой должности
  (решительности, твердости, настойчивости).
• Отсутствие вакансий, которые бы удовлетворили запросы соискателя, подтвержденные штатным расписанием.
• Ограничения по возрасту, которые приняты на законодательном уровне для ряда профессий, и поэтому не считающиеся дискриминацией.

Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:

• будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
• будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
• работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
• по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
• в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
• в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.

В приведенном выше списке, не считая последнего пункта, перечислено все то, что должны содержать правила внутреннего трудового распорядка. А если какого-то из разделов в ПВТР не будет, трудинспекторы при проверке наверняка это заметят и оформят предписание устранить нарушение (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 01.10.2014 N 33-8841 ). Однако это не означает, что каждый работодатель должен перенести в свои правила трудового распорядка половину положений Трудового кодекса.

Безусловно, ПВТР составляются в соответствии с нормами ТК РФ и иных нормативных актов. Ведь если какие-то пункты правил внутреннего распорядка организации ухудшают положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, то применяться они не должны (ст. 8 ТК РФ). Но при составлении ПВТР важно не просто процитировать в них нормы ТК, а постараться учесть особенности работы вашей организации.

Что можно конкретизировать в ПВТР

Один из простых примеров — размер компенсации за задержку выплаты зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Если вы, как работодатель, примете решение выплачивать своим работникам компенсацию в повышенном размере по сравнению с тем, который установлен ТК РФ, это нужно будет зафиксировать в ПВТР.

Кроме того, как было отмечено ранее, в правилах внутреннего трудового распорядка по ТК РФ должна быть прописана ответственность работников и порядок увольнения. Нередко работодатели указывают в ПВТР полный перечень грубых нарушений, при однократном совершении которых трудовой договор с работником может быть прекращен. Речь идет о прогуле, появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и др. (п. 6 ст. 81ТК РФ).

Точно так же за грубое нарушение могут уволить руководителя филиала, подразделения или заместителя руководителя организации (п. 10 ст. 81 ТК РФ). Но в ТК РФ не указано, что есть грубое нарушение для этой категории работников. Соответственно, кроме грубых нарушений, прямо поименованных в ТК РФ и признаваемых таковыми независимо от того, кто их совершил, вы в ПВТР можете указать и другие нарушения, которые будут считаться таковыми для работников, занимающих определенные должности.

В этом вопросе можно опираться на позицию ВС РФ. Он в свое время высказал мнение, что под грубым нарушением руководителя организации, филиала, представительства понимается неисполнение таким лицом своих обязанностей, в связи с чем мог быть причинен вред здоровью работников либо имущественный ущерб компании (п. 49 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2).

Как вы понимаете, это лишь пара примеров того, каким образом можно более четко регламентировать отношения между работником и работодателем в ПВТР. Чем более подробно у вас будут прописаны правила внутреннего трудового распорядка 2017, тем меньше разногласий у вас будет возникать с работниками.

Ознакомление под роспись: как оформить?

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Похожие записи:

• Доверенность на получение зарплаты
• Размер пособия по временной нетрудоспособности в 2023 году
• Классификация прав человека и гражданина