Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения основание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Расторжение трудовых отношений с руководителем
Руководитель организации, в соответствии с нормами ТК РФ, так же как и другие сотрудники учреждения, может быть уволен по общим основаниям прекращения трудового договора, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.). Однако ст. 278 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:
- отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);
- принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;
- иные основания, предусмотренные трудовым договором.
Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника — руководителя организации, то он, в соответствии со ст. 280 ТК РФ, обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц до увольнения.
Один месяц — тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность. По общему правилу приказ о расторжении договора по инициативе сотрудника издается в последний день его работы, указанный в заявлении (ст. 80 ТК РФ). Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника. Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.
Собственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки. Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:
-
Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
-
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Оформление результатов инвентаризации (документальное).
Что необходимо предусмотреть в учетной политике?
Согласно положениям отдельных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, а также разъяснениям Минфина в целях проведения инвентаризации активов и обязательств в учетной политике учреждения необходимо предусмотреть:
1) основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»);
2) порядок проведения инвентаризации активов, обязательств и иных объектов бухгалтерского учета (п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»), в том числе:
-
основных средств (Письмо Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237);
-
нематериальных активов;
-
непроизведенных активов;
-
объектов учета аренды (Письмо Минфина РФ от 13.12.2017 № 02-07-07/83463);
-
запасов (в том числе материальных запасов и незавершенного производства);
-
имущества, учтенного на забалансовых счетах;
-
денежных средств и денежных документов;
-
расчетов по доходам и обязательствам учреждения;
-
резервов предстоящих расходов (п. 26 СГС «Резервы»);
3) порядок проведения теста на обесценение активов (выявление признаков возможного обесценения актива) (п. 6 СГС «Обесценение активов»).
Дополнительно в документы учетной политики могут быть включены:
-
порядок работы инвентаризационной комиссии (положение об инвентаризационной комиссии);
-
формы документов по оформлению мероприятий, осуществляемых в рамках инвентаризации (помимо унифицированных форм, предусмотренных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), например, приказ о проведении инвентаризации, приказ об утверждении результатов инвентаризации, протокол заседания инвентаризационной комиссии, акты (протоколы, расчеты) по выявлению признаков обесценения активов, по оформлению результатов обесценения активов.
Результаты и последствия инвентаризации при смене руководителя
Идеальный вариант, когда имущество компании надлежаще сохранено, а данные бухучета совпадают с информацией, полученной при инвентаризации. Сложнее, если выявлены порча и/или недостача активов, а также значительные расхождения итогов ревизии с учетными сведениями. В этом случае потребуются дополнительные действия – нужно установить виновных и взыскать ущерб, причиненный компании.
Решения, принимаемые по результатам инвентаризации при смене руководителя организации, могут затронуть не только рядовых сотрудников (материально ответственных лиц), но и прежнего директора – он несет материальную ответственность:
- за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им компании;
- за ущерб, возникший у компании в результате возмещения ущерба иным лицам.
Процесс проверки имущества и обязательства компании относится к бухгалтерскому учету на производстве. Поэтому основные положения о проведении содержатся в соответствующем законодательном акте ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402. В нем указаны сроки, периодичность, что должно входить в процедуру.
Есть еще несколько постановлений, в которых прописываются законодательные нормы:
- Положение Минфин от 29.07.1998 № 34н.
- Методические указания по инвентаризации, Министерство Финансов от 13.06.1995 №49.
- Ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основные положения о том, как, когда и кем нужно проводить, содержатся в Методичке № 49. Однако игнорировать и другие постановления нельзя, прописанное в любом законе выполняется неукоснительно.
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по участкам учета
На крупных предприятиях существует необходимость формирования нескольких групп инвентаризаторов. Нужно учитывать, что материально ответственные лица в конкретной области учета не могут быть проверяющими, но должны присутствовать при проведении инвентаризации. В таком случае требуется заменять одного или нескольких сотрудников на тех, что не заинтересованы в результатах.
Например, проверка производственного участка проводится административными рабочими, чтобы служащие цеха не были включены, и наоборот.
Сама процедура не сильно отличается от обычного создания приказа, единственное исключение составляет то, что надо четко разграничить зоны, а также в соответствии с каждым назначить проверяющих. Это можно сделать в формате таблицы или просто расписаться отдельными пунктами. Четкого установленного образца нет, разработка документа полностью ложиться на руководителей фирмы.
Обязательные данные:
- название и форма хозяйственной деятельности;
- номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок активности комиссии (на постоянной основе или для полной проверки);
- список работников, включенных в состав по каждой отдельной зоне ответственности (материальные ценности, нематериальные активы, расчеты с покупателями и др.);
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа;
- Ф. И. О и подпись инициатора.
Каждый из участников должен до начала проведения работ ознакомиться с документом и поставить подпись. Если кто-то из членов не может до старта явиться для выполнения возложенных на него обязательств, то следует издать дополнительное распоряжение о его замене.
Приказ о проведении инвентаризации
Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).
Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Когда инвентаризация не является обязательной, случаи ее проведения, сроки, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Это может быть закреплено, например, в Положении о порядке проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). О том, как составить приказ о создании инвентаризационной комиссии, мы рассказывали здесь. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
В каждом конкретном случае основанием для проведения инвентаризации является соответствующий организационно-распорядительный документ, изданный руководителем. Обычно это приказ о проведении инвентаризации. Как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации и приведем образец заполнения соответствующей формы.
Проводят ли инвентаризацию при смене руководителя
Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя? В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами. Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества? Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным. Вопрос №5.
Как провести передачу магазина при смене директоров
Об организации приема-передачи дел
В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны
1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.
2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.
3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.
4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.
- фотографиями;
- протоколами осмотра;
- описанием состояния отдельных проектов;
- описью содержимого сейфа и прочим.
Бумага составляется в 2 экземплярах, подписываемых уходящим начальником и тем человеком, который придет на эту должность.
Как составить приказ о проведении инвентаризации
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.
Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.
Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.
Дисквалифицированное лицо не может занимать руководящие должности в организациях. Поэтому если новый руководитель включен в этот реестр, регистрирующий орган откажет во внесении изменений в связи со сменой руководителя.
Решение о назначении нового руководителя организации принимается собственником имущества учреждения.
Решение о смене руководителя должно обязательно содержать решение по двум вопросам:
- о прекращении полномочий единоличного исполнительного органа, то есть прекращении полномочий действующего руководителя
- об избрании единоличного исполнительного органа (нового руководителя)
Кроме того, в повестку на практике включают вопрос о выборе лица, которое будет подписывать трудовой договор с новым руководителем организации, а также вопрос о выборе председателя и секретаря собрания, подписывающих протокол.
Какие документы нужны?
Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.
В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:
-
Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
-
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
-
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).
Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене менеджера включает следующие шаги:
-
Выдача распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Устанавливайте остатки на дату инвентаризации, группируя материальные активы в порядке, удобном для подсчета.
-
Проверять. Если провести инвентаризацию за один день не удалось, ее завершение переносится на следующий день. В этом случае председатель комиссии должен опечатать все помещения, подлежащие осмотру. Если в описи были обнаружены ошибки, следует немедленно провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Запись результатов инвентаризации (документальная).
Далее следует подготовка и подписание акта приема-передачи файлов.
Инвентаризация при смене руководителя
Согласно ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ при госрегистрации юридического лица заявителями могут являться, в том числе руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица, а также иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.
В ходе процедуры регистрации смены руководителя часто возникает вопрос при определении заявителя, уполномоченного подписывать заявление о регистрации смены руководителя и подавать документы на регистрацию. Кто является заявителем при смене руководителя? Должен ли подавать заявление новый руководитель или этим занимается его предшественник? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС от 16 марта 2016 г. № ГД-4-14/4301, где указано, что заявление о внесении изменений подается новым руководителем организации.
Для удостоверения подписи на заявлениях нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации организации, решение собственника о назначении нового руководителя. Кроме того, необходимо при подписании заявлений у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление).
При подаче заявления о регистрации смены руководителя к заявлению можно приложить решение уполномоченного органа об избрании руководителя, но это необязательно, закон этого не требует. Обратите внимание, что для того чтобы сменить руководителя в организации заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета (например, в Москве регистрирующий орган для учреждения — Главное управление Минюста РФ по г. Москве).
Срок уведомления о смене руководителя учреждения — 3 рабочих дня с дня принятия решения о смене. При неуведомлении или нарушении срока уведомления о смене руководителя законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Госпошлина за внесение изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой руководителя не уплачивается.
При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации.
Срок регистрации смены руководителя в ЕГРЮЛ в Минюсте — 30 дней.
Данной выпиской подтверждается завершение процедуры регистрации смены руководителя юридического лица.
После регистрации необходимо уведомить банк о смене руководителя. В соответствии с п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И при уведомлении банка необходимо представить документы, подтверждающие полномочия нового руководителя (решение о назначении, выписку из ЕГРЮЛ, удостоверяющую внесение изменений) и документ, удостоверяющий личность нового руководителя. Перечень документов, подтверждающих полномочия руководителя, законодательством не регламентирован. Как правило, это протокол или решение о смене руководителя, выписка из ЕГРЮЛ, паспорт руководителя. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ.
Также при смене руководителя (особенно при конфликтной смене руководителя) рекомендуем уведомить ключевых контрагентов.